新時期做好機關檔案工作的幾點思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江蘇 南通 356006)

新時期做好機關檔案工作的幾點思考

□朱惠洲

(南通市社保中心 江蘇 南通 356006)

檔案工作是機關日常工作的重要組成部分，檔案工作的成效關乎到機關單位的工作效率和服務能力。然而，由于各種因素的影響，我國機關檔案工作存在一些顯著的問題，在一定程度上影響了機關的服務職能。鑒于此，本文對新時期機關檔案工作進行了探討，以期有所借鑒價值。

機關；檔案工作；網絡

1 機關檔案工作的重要性

機關檔案是我國政府機關在履行管理和服務社會職能的過程中，形成的各種有價值的圖片、文字和視頻等行政事務資料。機關檔案工作的重要性主要體現在以下幾點：首先，機關檔案的很多資料涉及到國家軍事、經濟和政治領域的安全，屬于國家機密，一旦被泄露出去，將給國家安全和人民生活帶來巨大的威脅，因此機關檔案管理的重要性不言而喻。其次，機關檔案是國家機關長期留下的寶貴材料，對提高機關服務效能、優化機關人力資源等方面作用顯著，離開了檔案工作，機關的服務社會職能將大打折扣。最后，隨著計算機技術的發展和網絡的普及，機關檔案網絡化管理成為必然的趨勢，傳統的紙質文件被電子文件多代替，不僅給機關檔案的存儲、搜索提供了極大的便利。而且也大大降低了檔案管理成本。

2 新時期機關檔案管理的完善措施

2.1 加強宣傳、增強檔案意識

思想決定行為，只有從思想上認識到檔案管理工作的重要性，才能切實提高機關檔案管理的成效。一直以來，我國機關對檔案管理的重要性認識不足，有的領導認為檔案工作沒有什么價值，對機關工作效能也沒有什么影響，反而檔案管理人員還會占單位用人編制，在這種思想的作祟下，機關檔案工作形式化問題日益突出，檔案管理工作處于無序狀態。這就需要加大宣傳教育力度，讓機關所有領導和員工都正確認識到檔案工作的重要性，將檔案工作納入到重要日常管理工作中來，強化檔案管理的制度化和規范化，為檔案工作提供必要的資金和人力支持，保障檔案工作的順利進行。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在信息化時代，互聯網的普及和發展為機關檔案管理提供了絕佳的平臺。目前，幾乎所有的機關單位都利用互聯網技術來處理檔案文件，機關單位領導的講話、政策文件以及開展的一系列活動資料都被存儲成電子文件。然而，由于思想上的不重視，部分機關單位依然沿襲傳統的檔案處理方法，紙質資料依然占檔案資料的很大一部分比例，由于保管不善，很多檔案資料被磨損或者丟失了，失去了應有的價值。為此，機關檔案管理要樹立互聯網思維，加強檔案工作的數字化建設。一方面，利用掃描技術等，將原有的紙質文件轉換成電子文件，分別以文本文件、圖像文件和音頻文件等形式進行存儲，實現檔案資源的海量存儲。二是建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數據庫，機關各職能部門的材料要及時錄入到數據庫平臺中，實現信息的海量存儲、長期積累和有效更新，便于日后對檔案的檢索和應用。最后，加強機關檔案的安全管理。機關檔案涉及國家機密，檔案管理部門要制定嚴格的檔案安全管理制度，非檔案管理人員嚴禁接觸檔案部門的計算機；對存儲檔案資料的計算機設置殺毒軟件和密鑰，防止網絡病毒的侵入；對檔案管理人員設置不同的權限，只有憑密碼才可以登錄數據庫平臺。通過以上措施，營造安全的檔案數字化管理的外部環境。

2.3 打造機關檔案管理專業隊伍

高素質的檔案管理隊伍是提高機關檔案管理成效的保障。目前，我國機關的檔案管理人員大多是從其他部門抽調來的，或者由臨退休職工擔任，這些檔案從業人員工作責任心強，工作作風嚴謹。但大多不具有檔案專業背景，缺乏檔案管理經驗。尤其不適用網絡時代檔案管理數字化管理的需要，這就要求機關單位提高人才意識，加強人才建設，打造一直高素質、高水平的機關檔案管理專業隊伍。首先，把好人才招聘關，機關要拓展招聘渠道，招聘具有檔案專業背景和從業經驗的人才，實現檔案工作的職業化管理。其次，加強對檔案管理人員的培訓。機關要為檔案管理人員提供培訓機會，通過培訓來更新檔案從業人員的學習理念和學習方法，加強互聯網相關知識的培訓以及愛崗敬業的道德品質，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。

結束語

在信息化時代，機關檔案工作的重要性日益凸顯。機關檔案管理人員要樹立現代檔案管理意識，積極探索檔案管理的新方法和新手段，促進機關檔案管理工作的順利開展。

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[2]唐明利.淺議網絡時代的檔案管理[J].科技情報開發與經濟,2006(23).

[3]陳忠義.淺談檔案管理現代化的實施[J].企業導報, 2009（1）.

1004-7026（2017）08-0097-01

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10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.08.076