淺談高校教學(xué)檔案管理工作

謝斌

摘要：教學(xué)檔案的管理對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是極為重要的，是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要因素，也是評(píng)價(jià)教學(xué)和進(jìn)行教學(xué)、科研的重要依據(jù)。加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)推進(jìn)教學(xué)管理工作具有重要意義。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理 歸檔

中圖分類(lèi)號(hào)：G64724文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）13-0180-01

教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)最真實(shí)的記錄，維護(hù)教學(xué)歷史的重要憑證，評(píng)價(jià)教學(xué)和進(jìn)行教學(xué)、科研的重要依據(jù)。教學(xué)檔案的完整性直接影響著高校的教學(xué)質(zhì)量，作為支撐材料對(duì)提高教學(xué)研究和教學(xué)管理水平也有著重要的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)不斷對(duì)教學(xué)檔案工作加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，使教學(xué)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息設(shè)備做到靈活應(yīng)用，熟練掌握各項(xiàng)技巧和方法，以提高對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，不斷提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)。

一、教學(xué)檔案管理工作的作用和意義

教學(xué)檔案就像一面鏡子反映著一個(gè)學(xué)校的教學(xué)歷史，記錄著學(xué)校的過(guò)去和現(xiàn)在，承載著未來(lái)的發(fā)展方向。建立一個(gè)完整的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)在教學(xué)過(guò)程中所產(chǎn)生的有價(jià)值的文件材料的保存和管理起著重要的作用，為改進(jìn)教學(xué)方法、深化教學(xué)研究和提高教學(xué)質(zhì)量提供可靠的依據(jù)，是加強(qiáng)學(xué)校思想政治工作不可缺少的寶貴資源。對(duì)于學(xué)校的決策層而言，完備的教學(xué)檔案可以為提出新的學(xué)校政策和教學(xué)改革方案時(shí)提供有力的支撐和參考。要準(zhǔn)確把握學(xué)校的歷史和現(xiàn)實(shí)情況，并結(jié)合學(xué)校的客觀(guān)實(shí)際情況，作出最準(zhǔn)確的決策和判斷，需要能真實(shí)反映教學(xué)工作情況的教學(xué)檔案作為參考依據(jù)。因此，教學(xué)檔案是否完備對(duì)學(xué)校作出新的決策和改革有著重要的作用，避免新的決策和改革脫離實(shí)際成為空想。

二、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理質(zhì)量

首先，完善制度，保證教學(xué)檔案的完整性與安全性。高校的教學(xué)文件來(lái)源廣且分散，一部分為學(xué)校與學(xué)院之間產(chǎn)生的文件資料，另一部分則來(lái)源于教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的材料。而在課堂學(xué)習(xí)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件材料，多數(shù)情況下沒(méi)有復(fù)印件，如歸檔不及時(shí)極易丟失，對(duì)于這一部分文件材料一定要及時(shí)組卷歸檔，保證教學(xué)檔案的完整性，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，對(duì)于一所高校來(lái)說(shuō)，做好教學(xué)檔案管理工作，首先就是要完善檔案管理的規(guī)章制度。

其次，明確分類(lèi)，便利教學(xué)檔案的使用。注意做好日常的檔案收集和整理工作，以平時(shí)收集和整理的材料為基礎(chǔ)，當(dāng)一個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)，應(yīng)將本學(xué)年度產(chǎn)生的所有教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔整理。此外，注意嚴(yán)格按照分類(lèi)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且從教學(xué)層次和教學(xué)環(huán)節(jié)設(shè)置兩方面對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，以更方便今后對(duì)檔案的查找和使用。

最后，利用信息技術(shù)，提高管理與服務(wù)工作的效率。在如今這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已成人們工作和生活的重要組成部分。這就要求教學(xué)檔案管理人員充分利用校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理和服務(wù)工作。

三、提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，各高校也在不斷完善檔案建設(shè)管理工作，逐漸提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視。專(zhuān)業(yè)檔案管理人員在逐年增加，本科以上學(xué)歷人數(shù)增加，工作人員的素質(zhì)在提高，高校檔案管理工作煥發(fā)出新的生機(jī)。但為適應(yīng)新時(shí)期下檔案管理工作需要，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使之能熟練查找檔案內(nèi)容，能針對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的分化和管理。增加專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、復(fù)合型的檔案管理人才。

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，檔案工作者的職業(yè)道德水平是影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。在教學(xué)檔案管理工作中最常出現(xiàn)丟失檔案和對(duì)檔案不夠重視等問(wèn)題，基于此類(lèi)問(wèn)題，對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)而全面的職業(yè)道德教育就顯得尤為重要。

要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。教學(xué)檔案管理人員要對(duì)教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)做到爛熟于心，并熟練掌握檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧。熟識(shí)高校檔案管理的各種方針、政策和管理工作的規(guī)章制度，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地管理教學(xué)檔案。此外，應(yīng)重視提升高教學(xué)檔案工作人員的知識(shí)水平，注重結(jié)合實(shí)踐，做到透徹理解并能熟練掌握本職工作。同時(shí)，還要有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)，用現(xiàn)代化的管理方法不斷提高工作效率。

總而言之，更加科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范地管理教學(xué)檔案，不斷提高高校教學(xué)檔案的質(zhì)量，這就需要管理者具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。必要的培訓(xùn)可以使教學(xué)檔案工作人員跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技術(shù)，努力拓寬自身的知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。針對(duì)高校本身需求，培養(yǎng)出熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，促進(jìn)和實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

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