淺談高校成人檔案管理

劉昊瑜

摘 要： 檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，是學(xué)校教育的重要基礎(chǔ)工作之一。加強(qiáng)成人檔案管理工作是做好普通高校檔案管理的重中之重。以了解成人檔案管理特點(diǎn)和作用的基礎(chǔ)上，探究成人檔案管理的現(xiàn)狀和問題，針對這些問題提出解決方案，使成人檔案更方便進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：高校成人檔案 成人教育 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）02-0027-01

檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，是學(xué)校教育的重要基礎(chǔ)工作之一。高校成人檔案在高校從事各方面活動中形成重要價值的文件材料，是高校管理工作的重要組成部分，具有記載高校歷史、提供資料查詢等功能，同時也是衡量學(xué)校成人教育質(zhì)量、辦學(xué)效益、管理水平、教學(xué)研究成果的重要依據(jù)，它對促進(jìn)教育發(fā)展、提高高校管理水平、展開成人教育起著十分重要的作用。隨著高校教育逐漸開始發(fā)展，利用率的不斷升高，檔案管理工作方面的部分問題也逐漸暴露出來，嚴(yán)重影響成人檔案管理，從而影響到高校的發(fā)展，本文就此類問題展開探究，試求解決部分問題。

一、成人檔案的特點(diǎn)

1.復(fù)雜化，成人教育檔案來源廣泛

從學(xué)生生源來看，成分復(fù)雜，既有在職人員，來源于社會中各層次各工作領(lǐng)域，學(xué)習(xí)形式有業(yè)余和函授，也有各類培訓(xùn)形式，例如干部培訓(xùn)、入職培訓(xùn)、輔導(dǎo)班培訓(xùn)等。

從記錄內(nèi)容來看，涵蓋面大。從內(nèi)容上可分為：文書檔案、教學(xué)檔案、招生檔案、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生檔案。從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的各種活動和信息都將記錄在案，從省、市教育管理機(jī)構(gòu)下發(fā)的指導(dǎo)性文件，到學(xué)校各類文件信息，有關(guān)院系和辦學(xué)地點(diǎn)的各類材料等。成人教育檔案不僅包括文字檔案，更有大量的電子數(shù)據(jù)庫，圖像等。

2.多樣化，成人教育檔案辦學(xué)層次和形式多樣化

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類，現(xiàn)階段高校的成人教育從大類分為兩種：學(xué)歷教育與非學(xué)歷教育。

按照學(xué)歷層次，可分為：專科、本科、二學(xué)歷、職工中專、高職、培訓(xùn)等。

按照學(xué)習(xí)形式，可分為：脫產(chǎn)（全日制）、夜大、培訓(xùn)、函授、專業(yè)證書班、繼續(xù)教育、自考輔導(dǎo)班等。

按照地區(qū)分布，可分為：函授站、校外教學(xué)、本校教學(xué)等。

3.特殊性，成人教育學(xué)習(xí)形式類型多樣

從學(xué)生成員來說，成人教育的學(xué)生不像普通教育學(xué)生那樣集中，學(xué)員來自各行各業(yè)，可以是高中畢業(yè)生，也可以是在職職工，或者待業(yè)青年。這就導(dǎo)致成人教育檔案覆蓋面廣，社會性強(qiáng)，不方便收集。

從檔案利用率來說，成人教育檔案是成人教育學(xué)生接受國家正規(guī)教育的真實記錄，具有權(quán)威性的憑證作用，所以是重要的民生檔案。成人教育檔案的利用率占總利用率的67%以上，在個人升學(xué)、畢業(yè)證補(bǔ)辦、報考研究生、出國留學(xué)、職稱評定等方面，都起著十分重要的作用。同時，公安部門也可以通過查詢成人教育檔案來打擊學(xué)歷學(xué)位證書造假販賣等違法違規(guī)行為。

從行程時間來說，成人教育學(xué)生學(xué)制時間多種多樣，并且可以因為特殊原因延遲畢業(yè)，時間跨度非常大。從檔案保存周期看，各類成人教育檔案保管周期不同，更決定了成人教育檔案的特殊性。

二、成人檔案的現(xiàn)狀及問題

從2008年教育部頒發(fā)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》開始，各高校更重視成人教育檔案的管理，但是由于歷史積累過多，現(xiàn)在的要求較高，導(dǎo)致很多高校檔案管理工作還存在一些問題，主要在以下幾方面：

1.檔案意識薄弱

第一方面來說，部分高校領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案的管理意識薄弱，較為忽略檔案的管理，沒有制定相應(yīng)的管理制度，阻礙了成人檔案管理工作的工作和對檔案的利用。

從另一方面來說，管理人員的檔案管理意識不強(qiáng)，對檔案管理工作的認(rèn)識有誤區(qū)，認(rèn)為管理檔案無足輕重，隨便堆放，導(dǎo)致檔案受損受潮甚至丟失。

2.制度不健全

很多高校沒有完整的針對成人教育檔案管理的管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案不重視，在對檔案的交接存放時對檔案造成損害。或者有些高校建立了管理制度，但是沒有執(zhí)行力，各級領(lǐng)導(dǎo)對此并不重視，從不檢查，下屬成員自然也不會對檔案進(jìn)行重視。

3.管理手段單一

當(dāng)前很多高校的檔案管理手段還停留在手工操作階段，手工操作強(qiáng)度高，并且容易對檔案造成損害，效率低下。很少運(yùn)用先進(jìn)的計算機(jī)管理系統(tǒng)，電子資料較少，大部分為紙制。

三、成人檔案的管理方法

1.進(jìn)行檔案管理方面培訓(xùn)

首先加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層次對成人教育檔案管理的意識，進(jìn)行培訓(xùn)，認(rèn)真得意識到檔案管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)要做好發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，真正把檔案“管理”起來。從上至下帶動起良好的管理人員的積極性，逐步實現(xiàn)檔案的規(guī)范化。

其次要加強(qiáng)檔案管理人員的意識，安排專人管理，要求其盡職盡責(zé)、遵守規(guī)章制度、依法辦事、規(guī)范管理。例如單位檔案外借、復(fù)制等，必須有專人簽字同意才可，并且記錄在案。檔案室內(nèi)要定時清理、打掃，防潮防蟲等，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢驗，查缺補(bǔ)漏。還要保證人員要相對穩(wěn)定，長期更換檔案員并不利于檔案的整理儲存和交接。

2.制定健全的檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，制定成人教育管理檔案的規(guī)章制度。嚴(yán)肅規(guī)范管理程序，完善管理制度，試行規(guī)范化管理。

從檔案的收集工作開始，做到定期收集和隨時收集，各部門檔案管理人員互相配合工作。收集的同時，規(guī)范檔案的立卷工作，成人教育檔案雖然種類多涵蓋面廣，但是和其他檔案一樣有規(guī)律性，從管理模式上有著相同點(diǎn)。同樣要注重檔案的分類工作，對檔案進(jìn)行分類整理，科學(xué)分類，方便檔案的保管和查找利用，按照國家標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行裝訂和組卷。

3.進(jìn)行檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理可以說是重中之重，如今檔案大部分都為紙質(zhì)管理，非常不利于檔案的保存和查閱。應(yīng)該從案卷目錄做起，從案卷目錄到卷內(nèi)目錄、全引目錄、文件字號目錄等方面實行計算機(jī)編制，以便于方便查找。并且將所有檔案進(jìn)行掃描，查閱時可通過計算機(jī)進(jìn)行檢索，而不需要取用原件進(jìn)行查閱，可以大幅度的減少文件損傷，也更方便管理。

四、關(guān)于成人檔案的思考

在過去的人們心中，成人教育工作只是一個簡單的階段性工作，并沒有記錄的意識和行為，但是通過評估發(fā)現(xiàn)，由于過去檔案意識不強(qiáng)，沒有及時記錄，為日后的工作留下了很多隱患，例如許多學(xué)員多年后回到學(xué)校開取各種證明時，會發(fā)現(xiàn)材料已經(jīng)缺失甚至丟失，這種情況會對高校各項工作的開展造成阻礙。如今我們已經(jīng)認(rèn)識到檔案的重要性，就應(yīng)該從現(xiàn)在開始著手致力于解決上述問題，無論是作為一個領(lǐng)導(dǎo)，或者是普通員工，都應(yīng)該盡自己所能為高校成人檔案盡一份力，盡快加強(qiáng)本校檔案工作的進(jìn)度，讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的功能。