高校檔案的信息化

張芝慧

【摘要】 在信息時代，高校檔案信息將日益成為經濟和社會發展所不可缺少的重要組成部分。這給當今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認識到開展檔案的信息化建設對檔案工作的重要性，才能改變對檔案的傳統認識，適應時代的發展趨勢，從根本上做好檔案的信息化建設。

【關鍵字】 高校檔案 檔案管理 互聯網 信息化建設

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄.又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。在信息時代，高校檔案信息將日益成為經濟和社會發展所不可缺少的重要組成部分。這給當今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認識到開展檔案的信息化建設對檔案工作的重要性，才能改變對檔案的傳統認識，適應時代的發展趨勢，從根本上做好檔案的信息化建設。高校檔案應建立健全檔案管理制度和機制，加強檔案信息資源建設，全面推動高校管理信息化建設，為建設數字校園服務。

隨著國家經濟的發展、教育改革的不斷深入，教育事業引來了大發展大繁榮，同時對教育軟硬件的要求提出了更高的標準。一方面促使學校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對教育教學工作的管理，著眼于創造和形成學校的教育精神、人文精神、學術精神、科學精神等內容為中心的校園文化。

學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校的過去和現在，承載著未來的發展方向。學校檔案記錄了學校的一切活動，保存備查學校各種文字材料的總和，是學校建設的歷史證明和依據。學校的制度、文件和活動內容過程，就是學校在教育教學工作實踐中所形成的一種基本精神和行為準則。通過學校檔案就能反映學校的教育教學管理風格、組織結構、工作方式、校園文化等內容。學校檔案工作圍繞學校教育教學管理建設開展，促進了學校管理模式的形成：

一、檔案管理中折射出學校的人文精神對學校整體和學校每個師生的道德價值取向及行為準則起導向作用。檔案中記錄了學校優秀的傳統、先進教師和學生的事跡、多年教育教學工作的總結等等，學習這些內容，可以起到承上啟下的作用，把學校管理經驗的成果傳承下去。

二、學校文化被學校全體師生共同認可之后，會產生較大的凝聚作用。

三、學校文化建設的目的就是造就一個工作氛圍、工作環境，使全體師生從內心產生一種情緒高昂、奮發進取、互幫互學、相互尊重的效應。

四、學校對每個師生的思想和行為具有約束和規范作用。學校檔案中記載了多年來學校形成的一整套規章制度，記錄了學校教育教學目標、職業道德、工作守則、心理素質、人際關系等無形的行為準則，從而推動著學校文化的發展。

五、學校文化建設的成果，是學校物質財富和精神財富的總和，學校文化具有對外輻射的育人作用。

隨著計算機信息技術、網絡技術和高等職業教育事業的高速發展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當前高校檔案管理信息化建設發展現狀看，還遠不能適應檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高校來說，要想適應形勢發展，使檔案工作在學校工作中真正發揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式的發展，轉變觀念，從隊伍結構、軟硬件設備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設。近幾年高校發展速度越來越快，規模越來越大，所形成的檔案數量和門類也越來越多，單以紙質檔案為載體來記錄信息，在檔案整理過程中需要投入更多的物力、人力，而且會占用更大的儲存空間，浪費庫房資源。同時紙質材料也不易長久保存。所以檔案載體類型必須要從過去的單一紙質發展為以磁盤、光盤等多種磁性檔案為載體的檔案，結合計算機技術，實現檔案資料的信息化，只有這樣才能保證檔案的完整和安全，發揮檔案資料的作用。其次，高校信息網絡化、數字化，能將整個檔案系統和使用者之間有機的結合起來，在這樣新的檔案工作環境下，檔案使用者，無論在什么時間、在什么地方、只要有計算機并且能上網就能進入檔案管理系統，查詢檔案信息。這樣使得檔案工作人員編研檔案，檔案使用者查閱檔案都變得極為簡單、方便。同時這樣還保證了檔案的安全性，避免了紙質過程借閱中所出現的不必要的磨損。

檔案管理在高校改革發展中地位與作用非常重要，其信息化發展是知識經濟時代的必然趨勢，也是教育信息化發展的必然要求，更是檔案管理這種特殊管理工作與時俱進的需要。為此，高校檔案管理信息化作為檔案管理信息化的一個重要分支，已經成為教育界、檔案界研究的熱點。高校檔案管理信息化是信息化時代發展的一個標志，是檔案管理模式和方式、理念發展現代轉型的重要標志，是高校檔案管理從管理實物實體檔案到管理數字檔案轉型的一個重要過程。

參 考 文 獻

[1]《湖北檔案》.2013（9）：26-26

[2]《現代情報》.2007（6）：63-64

[3]《蘭臺世界》.2014（10）：112-113