信息時代下人事檔案信息管理優化分析

□ 楊柳良

信息時代下人事檔案信息管理優化分析

□ 楊柳良

隨著經濟的發展，我們已經進入信息飛速發展的社會，不僅電子計算機在各個行業中被普遍應用，網絡技術也得到了比較普遍的應用。現階段各個單位都在積極地引進智能化管理，大多數的用人單位都在加強人事檔案信息管理。針對如何提高人事檔案信息管理智能化，不斷提高信息管理使用效率等問題，本文將進行探討，試圖提出相應的優化改進措施。

信息時代；人事檔案信息；管理信息化；對策措施

新形勢下人事檔案信息管理成為很多企事業單位人事管理工作的薄弱環節。人事檔案詳細記錄了檔案管理人的社會經歷、德才表現和成長過程，是全面考察和了解人員的重要參考。現代社會人才流動不斷加快，人事檔案信息的管理也呈現動態變化的過程，因此，信息時代下人事檔案信息管理系統將是企事業單位人員管理的重要平臺，提升人事檔案管理信息化水平是加強人事檔案管理的時代需要。

一、企事業單位人事檔案信息管理存在的薄弱環節

（一）人事檔案管理信息化意識不強

很多單位人事檔案管理人員信息化意識不強，管理模式比較單一。一些單位在人事檔案管理過程中，思想上沒有足夠的重視，只是對人事檔案進行簡單保管，當成一項輔助性工作，片面認為人事檔案管理工作只是收收管管、查查找找，只要不丟失，能夠隨時查閱就可以了。長期以來，不少單位普遍認為檔案管理就是材料保管和提供查閱咨詢功能，沒有去創新管理模式；很多單位還停留在手工檢索的傳統管理階段，有的單位信息化基礎設施配備還不完善，信息資源不能共享，管理模式相對傳統，管理效率還比較低。

（二）人事檔案信息長效管理制度不健全

有的單位人事檔案的管理制度不健全，檔案管理人員對人事檔案材料的收集、整理、編目不規范、不準確，主觀性強，造成有的檔案材料書寫不規范，內容不完整，檔案內容空缺等現象存在；有的單位人事檔案信息資源不能有效利用，管理工作又沒有制度作保障，沒有規范可遵循，人事檔案信息管理質量和完整性難以保證。

（三）人事檔案管理信息化水平較低

在信息化支持的大數據時代，人事檔案管理催生信息化是時代發展的必然產物。但是，很多單位人事部門對人事檔案管理實現信息化還未足夠重視，有的停留在手工檢索的水平，有的人事檔案管理雖然建立了數據庫管理系統，但也只是輸入了相應的個人信息資料，沒有后續的數字化管理和信息資料資源共享，利用率比較低，動態管理相對落后，人事檔案管理信息化水平較低。

（四）人事檔案管理人員缺乏專業的管理知識

企事業單位人事檔案管理人員絕大多數是非檔案管理專業人員，人事檔案管理隊伍中具備干部人事檔案專業知識又掌握信息化專業知識的人員更少。新形勢下的人事檔案管理對管理人員的綜合能力提出了新的要求，過去把已有的人事檔案信息資料簡單收集、裝訂整理的手工化模式與人事檔案信息管理信息化、網絡化的發展不相適應，人事檔案管理人員迫切需要“充電”，以不斷提高他們的業務技能、職業道德素養和信息化知識水平。

二、建立信息化系統是人事檔案信息管理的必然需求

（一）人事檔案管理信息化是管理者的迫切需要

人事檔案信息是組織人事部門詳細、客觀考察一個人的重要依據，如果人事檔案管理中各種信息的存貯、加工、檢索和傳輸還是手工方法，難免對人事檔案信息匯總不準確，效率低下，影響領導決策。信息時代下建立信息化、實時化和網絡化的人事檔案信息系統，能夠實現一次信息錄入，快速重復檢索，并能與考核考勤、請休假、培訓教育、工資薪酬、社保繳費等相關信息系統形成數據共享。運用現代計算機網絡通信技術將檔案信息檢索提升為智能檢索及網絡檢索，可實現人事檔案信息的網絡化傳遞。

（二）人事檔案管理信息化是使用者的愿望

建立更先進的人事檔案管理系統對于任何有信息需求的員工來說都是一個良好的愿望，人事檔案管理系統與單位員工切身利益息息相關，關系到員工的職稱評聘、工資晉升、考核管理、人才選拔和教育培訓等方方面面。

三、信息時代下人事檔案管理的對策措施

在加強人事檔案信息管理的過程中，應當充分應用信息化技術和網絡技術，實現人事檔案信息管理的自動化、智能化，不斷提高檔案管理人員的綜合素質和專業水平，使其適應時代和發展的迫切需要。推進人事檔案信息管理的創新發展，可考慮從以下幾個方面著手。

（一）領導要增強檔案信息化意識

單位領導要高度重視人事檔案信息管理工作，充分認識人事檔案管理信息化是順應時代發展所需，形成推進信息化發展的共識。在此基礎上，單位領導應加強對人事檔案信息管理工作的檢查、指導和督促，加大完善人事檔案管理信息化、智能化的投入，規范各項規章制度，確保人事檔案信息化建設能夠有序推進，不斷滿足單位長遠發展的戰略需求。

（二）健全人事檔案信息管理的制度

信息時代下加強人事檔案信息管理要創新工作機制，從“精簡、統一、效能”的原則出發，提高工作效能；還應制定、完善相關管理規范，以改革發展的思維提升人事檔案信息服務水平，實現人事檔案信息管理制度化、規范化、科學化。

（三）實現檔案信息的充分共享

信息時代下要實現檔案信息的共享目標就必須加強平臺建設，建立標準化原則，優化信息技術；在安全的前提下建立、健全整合與共享的標準體系，做到在技術上協調統一，以開放的觀念實現檔案信息資源共享；做到長遠規劃、超前理念、全面兼容、安全有效地開發利用，盡快完善人事檔案的計算機網絡系統，通過局域網等方式實現信息共享、網上采集信息等功能。

（四）建設人事檔案信息數據庫

目前，很多單位人事檔案信息管理仍處在向信息化管理過渡的階段，要扎實穩步推進人事檔案信息化建設，優先將人事檔案基礎性信息建立數據庫。首先，要對本單位各部門人員的基本信息，如編號、姓名、性別、出生年月、參加工作時間、民族、政治面貌、籍貫、專業技術資格、學歷學位、專業方向、職務等基礎信息根據檔案分類編目的要求分別錄入，形成檔案目錄庫。建立人事檔案信息數據庫是需要長期積累的過程，應該從低級到高級不斷完善。數據庫建設的過程中，應該把檔案信息管理和計算機技術進行有效的結合，將各相關部門人事檔案信息連接起來，如組織部門的職務任免、政審考核，職改辦的職稱評聘，工資管理部門的工資變動，社保局的社保辦理等相關信息統一起來，把綜合數據與檔案目錄庫進行有效的綜合，不斷完善形成網絡開發式、分布式的綜合數據庫，逐步提高人事檔案信息化水平。

（五）提高檔案信息管理人員的綜合素質和專業技能

檔案信息管理工作信息化建設的過程中，需要加強對檔案從業人員的技能提升。培養造就一支高素質的檔案管理隊伍是信息化建設的重要保障。

一是檔案信息管理人員要具備較強的政治思想素質和責任意識。人事檔案管理工作是一項具有高度政治性和嚴格保密性的工作，人事檔案管理人員需要具備較強的黨性原則，每個工作環節都需要按照制度來落實，依據規章來開展。

二是檔案信息管理人員要不斷學習檔案管理呈現的新技術和新方法，與時俱進，不斷提升業務素質和能力，強化用信息化手段開展檔案規范化管理的能力。

四、結語

人事檔案信息管理工作對于企事業單位來說至關重要，相關單位應該統一認識，建立健全人事檔案信息管理制度，完善人事檔案數據庫，提升人事檔案信息管理人員的技能素質，加大檔案信息化建設的投入力度，提升企事業單位人事檔案的信息化管理水平。

1.李如妍.信息時代高校人事檔案工作探析[J].遼寧師專學報(社會科學版),2011(1).

2.易正春.昭通檔案信息化建設工作現狀與發展對策[J].云南檔案,2010（2）.

3.郭婭靜.信息時代下高校人事檔案管理探析[J].城建檔案,2015(6).

（作者單位：廣西人民廣播電臺人力資源部）