機關OA辦公自動化與公文處理工作

□沙貫峰

(中共徐州市委辦公室秘書處 江蘇 徐州 221018)

機關OA辦公自動化與公文處理工作

□沙貫峰

(中共徐州市委辦公室秘書處 江蘇 徐州 221018)

公文處理工作是政府機關和機關單位日常工作管理中的重要組成部分。公文處理工作是機關執行職權開展工作的重要手段之一，它關系到機關的每個方面，并且機關的各個部門都要參加到公文處理工作中。近年來，隨著信息技術的不斷發展，對于日常辦公已經采用了辦公自動化系統，公文處理工作也通過自動化系統進行處理，使得公文處理工作更加的快捷高效。

機關辦公；OA辦公自動化；公文處理

1 辦公自動化系統在實際公文處理工作中的作用

1.1 公文處理工作更加便捷高效

辦公自動化系統的運行可以促使上級單位和直接單位等的公文處理通過網絡來流轉。辦公自動化中的公文處理主要是以傳統紙質辦公條件環境為急促，在此上設置的流程格式，者非常的簡單明了，同時操作十分的簡單，公文流轉也十分的方便。[2]只需要各個單位的文書人員通過收發文管理就可以完成公文的一系列流程，減少了工作量。

1.2 公文處理的權責更加明確

公文處理是一個非常重要的的環節，因為公文中包含了很多中藥的信息。因此，對于公文的處理必須做到嚴謹全面。[1]利用辦公自動化系統來處理公文非常的全面性。不同權限的用戶有著各自不同的功能，例如在部門負責人審核中就包含了退回、流轉等功能，非常符合其職位的需要。

1.3 辦公室的格式和標準更加規范統一

公文具有一個特點，它需要特定的格式。辦公室自動化系統對于公文的紙型號、尺寸等等都會做成統一的標準性模板，只需要文書人員選擇合適的型號，就會自動生成。文書人員只需要根據我國機關公文格式的要求做出一些調整，蓋上電子印章，這就成為一份正式的公文。這使公文的形成過程簡便，制作出高質量的公文。

2 辦公自動化網絡和計算機的安全防護措施

2.1 影響計算機網絡安全的原因

（1）網絡漏洞

從目前的情況來看，很多操作系統都存在或多或少的網絡漏洞，一些黑客利用這些網絡漏洞侵入計算機，造成系統中毒。

（2）缺少相關硬件設備

卻少相關硬件設備導致不能夠對于網絡安全防護的性能做出評估，不能夠保障系統的安全運行。

（3）計算機病毒

計算機病毒是導致系統癱瘓的主要原因，它可以導致整個系統功能不能使用。

2.2 維護計算機安全運行的防護措施

（1）建立身份識別

為了能夠保證辦公自動化系統的正常使用，首先應該建立起對于辦公自動化用戶的身份是被和相關的訪問控制。

（2）為合法用戶設置通行字

身份識別技術主要是為了識別通信用戶的身份，最為常用的方法就是給每個合法用戶一個通行字，這能夠直接的識別個人的身份。當合法用戶在訪問系統時，必須要用通行字來驗證，驗證通過才能進行訪問使用。

（3）將數字信息文件設置為一度狀態

為了能夠保證熟悉信息的真實性，應該將數字信息文件設置為只讀狀態，這種情況下，用戶只能查看信息文件，不能更改信息文件的內容。

（4）手機移動端使用OA系統

手機移動端就是PC端的補充，能夠自動和辦公自動化系統連接，使用起來非常的方便，主要功能是為了進行異地審批。但是也存在許多的的不安全因素，對此，審批人在使用手機移動端OA系統時，應該安裝相關的殺毒軟件，同時應該注重對于自身手機的保密設置相應的密碼，以防手機丟失泄露文件秘密。

3 辦公自動化公文處理工作對于文書人員的要求

3.1 文書人員要嚴守秘密

文書是文件傳遞的關鍵環節，文書人員的素質將直接影響到整個文件流轉工作的效率。因此，對于文書人員的準也素養要求的很高的。

3.2 信息素養

文書人員不僅要有工作熱情，還應該具備一定的信息素養。特別是現在機關都采用的自動化辦公設備，因此目前文書人員必須具備相應的信息素養，這樣才能夠靈活的利用自動化系統處理工作。

結束語

辦公自動化是現代辦公和計算機網絡結合起來的一種新型辦公方式，它具有快捷靈活性，受到很多機關的喜歡。辦公自動化將公文處理工作變得更加的簡便快捷，作為文書人員應該學會準確的利用辦公自動化系統來處理公文，要學會做到人機合理，才能夠充分的發揮出最大的作用。

[1]呂琳.電子政務視角下黨政機關公文處理的研究[D].吉林大學,2016.

1004-7026（2017）12-0108-01

C931.46

A

DOI：10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.12.087