共青團(tuán)智慧辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

費(fèi)娜

摘 要：自“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃提出以來，各行業(yè)以及政府信息化進(jìn)程持續(xù)推進(jìn)。李克強(qiáng)總理在《政府工作報(bào)告》指出，要大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，實(shí)現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)共享，更進(jìn)一步指明了政務(wù)信息化的前進(jìn)方向。為響應(yīng)國家政策號(hào)召，推動(dòng)實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”的國家發(fā)展戰(zhàn)略，某市共青團(tuán)委員會(huì)適時(shí)提出加快普及信息技術(shù)、以團(tuán)務(wù)信息化帶動(dòng)辦公現(xiàn)代化的發(fā)展戰(zhàn)略，打造一套以工作流為設(shè)計(jì)思想、以知識(shí)管理為主線、強(qiáng)化信息安全的智慧化辦公系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)的建設(shè)，打破市團(tuán)委內(nèi)部各部門之間時(shí)間、空間的制約和部門間的界線，實(shí)現(xiàn)部門間的互聯(lián)互通與資源共享，對(duì)進(jìn)一步優(yōu)化政府管理機(jī)制、優(yōu)化政務(wù)流程、提高辦公效率具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：智慧辦公 協(xié)同辦公 工作流引擎 共青團(tuán)

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）01（c）-0114-02

共青團(tuán)作為中國共產(chǎn)黨有利的后繼發(fā)展力量，是黨組織聯(lián)系青年群眾的橋梁和紐帶，是國家重要的社會(huì)支柱。各省市共青團(tuán)委員會(huì)單位內(nèi)部行政事務(wù)涉及的單位多、內(nèi)容廣，每天有大量的公文往來以及各種會(huì)議的組織管理等工作，工作量繁重。因此，為了滿足當(dāng)前團(tuán)務(wù)工作的實(shí)際需求，滿足現(xiàn)代化辦公發(fā)展需要，迫切需要建設(shè)團(tuán)委內(nèi)部統(tǒng)一的智慧辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)主要辦公業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)文件電子化和無紙辦公，形成團(tuán)務(wù)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以快速地交換信息，更好地協(xié)同工作，提高辦公效率。

為響應(yīng)國家政策號(hào)召，推動(dòng)實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”的國家發(fā)展戰(zhàn)略，全面貫徹中央黨的群團(tuán)改革工作會(huì)議精神，某市共青團(tuán)委員會(huì)適時(shí)提出了加快普及信息技術(shù)、以團(tuán)務(wù)信息化帶動(dòng)辦公現(xiàn)代化、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)務(wù)管理水平的跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公”新途徑和新方法，改進(jìn)工作方法和技術(shù)手段，建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境，進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)辦公效率，降低辦公成本，努力開創(chuàng)科協(xié)工作新局面。充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造一套以工作流為設(shè)計(jì)思想，以知識(shí)管理為主線，強(qiáng)化信息安全的共青團(tuán)智慧辦公系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)以“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公”為建設(shè)原則，以簡(jiǎn)化辦公、辦事流程化、服務(wù)規(guī)范化為目標(biāo)，通過建立職能清晰、構(gòu)架合理、管理科學(xué)、工作高效的符合共青團(tuán)團(tuán)務(wù)工作特點(diǎn)的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)團(tuán)委內(nèi)部的無紙化異地?zé)o障礙協(xié)同辦公，提供個(gè)性化、流程化、便捷化服務(wù)，為日常辦公和領(lǐng)導(dǎo)決策提供支撐。

系統(tǒng)采用B/S技術(shù)架構(gòu)，面向?qū)ο骃OA的架構(gòu)體系，將系統(tǒng)劃分為基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用支撐層、應(yīng)用層和用戶層5個(gè)層次，以滿足平臺(tái)的可擴(kuò)展性、安全性、技術(shù)先進(jìn)性、成熟性和經(jīng)濟(jì)性。

1.1.1 基礎(chǔ)設(shè)施層

主要提供存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備、安全設(shè)備、加密認(rèn)證設(shè)備等硬件設(shè)備基礎(chǔ)以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)、備份軟件、中間件等系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行的軟件基礎(chǔ)，為系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用提供支撐服務(wù)。

1.1.2 數(shù)據(jù)層

集中存儲(chǔ)了系統(tǒng)服務(wù)的所有文檔、資料和信息，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，主要包括基礎(chǔ)信息庫、政務(wù)信息庫、資產(chǎn)信息庫、檔案信息庫以及任務(wù)管理數(shù)據(jù)庫等。采用統(tǒng)一物理組織、集中存放、實(shí)時(shí)更新與定時(shí)更新結(jié)合、統(tǒng)一應(yīng)用、統(tǒng)一服務(wù)的方式，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議及標(biāo)準(zhǔn)為系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持。

1.1.3 應(yīng)用支撐層

提供工作流引擎、消息引擎、身份認(rèn)證、賬號(hào)權(quán)限等組件，實(shí)現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一管理與維護(hù)；同時(shí)提供二次開發(fā)接口，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)間的集成、跨部門的業(yè)務(wù)整合等。

1.1.4 應(yīng)用層

提供智慧辦公系統(tǒng)的全部功能，主要包括基礎(chǔ)應(yīng)用子系統(tǒng)、行政辦公管理子系統(tǒng)、資產(chǎn)管理子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、移動(dòng)協(xié)同辦公子系統(tǒng)。

1.1.5 用戶層

用戶層直接面對(duì)用戶，提供可視化的界面供用戶操作。通過權(quán)限設(shè)置，系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與管理；業(yè)務(wù)人員完成基本辦公業(yè)務(wù)；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作的審批與管理。

1.2 功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)以工作流引擎為底層服務(wù)，以通訊溝通平臺(tái)為交流手段，以門戶自定義平臺(tái)為信息推送和流程化事務(wù)處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的無紙化異地?zé)o障礙協(xié)同辦公，為用戶提供一套集個(gè)性化、流程化、便捷化、智能化服務(wù)于一體的智慧辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)主要包括五大子系統(tǒng)。

（1）基礎(chǔ)應(yīng)用子系統(tǒng)主要提供認(rèn)證授權(quán)與訪問控制機(jī)制、工作流管理、個(gè)人信息管理、痕跡化管理、桌面模塊化管理、組織架構(gòu)管理、通訊錄管理、數(shù)據(jù)庫備份以及系統(tǒng)管理等系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)的基礎(chǔ)功能模塊。

（2）行政辦公管理子系統(tǒng)主要提供包括公文管理、會(huì)務(wù)管理以及公共信息發(fā)布管理等行政辦公功能模塊。

（3）資產(chǎn)管理子系統(tǒng)主要提供資產(chǎn)信息管理、資產(chǎn)信息編輯、資產(chǎn)信息入庫、資產(chǎn)信息分類統(tǒng)計(jì)等功能模塊。

（4）檔案管理子系統(tǒng)主要提供檔案信息管理、檔案信息編輯、檔案信息入庫等功能模塊。

（5）移動(dòng)協(xié)同辦公子系統(tǒng)支持Android平臺(tái)，可以通過APP客戶端和瀏覽器直接訪問，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地、便捷的事務(wù)處理。主要提供任務(wù)管理、通知通告、工作日志、日程安排、辦件進(jìn)度查看以及其他輔助功能等。

2 關(guān)鍵技術(shù)

2.1 單點(diǎn)登錄技術(shù)

單點(diǎn)登錄（簡(jiǎn)稱SSO）是目前比較流行的業(yè)務(wù)整合的解決方案之一。SSO的定義是在多個(gè)應(yīng)用平臺(tái)中，用戶只需要登錄一次就可以訪問所有相互信任的應(yīng)用平臺(tái)。它包括可以將這次主要的登錄映射到其他應(yīng)用中用于同一個(gè)用戶的登錄的機(jī)制。單點(diǎn)登錄是一種方便用戶訪問多個(gè)平臺(tái)的技術(shù)，用戶只需在登錄時(shí)進(jìn)行一次注冊(cè)，就可以在多個(gè)平臺(tái)間自由穿梭，不必重復(fù)輸入用戶名和密碼來確定身份。

2.2 工作流引擎技術(shù)

隨著企業(yè)管理信息化進(jìn)程的不斷深入，協(xié)同應(yīng)用軟件的概念已深入人心，而工作流系統(tǒng)正是協(xié)同應(yīng)用軟件的核心。通過應(yīng)用IT技術(shù)來規(guī)范工作流程、提高工作的執(zhí)行效率和準(zhǔn)確度，是工作流平臺(tái)主要解決的問題。工作流就是把一項(xiàng)工作化解為多個(gè)步驟，由多人協(xié)同來完成，是幾個(gè)人按次序填寫同一張“表單”，或者同時(shí)會(huì)簽意見、傳遞附件。這里所指的工作是形形色色的，在辦公室里進(jìn)行的很多不同類型的工作，都可以用工作流平臺(tái)來表達(dá)。

2.3 痕跡化管理技術(shù)

痕跡化管理，是在各種管理工作過程中，從時(shí)間和管理內(nèi)容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄。痕跡化管理最大的優(yōu)點(diǎn)就是通過查證保留下來的文字、圖片、實(shí)物、電子檔案等資料，可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。共青團(tuán)委每天都有大量的公文往來，公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。因此，在平臺(tái)設(shè)計(jì)過程中，須充分考慮公文信息流轉(zhuǎn)的安全性和可追溯性。

3 結(jié)語

共青團(tuán)作為中國共產(chǎn)黨的助手和后備軍，是國家重要社會(huì)支柱，在信息化建設(shè)進(jìn)程中是積極的倡導(dǎo)力量、推動(dòng)者和實(shí)踐者。該系統(tǒng)的建設(shè)采用先進(jìn)、成熟、開放的技術(shù)架構(gòu)體系和網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)體系，充分體現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同辦公”的建設(shè)原則，通過建立信息化和網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)各部門之間的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、無紙化、異地?zé)o障礙協(xié)同辦公以及事務(wù)處理的即時(shí)性，提高領(lǐng)導(dǎo)與職員之間以及各部門之間的消息互動(dòng)性，進(jìn)一步提升團(tuán)委信息化辦公水平。該系統(tǒng)是一套集辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、決策科學(xué)化于一體的全新政務(wù)辦公平臺(tái)，成功開創(chuàng)了“互聯(lián)網(wǎng)+執(zhí)政辦公”的創(chuàng)新工作新模式。

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