Word和Excel在資產標識制作中的應用

張小波，周穎，趙兵，張曉娟

（北京宇航系統工程研究所，北京100076）

Word和Excel在資產標識制作中的應用

張小波，周穎，趙兵，張曉娟

（北京宇航系統工程研究所，北京100076）

固定資產設備標識打印一般使用專用軟件、專用打印機、專用成卷標簽紙，在設備數量不多或設備信息頻繁變更的單位，標簽制作是一項非常繁瑣的工作。介紹一種使用通用軟件和通用打印設備，實現快速制作個性化小標簽的解決思路和操作技巧。通過預先定制好的Word格式的標簽模板調用Excel數據源文件，使用郵件合并功能批量生成自動排版的設備標識，使用通用打印設備快速準確的完成標簽制作。

資產；設備標簽；軟件；應用研究

0 前言

北京宇航系統工程研究所的資產標簽因帶有LOGO、格式特殊、種類多、批量較小等特點，以往在外協單位使用打印的方式制作，流程多、周期長，出現遺漏和差錯不容易發現，特別是在應急檢查時工作比較被動。通過對現有的資產標簽和通用辦公軟件、打印設備的研究，提出一種小標簽的快速打印制作的應用方案。

1 設備標簽的打印需求

1.1 標簽打印的要求

（1）可以靈活擴展多種標簽格式。例如，北京宇航系統工程研究所的固定資產標簽都有統一的格式，另外體積小的資產、涉密資產、存儲介質也都有特殊的標簽格式。因此，需要有靈活的自定義模板功能。

（2）操作簡單通用化。相對專業印刷廠，單位自用的標簽打印量較小，一般一年幾百張到幾千張，同時也要兼顧特殊情況下一次打印幾百張標簽的打印效率，操作過程應簡單易懂，最好使用通用的打印機和打印軟件。

（3）滿足排版打印的特殊要求。標簽需要帶有帶企業彩色logo；標簽尺寸較小，需要能夠實現自動排版，節約標簽紙張。標簽紙張需要適應一定的高溫，以往的標簽紙耐熱性較差，在粘貼到服務器等發熱量大的設備時容易翹邊甚至脫落。

1.2 打印設備選型

傳統的標簽打印一般采用專用的標簽打印機和配套標簽軟件，成卷打印的方式。如果標簽帶有彩色文字和圖片，一般先成卷印刷后套打文字，字體顏色為色帶顏色，這種標簽在批量較大的時候效率很高，但是不適合小批量多模板的打印。目前也有可以直接整體打印彩色標簽的打印機，例如，演出門票的一體打印等，但價格非常貴。

目前北京宇航系統工程研究所的標簽制作采用外協打印的方式，流程長，工作量大，制作周期長，容易產生差錯。所以基于通用打印設備，開展了設備標簽打印的應用方案研究。

目前市場上彩色打印機主要分為激光、噴墨、熱升華等多種類型，其中是激光打印機和噴墨打印機的使用率都很高，都可以滿足標簽打印的基本要求。彩色噴墨打印機精度高、價格低，缺點是長時間不用噴頭容易堵；激光打印機在打印時對紙張加熱明顯，標簽紙中的膠容易受熱溢出，對進紙機構造成污染。

綜合考慮打印設備采用通用的普通彩色打印機，噴頭易堵的問題可以通過打印機的自帶的清洗功能解決。另外不干膠標簽紙厚度一般是普通紙的2～3倍，在選擇噴墨打印機型號時，也需要考慮紙張厚度的，以免損壞進紙機構。

1.3 打印軟件選型

計劃使用Word，Excel等辦公軟件，進行標簽的制作，優點是一般使用人對軟件都很熟悉，可以充分利用模板定制和排版功能，以前沒有用過的功能可以快速上手。Word郵件合并功能，可以從Excel中讀取信息批量打印。

1.4 打印紙張選型

針對噴墨、激光等不同類型的打印機，一般需要有對應類型的不干膠標簽紙，如果匹配錯誤，可能導致打印著色差、易掉色等問題。考慮到標簽的粘性和耐熱性，目前應用較多的有類似薄塑料的PVC紙，綜合性能較好的PET紙。目前國外廠家的材質的性能較好。一般廠家提供標準的A4幅面，可進一步提供各種規格的帶圓角的空白小標簽。

2 標簽制作的解決方案

2.1 標簽制作的總體方案

總體思路采用通用的噴墨打印機，模板和打印軟件用Office軟件，打印紙采用A4幅面。首先定義Excel格式的數據源模板，以及Word格式的標簽模板，并按字段把Excel的數據關聯到Word模板中。在需要打印標簽時，編輯標簽信息（關聯狀態），利用Word的郵件合并功能批量生成標簽文件，排版成合適的幅面后打印輸出。流程如圖1所示。

2.2 方案分析

使用Word的郵件合并功能關聯Excel數據，可以比較容易的實現數據關聯和批量生成標簽文件，標簽打印的總體流程還是比較容易走通的，保證數據的準確性，實際應用的關鍵問題是如何快速的實現標簽文件的打印，Word郵件合并默認生成標簽的是用分節符分開的，一張紙打印一個標簽，因此需要解決打印后的優化排版工作。

2.2.1 需要確定打印模板的頁面設置

經過多次驗證，我們小標簽模板的頁面設置按A4紙張定義，雖然標簽文件占模板很小一部分，看起來比較奇怪，使用郵件合并打印后，打印后的文件繼承模板頁面設置、標簽版式的設置信息，有可能相對簡單的實現標簽的逐行排版。因此我們將小標簽的模板幅面定義成與打印紙一致。

2.2.2 需要簡化標簽文件的排版工作

郵件合并后，采用替換分節符的方式，打破標簽文件一頁一個的限制，實現一行一個標簽文件，還有可能進一步實現一行多個標簽的自動排版。主要技術方式有3種，經過驗證，各自優缺點如下：

（1）使用分欄＋連續的分節符，并調整分欄間距。缺點是分欄精度差，不容易操作。

（2）在單個標簽外定義表格虛框占位，并整體設定表格的版式。該方式帶需虛框的表格，表格間隙調整和拆分困難。

（3）定義文本框尺寸和版式，標簽表格是嵌入到文本框中的。該方式是調整文本框版式后，Word可以比較完美的直接實現自動排版，使用者不需要考慮排版問題。

因此，標簽文件模板的頁面設置采用A4幅面，標簽文件定義為文本框內嵌表格的方式，通過調整頁面設置、文本框大小、文本框版式和對齊方式等參數，實現打印后標簽文件的自動排版工作。

2.3 定制模板文件

需要預先定義的模板文件包括Excel數據源文件和Word標簽模板文件兩個文件，然后在Word模板文件中定義數據的關聯關系。

2.3.1 定制Excel數據源文件

Excel數據源文件，是指包含需要打印標簽的設備信息的Excel文件。定制Excel格式的數據源文件比較簡單，確定規范統一格式的Excel設備信息文件。

定制標準的數據源文件關鍵最關鍵的一點，保證正確的標題格式。Excel文件的第一行，相當于數據的標題行，不要在第一行寫文件標題，標題字段最好不要有空格，順序沒有關系。從Excel文件的內容區看，最基本要求是不能有空行，當年然更不能有合并單元格，需要刪除無用的空行。

2.3.2 定制Word模板文件

Word格式的標簽文件定制是實現自動排版最關鍵的步驟，包括標簽文件的頁面設置，標簽外觀和尺寸，標簽整體的對齊方式和版式。

（1）標簽文件的頁面設置，首先采用與標簽紙一致的A4幅面，頁面邊距可以根據標簽大小調整，實現排版優化。

（2）單個標簽的外觀一般使用表格和文本框繪制，并調整準確尺寸。首先用表格繪制準確尺寸的標簽模板，包括框線設置、文本、企業logo等；然后定制對應的文本框，尺寸比標簽表格尺寸略大，主要目的是方便排版和調整標簽之間的行列間距，可將文本框線條顏色定義為透明，方便裁剪標簽；最后，將表格模板嵌入到文本框中。

（3）標簽文件的對齊方式和版式設置也非常重要，主要目的通過調整文本框的版式和對齊方式，實現標簽打印的排版優化。選中標簽文本框，點鼠標右鍵，設置文本框格式→版式，選擇嵌入型；右下角“高級”設置中，文字環繞的版式，也是選擇嵌入型。這樣設置后，如果水平方向位置足夠，文本框標簽會向自動右側方向排，如果水平空間不夠則會自動換行。

最后，根據標簽文件的頁面設置，文本框的尺寸，對打印頁面設置進行聯合調整，以獲得最合理的頁面邊距和文本框尺寸。

2.3.3 關聯模板和數據源

Excel數據源模板和Word格式的模板定義好后，將Excel數據關聯到模板中。

（1）關聯數據源文件，通過下拉菜單郵件-選擇收件人-使用現有列表，選擇已經定義好的Excel數據源文件以及對應的Sheet。如果有多個不同大小（格式）的標簽，建議數據源使用一個同Excel文件的多個Sheet，標簽模板文件分為多個Word文件，可減少模板數量。

（2）在標簽文件中關聯Excel對應的數據sheet。在關聯好數據表后，使用“插入合并域”的功能，關聯該數據標的屬性字段。標簽模板文件中上出現類似的《資產編號》的字符，這實際是Word自動定義的域。字體與定義的一致，可以復制域文本轉移到其他位置，也可以使用預覽功能顯示最終結果的樣式。

Word標簽模板記錄的是數據源文件的絕對路徑，無法記錄相對路徑，因此應在先把使用目錄規劃好，再定義關聯關系，不要隨便換目錄。否則在使用時數據源文件即使在同一目錄，Word也找不到，還需要再次重新關聯。

2.4 標簽生成打印

定制好Word標簽模板和Excel標簽數據源，可使用模擬數據進行標簽生成和打印排版等功能測試，調試完成之后固化模板。

圖1 標簽打印工作流程

2.4.1 填寫Excel數據源文件

打開Excel格式的標簽數據源，按格式逐行填寫（或粘貼）標簽的信息，參考圖2標簽數據源文件示例。

圖2 標簽數據源文件示例

2.4.2 生成Word標簽文件

（1）打開Word格式的標簽模板文件，利用Word郵件合并的功能，自動生成標簽文件。選擇下拉菜單“郵件”，“完成并合并”-“編輯單個文檔”。系統根據關聯的Excel數據源文件信息，自動新建一個文件名為信函xx的Word文件，包含一組用分節符隔開的標簽文件（圖3～圖7）。

（2）打開標簽模板文件時，如果數據關聯正常，會提示“是否運行sql命令”，選“是”。如果沒有出現此提示，需要“使用現有數據源”手工關聯Excel數據源文件對應的Sheet。

2.5 標簽排版

（1）郵件合并后生成的標簽文件中，標簽是一個個的分節符隔開的，一頁只有一個標簽，還需要進一步完成標簽的排版優化。

（2）查找替換文件中的分節符（^b），將分節符替換為空。由于預先設置好了單個標簽文件的頁面邊距、標簽對象的對齊方式和版式，標簽會自動先橫向排版，滿一行后自動排下一行。

圖3 標簽文件外觀示例

圖4 標簽文件的版式調整

圖5 關聯標簽信息文件

某些設備由于沒有資產編號，可以在排版完成后刪除標簽中多余的行。

3 應用效果

經過多次實驗，我們找到一種制作設備標簽的可行的簡單方法，設備標簽由外協制作改為利用現有設備和軟件自行打印。

（1）操作方便易學。多種規格的標簽尺寸定制和調整都很方便。對于一般具備Office基本操作人員來說，只需要新掌握郵件的打印功能的位置、替換分節符號的方法，很容易上手。

（2）制作周期短。采用了自主打印標簽的方式，在設備領用的同時，可以及時打印設備標簽。明顯縮短了標簽周期，有助于優化設備管理流程。

（3）數據準確性提高。模板文件和數據源文件關聯，不需要重復錄入，數據準確性大大提高。以往采用Excel文件向Word文件粘貼的方式，可能因串行等原因造成數據錯誤，或者少錄入一條數據很難發現。

（4）保證了數據安全。設備和資產信息在一直在單位內部流轉，充分保證了數據的安全性，避免某些敏感的設備信息的泄露。

（5）制作費用低。外協制作應采用大量的人工操作，標簽的制作成本較高。利用通用的打印設備，通過數據自動關聯和自動排版技術的應用，使得設備、打印耗材和人工費用都得到很好的控制。

4 結束語

使用Word和Excel相結合的方式，可以方便地制作設備標簽，實現標簽信息的及時更新。標簽模板定制靈活，也可以用于各類資產、人力、檔案等小便簽/便條的批量制作，大大提高工作效率。后續將繼續研究利用二維碼控件批量生成二維碼圖片，實現帶二維碼的設備標簽的快速制作。

圖6 關聯標簽屬性字段

圖7 生成Word格式的標簽文件

［1］郭曉莉.“郵件合并”輕松搞定成績通知單——Word2010實用功能[J].信息與電腦（理論版），2015，（1）.

［5］張景川.Excel2010數據表與Word2010郵件合并在學生成績通知單制作中的應用[J].山西煤炭管理干部學院學報，2015，（2）.

〔編輯 王永洲〕

TG315.5

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10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.02.04