融合多種管理模式 完善儀器平臺建設

周 穎， 田在寧， 龍加福， 胡 寧

(1. 南開大學 生命科學學院， 天津 300071； 2. 南開大學 實驗室設備處， 天津 300071)

融合多種管理模式 完善儀器平臺建設

周 穎1， 田在寧1， 龍加福1， 胡 寧2

(1. 南開大學 生命科學學院， 天津 300071； 2. 南開大學 實驗室設備處， 天津 300071)

結合近年來工作的實踐經(jīng)驗，提出應將規(guī)范化、統(tǒng)籌化、網(wǎng)絡化與開放化等多種管理模式融合。公共實驗平臺應制定規(guī)范化的制度與流程，統(tǒng)籌管理儀器、人員及經(jīng)費,依托網(wǎng)絡技術改善儀器信息查詢、儀器使用、數(shù)據(jù)傳輸以及經(jīng)費結算，開放儀器資源、開放獨立操作等具體途徑，切實提升儀器的使用效率。

儀器平臺； 管理模式； 平臺建設

儀器設備是高等院校重要的科技資源，是推動實驗室建設、搞好實驗教學、促進科研發(fā)展的必要裝備[1],是衡量學校辦學能力、科研水平的物質(zhì)基礎[2],是人才培養(yǎng)過程中必不可少的重要工具[3]。隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展, 國家對高等教育投入了大量的資金，使得高校的儀器設備從數(shù)量到質(zhì)量，都有了顯著的增加和提升。如何管理好儀器設備、實現(xiàn)儀器設備的科研價值，是當前亟待解決的迫切問題[4]。

近年來，許多高校通過建立公共儀器平臺，對儀器集中管理、開放共享，實現(xiàn)儀器資源的優(yōu)化配置，顯著地提高了儀器的使用效率。因此創(chuàng)建儀器共享平臺，已成為當前高校管理大型儀器的主要方式[5]。

高校儀器的管理模式將直接關系到儀器的使用效率，管理不當必然會影響儀器的使用和效益[6]。只有貫徹先進的管理思想，通過科學的管理模式和方法來維護共享平臺的正常運行，才能使儀器發(fā)揮最大的潛能為教學、科研服務[7-8]。

我校生命科學學院公共實驗平臺(以下簡稱“平臺”)結合近年來建設和管理的實踐經(jīng)驗，提出將規(guī)范化、統(tǒng)籌化、網(wǎng)絡化與開放化等多種模式融合管理儀器的形式，并摸索出適合本平臺運行與發(fā)展的具體管理措施。

1 規(guī)范化管理引導平臺建設方向

儀器平臺的建設和運行，是儀器正常使用、共享和管理的基礎。它需要專職人員的認真管理，更需要一系列嚴格的制度和工作流程來規(guī)范完善，才能真正發(fā)揮出儀器平臺的作用[9]。

我校生命科學學院于2008年6月正式創(chuàng)建公共實驗平臺，秉承“開放共享、有償使用、統(tǒng)籌管理，促進科研發(fā)展”的建設理念，集中整合院內(nèi)公用儀器資源，由專業(yè)的管理人員，對儀器實行統(tǒng)一的規(guī)范化管理。

經(jīng)過多年積累，平臺現(xiàn)有31臺/套價值40萬元以上的貴重儀器和49臺/套價值10萬元以上的普通儀器，儀器原值達到4 350萬元，分布在生科院4座教學實驗樓中，以供院內(nèi)外師生測試檢驗。

1.1 制定規(guī)范化制度

平臺在建設初期，就意識到建章立制的重要性[10]。在參考兄弟院校儀器共享平臺建設經(jīng)驗的基礎上，根據(jù)我院公用儀器使用的實際情況，制定出一整套行之有效的規(guī)章制度。其中以“管理委員會章程”和“公用儀器設備管理制度”為核心的15項章程與辦法，涵蓋了平臺運行以及儀器管理的諸多方面，包括平臺管理委員會的設立依據(jù)和監(jiān)督細則，實驗室、儀器、人員以及財務的管理準則，儀器設備的使用須知，常規(guī)試劑耗材的采購辦法，以及針對違規(guī)使用、操作不當導致儀器故障損壞的處理方案等內(nèi)容。

1.2 遵循規(guī)范化流程

儀器管理涉及到諸多工作環(huán)節(jié)，從注冊激活賬戶、查閱儀器信息、申請儀器培訓、自行預約使用到提交反饋結算，均應遵循規(guī)范化的工作流程。為了明確不同環(huán)節(jié)的重點工作職責和工作事項，平臺專門繪制了簡明扼要的工作流程圖，確保每項工作均有專人負責處理，權責分明、有章可循、有據(jù)可依。即使出現(xiàn)管理人員變動的情況，也不會影響儀器管理工作的正常進行。只要根據(jù)既定流程，按部就班地進行，就能確保儀器使用及平臺運行的平穩(wěn)流暢[11]，這也為儀器使用效率的穩(wěn)定提升打下了堅實的基礎。

2 統(tǒng)籌管理保障平臺平穩(wěn)運行

2.1 經(jīng)費統(tǒng)籌使用

由于高校科研經(jīng)費項目來源的多樣性以及財政撥款的滯后性，部分高校存在年底突擊花錢的現(xiàn)象，從而導致儀器設備的重復購置或直接閑置等浪費情況[12]。平臺的經(jīng)費來源相對簡單，主要是學校統(tǒng)一劃撥的學科建設經(jīng)費以及儀器收取的測試費。

為了保證經(jīng)費支出的合理性，平臺在儀器購置時進行認真調(diào)研，論證儀器的實用性。在學院內(nèi)部收集整理儀器申購申請，統(tǒng)籌制訂申購方案。從源頭上把關，有計劃、有目的地購置應用范圍較廣的儀器，保證了儀器的使用效率。

此外，與部分院校“重購置、輕維修”的做法不同，為了避免儀器“只能用、不能修”，平臺統(tǒng)籌劃撥熱門儀器的維修和養(yǎng)護經(jīng)費。從2010年開始，平臺每年均會設立40萬元專項經(jīng)費購買使用率較高的儀器維保服務，通過定期的調(diào)試、維護及校準，保證儀器檢測的準確性和靈敏度，確保實驗數(shù)據(jù)的真實可信。購買維保后，工程師可免人工費并優(yōu)先提供服務，能及時處理儀器故障，最大限度地保障了儀器使用的連續(xù)性。此外，能夠享受成本價格更換重要配件，既節(jié)省了維修費用的支出，也延長了儀器的使用壽命。以分析型流式細胞儀為例，2016年內(nèi)除每季度定期上門調(diào)節(jié)光路、保養(yǎng)校準外，還進行了調(diào)節(jié)上樣速度、光路，以及更換電源、光電倍增管、鞘液桶、上樣托架及閥門等維修，共上門服務13次，維修費節(jié)省近6萬元。

2.2 儀器統(tǒng)籌安置

由于平臺儀器數(shù)量較多，人員相對不足，為了方便管理，將不同儀器按照功能分類、集中安置。2008年新生物站配套建設萬級凈化儀器室，設立流式室和顯微鏡室，分別統(tǒng)籌安置了1臺分選型流式細胞儀和2臺分析型流式細胞儀，以及2臺共聚焦顯微鏡和5臺高級正置顯微鏡；2011年第四教學樓裝修改造電鏡室，統(tǒng)籌安置了透射電子顯微鏡、掃描電子顯微鏡及其配套儀器設施。此外，還另配有專用的X-射線衍射儀室、病理切片研究室以及色譜質(zhì)譜儀室等。除了上述專業(yè)性較強的儀器，每座樓內(nèi)均配有2間以上公用儀器室，室內(nèi)統(tǒng)籌配有高速冷凍離心機、酶標儀、凝膠成像儀以及實時定量PCR儀等基礎性儀器，方便學生能在樓內(nèi)就近解決基礎實驗需求。

由于生命科學領域研究方向繁多，各學科或?qū)I(yè)的儀器需求也有所區(qū)別。因此，根據(jù)儀器實際使用率的變化，平臺也會對儀器的放置地點進行統(tǒng)籌調(diào)整。如生態(tài)學專業(yè)對于離心機的使用需求不高，經(jīng)過管理委員會討論通過，僅在樓內(nèi)保留1臺，另1臺搬至微生物學專業(yè)所在樓內(nèi)。這樣既承擔了微生物學專業(yè)師生離心機類儀器的使用需求，也避免了儀器在原樓內(nèi)的閑置浪費。

2.3 人員統(tǒng)籌安排

儀器的功能需要通過使用者的正確操作才能得以實現(xiàn)，因此必須充分正視儀器管理人員在儀器使用中的作用。儀器管理人員的專業(yè)素質(zhì)、技術水平以及責任心，都會對儀器的使用效率產(chǎn)生重要影響。

隨著高校科研經(jīng)費的投入增加，各類儀器設備的數(shù)量急劇增長，也造成了實驗技術人員普遍短缺的問題。平臺也面臨這一窘境，平臺內(nèi)現(xiàn)有實驗技術系列專職儀器管理員9人、教師系列兼職3人，人均管理儀器數(shù)量較多、人員壓力較大。

為解決管理人員不足的實際問題，平臺努力挖掘內(nèi)部潛力，對人員進行統(tǒng)籌安排。首先確保每座樓內(nèi)的公用儀器室均有專人負責管理；其次對于使用需求較高的儀器，除專人管理之外，還安排其他人員兼職參與管理，學習儀器的操作技能以備補充；最后根據(jù)實際情況，吸納熟練掌握操作技能的優(yōu)秀研究生，在培訓考核合格后正式上崗，勤工儉學協(xié)助儀器管理。如顯微鏡室內(nèi)共有7臺貴重儀器，還包括2臺共聚焦顯微鏡，操作均相對復雜，僅由管理員提供儀器服務，難免影響師生的實驗進度。特設2位協(xié)管學生，以解決工作時間內(nèi)無法同時開機操作儀器的情況，顯著提升了儀器的使用效率，減少了實驗排隊等待的時間，得到了院內(nèi)外師生的普遍好評。

3 網(wǎng)絡化管理提高平臺工作效率

當今時代是飛速發(fā)展的信息化社會，儀器設備的網(wǎng)絡化管理是提高管理效率和儀器使用率必不可少的有效措施[5]。由于平臺公用儀器種類豐富、使用率高、開放共享性好，于2010年被學校實驗室設備處挑選為試點單位。通過搭建“公共儀器平臺網(wǎng)絡管理系統(tǒng)”，對4座教學樓內(nèi)的公用儀器進行了高效便捷的實時控制，摸索出網(wǎng)絡化管理儀器設備的具體形式，提高了工作效率，改善了服務質(zhì)量，為2012年學校“大型儀器管理系統(tǒng)”投入運行打下了堅實基礎。

3.1 信息查詢網(wǎng)絡化

通過網(wǎng)絡系統(tǒng)，能夠在線直接瀏覽查閱公共實驗平臺內(nèi)的儀器信息、人員情況、規(guī)章制度以及聯(lián)系方式等。通過儀器信息，可以直觀查看儀器的生產(chǎn)廠家、型號規(guī)格、應用范圍和功能介紹等內(nèi)容；通過人員情況及聯(lián)系方式，可以直接向儀器管理者咨詢樣品準備或?qū)嶒灢襟E等細節(jié)；通過規(guī)章制度，可以了解公用儀器使用的基本流程，掌握注冊、激活賬戶、申請培訓及使用儀器的步驟。

3.2 控制使用網(wǎng)絡化

所有人員在通過網(wǎng)絡系統(tǒng)使用儀器前，均已綁定自身校園一卡通信息。賬號專人專用，隨著儀器的開啟及關閉，在網(wǎng)絡上自動產(chǎn)生相關的使用記錄，可方便隨時查詢特定時段內(nèi)的儀器使用者，有效避免了因違規(guī)使用而造成的儀器故障，減少了儀器維修和養(yǎng)護的費用。

此外，儀器管理者通過網(wǎng)絡遠程監(jiān)控，能夠?qū)崟r開啟儀器設備。既可以將儀器提前開機預冷或預熱，減少了實驗前的額外等待時間，也解決了部分使用者由于欠費或其他原因不能自己開機，無法使用儀器的問題。

3.3 數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡化

傳統(tǒng)的采用移動存儲設備傳輸數(shù)據(jù)結果的方式，可能會導致儀器感染計算機病毒。為了能夠安全便捷地獲取儀器數(shù)據(jù)結果，平臺的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)也配套設置了文件共享系統(tǒng)，方便使用者通過網(wǎng)絡上傳或下載不同儀器內(nèi)存儲的實驗數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)結果的傳輸既迅速又方便，也保證了實驗數(shù)據(jù)的存儲安全。

3.4 經(jīng)費結算網(wǎng)絡化

隨著儀器設備和課題組數(shù)目的增加，如果仍采用傳統(tǒng)的后收費方式來收取儀器測試費，無疑會造成極大的工作負擔。因此平臺依托網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，采用預付費方式，各課題組將測試費提前存入自己的賬戶余額內(nèi)，而后根據(jù)儀器的真實使用記錄，從余額中實時結算扣費。這一方式簡化了辦事流程，也有效地遏制了后收費方式產(chǎn)生的隨意拖欠等問題。

網(wǎng)絡化管理模式顯著地促進了儀器的開放共享。2010年初，平臺僅對65個本院系和9個外院系課題組提供儀器服務。自網(wǎng)絡管理系統(tǒng)投入運行以來，截止2017年2月，共有162個課題組、1 253人注冊激活使用平臺內(nèi)的公用儀器，其中包括化學院、藥學院、醫(yī)學院等7個學院，共計47個外院系課題組，顯著地提升了平臺的工作效率。

4 開放化管理拓展平臺服務性能

4.1 開放儀器資源托管

針對平臺內(nèi)現(xiàn)有公用儀器數(shù)量較多，但儀器管理人員短缺的管理現(xiàn)狀，為避免儀器的閑置，同時也是為了更好地發(fā)揮儀器的功能。對于使用范圍相對狹窄、應用專業(yè)性較強的儀器，開放儀器資源托管。經(jīng)管理委員會審核批準，可以通過托管方式將儀器委托給相關領域的教師來直接使用與管理。這些教師具備更好的專業(yè)背景，對于儀器的性能更加熟悉和了解，將儀器應用于自身課題研究的同時，也可以為其他使用者提供更專業(yè)的建議優(yōu)化實驗，確保儀器能更好地服務于教學和科研。

4.2 開放培訓獨立操作

長期以來，由于儀器使用復雜或配件易損，基本由管理員來操作儀器并提供實驗結果。而受到儀器管理人員數(shù)量和工作時間的限制,實驗通常需要排期等待，影響了實驗的進程。為了提升儀器的工作效率，平臺通過理論及實驗課程、集中及個人培訓等安排，指導學生掌握儀器的實驗原理與操作技能，使其能直接獲得實驗結果。

平臺聯(lián)合研究生教學辦公室安排“現(xiàn)代生物學技術”與“現(xiàn)代生物化學與分子生物學原理與技術”2門課程，培養(yǎng)學生了解儀器的操作原理與使用范圍，使之掌握理論基礎，再通過課題組集中申請或個人培訓，向?qū)W生詳細講解、直觀演示儀器使用的具體步驟和操作要點，使之熟悉掌握操作流程。

在儀器操作培訓考核合格后，學生簽署“安全操作承諾書”，承諾按照正確流程使用儀器，獲取儀器獨立使用資格，以便自行預約使用儀器完成實驗。這樣既減輕儀器管理人員的工作負擔，避免了樣品積壓、實驗排期等待的問題，也鍛煉了學生的動手能力，有助于其畢業(yè)后進行深造或直接工作，更能延長儀器的有效工作時間、提高儀器的使用率，使共享平臺的服務性能得到更好地拓展。

5 結語

選擇適當?shù)墓芾砟Ｊ剑拍茏畲笙薅鹊匕l(fā)揮儀器的功能，這是儀器管理工作的重中之重。公共實驗平臺在工作中不斷嘗試，結合生命科學的學科特點，創(chuàng)立了適合平臺運行與發(fā)展的多種模式相融合的管理形式。在這種管理模式中，規(guī)范制度是基礎、統(tǒng)籌安排是核心、網(wǎng)絡技術是依托、開放拓展是提升。隨著這4種管理模式的順暢融合，平臺的建設得以完善，儀器使用效率和收益成效顯著，真正為廣大師生的科研工作提供了優(yōu)質(zhì)的儀器服務和技術保障。

References)

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Integrating multiple management modes to improve construction of instrument platform

Zhou Ying1, Tian Zaining1, Long Jiafu1, Hu Ning2

(1. College of Life Sciences, Nankai University, Tianjin 300071, China;2. Laboratory and Equipment Department, Nankai University, Tianjin 300071, China)

Combined with the practical experience in recent years, it is proposed that the standard, overall-planning, networking and opening management modes should be integrated. The standard system and process should be set up for the public experimental platform to carry out the overall management of instruments, personnel and funds. The instrument information inquiry, instrument utilization, data transmission and settlement of funds are improved by relying on the network technology. The specific approaches such as opening the instrument resources, opening the independent operation, etc., have really improved the efficiency rate of the instruments.

instrument platform; management mode; platform construction

10.16791/j.cnki.sjg.2017.11.060

G642.4

A

1002-4956(2017)11-0241-03

2017-05-04修改日期2017-06-02

教育部高等學校儀器設備和優(yōu)質(zhì)資源共享系統(tǒng)項目(CRRS-4-18)

周穎(1982—)，女，天津，博士，實驗師，主要研究方向為平臺建設管理與儀器設備共享

E-mailzhouying@nankai.edu.cn

胡寧(1960—)，女，四川鄰水，學士，教授級高級工程師，主要研究方向為儀器設備管理.

E-mailhuning@nankai.edu.cn