創新工作思路 提升服務意識

陳琳

摘要：辦公室是學校的綜合管理服務部門，也是中樞樞紐部門，對學校各項工作的順利開展、學校的平穩發展都有著十分重要的意義。因此，針對民辦高校的辦學特點，改進民辦高校辦公室的管理理念、提升服務、創新工作思路成為當務之急。

關鍵詞：民辦高校；辦公室；創新

G648.7

辦公室在高校是一個特殊的職能部門，扮演著特殊的角色。它是

高校的中心職能部門，是高校的樞紐和窗口，是高校的領導集體的決策工具和決策執行工具。 辦公室承擔著溝通協調、服務管理、督查督辦等重要服務職能，其協調能力、執行力度、服務質量、管理水平、工作效率的高低，直接體現出學校的管理水平，反映出學校的辦學能力，進而影響學校整體教育事業的健康發展，其責任不可謂不重大。但隨著時代的發展和教育改革的深化，辦公室系統也出現了一系列亟待解決的問題，面對新形勢，高校辦公室也會產生一種危機感和責任感，如何趕上時代發展步伐，主動適應全面素質教育對辦公室工作提出的新要求，是新時期辦公室工作人員的重要課題。 因此，如何更新管理理念、轉變管理模式、提升服務意識、創新工作思路就顯得尤為重要。

一、 當前辦公室工作存在的問題

（一） 管理理念落后

辦公室工作涉及的業務范圍廣，工作繁雜、瑣碎，日常重復性工作較多、對工作效率要求高。目前而言，民辦高校辦公室無論在機構設置、職能范圍還是人員分工上，基本還是依照公辦高校的模式：辦公室人員疲于忙于日常行政性、臨時性事務的特點，只注重管理、容易忽視服務的現狀。

（二） 素質參差不齊

辦公室人員素質的高低直接關系到辦公室工作效率的高低、工作開展的好壞。從辦公室人員的來源來看，有的是剛從學校畢業的本科生、碩士生，從學校到學校，缺乏辦公室工作經驗；有的是從事其他崗位調崗或換工作進入到辦公室，屬于“半路出家”，缺乏辦公室需要的足夠的應變能力與協調能力。從辦公室人員的學歷層次來看，民辦高校辦公室人員學歷層次普遍不高，博士缺口、碩士缺乏、基本以本科生為主力軍，影響辦公室整體水平的提高。從辦公室人員專業構成來看，真正專科出生的人員少之又少，不能做到專業對口。而且由于辦公室更多的時間忙于具體事務，缺乏理論學習、專業學習與技能培訓，影響辦公室人員綜合素質和專業水平的提高。

（三） 信息化建設不完善

辦公室的日常工作涉及面較廣，其中收文、發文、簽字審核、檔案管理等方面的工作都離不開現代信息化技術手段的支持。民辦高校由于經費等原因，信息化建設相對較為滯后。往往在收發文、簽字審核上的程序還較為落后，發放紙質版文件的情況較為多見，這種情況的出現往往是由于辦公系統尚未建立或建立較晚，辦公人員無系統可用或者不習慣使用系統，一方面造成紙張的浪費，另一方面挨個部門收發文件降低了工作效率。檔案管理方面，檔案管理系統尚未建立，不利于收集、查找和管理檔案。

（四）規章制度不健全

規則制度是工作的規范和要求，也是部門人員工作的參考和標桿。辦公室工作復雜瑣碎，要做好辦公室工作，很大程度上要依賴于規范的流程和完善的制度。但是目前，由于民辦高校起步較晚，往往專注于學校的發展而忽視制度的建立與完善，有些制度雖然已經建立，但是已經不能符合學校發展的需要。而且在制度的宣傳和規范上，工作往往也做得不到位，導致一些制度在執行過程中得不到很好的規范和落實。

二、辦公室工作的創新

（一）增強服務意識、更新管理理念

辦公室作為為領導、各部門、全校師生服務的部門，其工作核心即是為學校的中心工作服務、為學校主體服務、為學校發展服務。因此，應當增強辦公室的服務意識，摒棄以往以參與為主的辦事模式與管理理念，一方面當好領導的“左右手”，起到為領導當好參謀的作用，要深刻的認識到，為領導服務不是簡單的完成機械式的日常工作，而是應當為領導出謀劃策，加強自身學習，為領導的決策提供參考與支持，協助領導處理好對內對外事務。還應當做好中樞協調作用，辦公室作為全校各部門的中樞神經，應當發揮好樞紐作用，積極協調、加強溝通、注重聯系、支持配合各部門的工作，確保學校工作的順利開展。

（二）提高人員素質

作為辦公室工作人員，不僅要具備服務于參謀意識，加強自身建設，提高自身素質、提高專業技能尤為重要。因此，可以從以下幾個方面著手：一是加強學習。首先是專業基礎知識的學習，可以適當為辦公室人員開展各類培訓，提高專業素養，規范工作流程；其次是辦公技能的學習，熟練掌握諸如現代信息技術手段的辦公技能有助于提高辦公水平、提升辦事效率。二是加強溝通交流。本著“ 請進來、走出去”的原則，除了請專業人士進校講解授課以外，還可以加強與其他院校的溝通交流，多到其他院校訪問取經、取長補短，還可以適當參加一些教委、民辦組織的一些相關活動，提升辦公室人員的專業水平。第三，辦公室人員應當時刻關注實時新聞、政府及教育部門的政策法規、現代科技知識、人文科學知識等，保持適當的政治敏感度與新聞敏感度，做到始終與國家的政策方針保持一致。

（三）健全信息化建設

辦公室在學校起著溝通協調、內外聯系、承上啟下的作用，要更好的發揮中樞作用，提高辦文、辦事效率，加強信息化建設的工作成為重中之重。具備良好的信息技術手段，掌握先進的信息技術方法，有利于提高工作、辦事效率，確保各項工作的上傳下達，保障全校信息溝通順暢。首先，需要轉變辦公室人員，乃至全校人員的信息化服務意識，轉變民辦高校長期以往信息溝通不暢的局面，使他們充分掌握信息化工作方法與手段，養成實用信息化技術手段的習慣。其次，需要建全信息化技術建設，這里不僅僅是建立健全辦公系統，還需要借助和利用目前的新媒體公共平臺、互聯網技術等先進手段，為學校信息化建設提供技術支持與保障。第三、熟練掌握計算機技術，充分利用網絡進行溝通與交流，通過電子公文、電子化檔案管理等技能，提高工作效率，推進現代化辦公技術在學校的應用。

（四） 健全規章制度

建立健全各項規章制度，根據學校的辦學情況及時更新和完善不符合學校發展和要求的規章制度，使得學校各項工作有據可依，從而達到使得工作機制規范化和程序化的目的。首先，通過健全規章制度，建立規范的工作流程，提高辦公室工作效率，也便于辦公室更好地為各部門服務，做到信息溝通順暢。其次，通過健全規章制度，完善工作程序，使得各項工作環環相扣，有章可循、有據可依，避免工作環節的交叉，提高辦公效率。

三、 結語

民辦高校辦公室工作雖然具體且繁瑣，但是只要結合民辦高校的特點，創新工作思路、提升服務意識、改進工作方法，便能更好地改進和推動辦公室的工作，進而助力于民辦高校教育事業的健康穩定發展。