加強消防部隊電子公文管理對策淺談

福州市晉安公安消防大隊 吳 甦 鄭禎臻 林玲玲

加強消防部隊電子公文管理對策淺談

福州市晉安公安消防大隊 吳 甦 鄭禎臻 林玲玲

隨著當前社會發展過消防工作逐漸有著越來越重要的作用，加強消防部隊建設及發展也就十分必要。在當前消防部隊各種工作過程中，十分重要的一個方面就是電子公文管理，在科學合理進行電子公文管理的基礎上，可使其作用更好發揮，為更好開展消防工作及消防部隊更好發展提供利用依據。本文就加強消防部隊電子公文管理對策進行分析，以便更好開展電子公文管理。

消防部隊；電子公文管理；加強對策

在當前消防部隊各項工作中，電子公文管理屬于十分必要的內容及任務，其能夠為消防部隊各項工作的較好開展提供理論依據及支持，因而科學合理進行電子公文管理也就十分必要。就當前消防部隊電子公文管理實際情況而言，其情況并不是十分理想，作為相關管理工作人員，應當對電子公文管理工作加強認識，清楚認識管理現狀，在此基礎上通過有效對策加強電子公文管理，提升其管理水平及質量，為更好開展相關消防工作奠定良好基礎。

1.目前消防部隊電子公文管理中存在的問題

1.1 電子公文整理歸檔存在較大難度

隨著當前社會上電子信息技術不斷發展，電子公文收發也得以較好實現，在實際操作過程中除去一些涉密文件，其它電子公文均由以往紙質載體轉變成為電子載體，這種情況轉變必然會導致文件整理歸檔難度有所增加。具體而言，存在的問題主要包括以下兩個方面：一方面而言，很多相關制度未能夠得以較好落實，有些單位在對文件審批進行辦理過程中，有些情況下由于時間上比較緊迫，往往都是直接以紙質文件報送文秘部門進行辦理，然而在進行網上補辦時，往往都會由于缺乏積極態度，工作比較遲緩，過長時間拖延，最終導致文件整理歸檔難度有所增加。另一方面而言，相關工作人員責任心比較差，對于有些公文收發人員而言，在對相關文件進行處理過程中，未能夠定期進行歸檔，往往都是長期堆積，最終導致需要歸檔整理文件越來也多，很多文件順序被打亂，從而增加歸檔整理難度。

1.2 容易導致泄密及失密情況出現

首先，文件密級確定缺乏準確性。在實際工作過程中，有些單位在對文件密級進行確定時，往往未能夠對其準確性進行較好把握，從而導致出現失準問題，對于一些密級較高文件往往將其定位密級較低文件，而對于密級較低文件卻將其確定為密級較高文件，這種情況的存在導致保密工作存在較大難度。其次，工作人員保密意識比較差，在實際工作過程中有些單位及工作人員往往缺乏較強保密意識，從而導致一些應當定密文件未能夠定密，還有些單位未能夠對警務秘密與國家秘密進行較好區分，對于一些不可在網絡上發布的警務秘密在網絡上發布，最終導致出現泄密及失密事件。

1.3 系統設備維護具有較高要求

對于電子公文管理而言，其十分重要的一個因素就是設備維護及管理，然而在這一方面，當前很多單位基礎仍比較薄弱。其一，很多單位內均缺乏專業技術人員，對于消防部隊內的辦公自動化系統、明傳電報以及輔助決策系統等相關設備均具備較高技術要求，在有故障發生的情況下，若不能及時進行修復，將會對正常辦公秩序造成直接影響，而這些均需要專業人才執行操作，而目前這一方面技術人才仍舊比較缺乏。其二，保密設備維護具有較高要求，對于在密碼傳輸中所應用相關設備而言，其往往會涉及保密任務，在出現故障之后若未能夠對其進行適當處理，則可能會導致出現失密及泄密情況，因而需要專業技術人員進行維護，而目前專業技術維護人員仍表現較缺乏[1-2]。

2.消防部隊電子公文管理強化有效對策

2.1 積極落相關制度保障

在當前消防部隊電子公文管理過程，為能夠得到比較理想的效果，十分必要的一個方面就是應當積極落實相關制度，從而為更好實現電子公文管理提供良好保障。首先，應當較好落實簽收制度，而為能夠使這一制度得以較好落實，相關工作人員應當保證各交換系統全面開通，對于所接收文件應當經常進行查看，并且在節假日也應當安排相關工作人員值班，以保證及時簽收，在落實這一制度的基礎上，可保證公文不會出現遺漏及遲辦情況，從而保證公文管理得到較好效果。其次，落實登記下載制度，在實際工作過程中，對于各種密碼及明碼電報及文件應當構建相關登記本，實行登記下載編號管理制度，從而使管理及使用能夠更加方便。第三，落實辦理制度，在實際工作過程中，相關工作人員應當依據相關規定及要求，將電子公文向有關領導及時轉送批閱，并且要依據領導批示向各承辦單位進行傳達落實，并且對于比較重要的一些公文應當電話提醒，進行跟蹤督辦。

2.2 加強規章制度建設

在公文載體電子化實現的基礎上，在電子公文歸檔整理方面也逐漸提出新要求，以往傳統方法已經無法與當前實際需求相適應，所以在當前實際工作過程中應當加強規章制度建設力度，從而保證電子公文收集、整理及保管均能夠具備一定規章制度，并且使其得到較好利用。一方面而言，應當建立電子檔案，對于歸檔電子公文，依據總體檔案分類方法實行分類及整理，并且要向具有較大容量且具有較好耐久性載體上進行拷貝，一式兩份，其中一份可進行利用，另外一份進行保管。另一方面而言，應當依據文書檔案整理歸檔方法，建立相關紙質檔案，也就是在對公文進行電子歸檔的同時，還應當實行紙質檔案歸檔，使其安全性能夠得到保證。

2.3 強化設備維護管理

在電子公文管理過程中，保證設備穩定良好運行具有重要作用，在此基礎上才能夠使公文良好管理得到較好保證，因而加強設備維護管理也就十分必要。首先，應當對相關專業技術人才加強培養，對于相關技術人員應當積極引進，從而充實人才隊伍，同時應當對相關技術人才加強培養力度，從而使其能夠掌握現代化維護管理技術，更好實現維護管理；其次，應當進一步加大資金投入力度，隨著現代社會科學技術不斷發展，必然會有越來越多的新設備會在公文管理工作中得到廣泛應用，因而必須要加大資金投入力度，積極購進各種現代化設備，從而使設備得以不斷升級及完善，為更好實現設備維護管理提供良好的資金基礎，使設備性能得以進一步提升，使其功能得以更好發揮，進而保證更好開展電子公文管理工作[2-3]。

3.結語

在當前消防部隊各項工作過程中，電子公文管理已經成為十分重要的一項內容，并且也是必要任務。在當前電子公文管理工作過程中，相關工作人員應當清楚了解并認識工作中存在的相關問題，依據存在的問題選擇有效措施及方法加強電子文書管理，從而使電子文書管理水平及質量得以有效提升，促進其得以更好發展。

[1]石玉梅．電子公文檔案管理系統安全機制研究[J]．赤子(上中旬),2015,(13):218．

[2]周榮霞． 電子公文管理研究[J]． 現代經濟信息,2014,(19):57．

[3]汪亞． 電子公文檔案管理系統的設計與實現[J]．農業網絡信息,2014,(08):38-39．

吳甦（1983-），男，10級助理工程師，研究方向：消防監督。