淺析如何發揮普通高校院系辦公室職能作用

蔡昂

摘 要：該文淺析高校二級學院行政辦公室職能主要包括綜合管理職能，助手、參謀職能，服務與協調職能。并分別針對高校二級學院行政辦公室職能的相應特點及要求，對如何有針地性地、更好地開展二級學院行政辦公室工作進行相關的思考及研究。

關鍵詞：高校 二級學院 行政職能部門 工作效率

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0167-02

高校二級學院行政辦公室是二級學院機構的一個重要組成部分，它與二級學院的其他機構如教學辦公室、學生辦公室等相比又有自身的特點，有自身的職能范圍。明晰高校二級學院行政辦公室工作職能，良好開展二級學院行政辦公室工作，對提高高校辦學管理水平和構建現代教育體系具有較大的現實意義。文章試對二級學院行政辦公室職能進行淺析，并對如何良好地開展二級學院行政辦公室工作進行思考。

一般來說，二級學院行政辦公室主要包括綜合管理職能、助手和參謀職能、服務與協調職能等職能。高效、有序是行政管理工作追求的目標，這除了要求二級學院院長以身作則、工作人員克己奉公、踏實肯干外，還應根據其工作職能的特點和要求，有針對性地開展工作。

1 綜合管理職能

二級學院行政辦公室是學院的綜合性辦事機構，其綜合管理，是行政辦公室職能的重要組成部分。其綜合管理職能主要包括資源和資料管理、行政事務處理、對外交流等工作。

其中資源、資料管理包括：人事管理、職稱管理、檔案管理、財產物品管理及國有設備資料管理等，為學院的教學、科研和學科建設等做好服務工作。這要求工作人員了解熟悉相關的規章制度、政策法規，要有資料登計造冊以及數據統計、分析、管理的業務能力，并要與學校各管理部門建立良好的信息交流渠道，積極與其他部門交流管理經驗，提高管理水平。

行政事務處理包括草擬公文、組織會議、收集處理信息、接待來訪人員等多項業務。這些事務瑣碎繁雜，要求工作人員有耐心、能用心。

2 助手與參謀職能

行政辦公室既是二級學院的綜合辦事機構，同時在落實學院各項措施中發揮著助手、參謀的職能。二級學院行政辦公室在處理好日常管理事務的同時，還應當積極發揮助手、參謀的職能，為領導層決策提供盡可能多的便利。首先工作人員要在充分調查研究的基礎上，掌握全面有效的各種信息，并對信息進行甄別、去偽存真，及時、準確地為領導提供決策依據。同時還要深入思考決策的各方面因素，充分結合學院內外的客觀情況，及時提出相關的合理化建議。最后，決策實施后，工作人員需要充分地對決策效果進行跟蹤，對決策結果進行分析、評價，并及時反饋到學院領導層，以便對決策不斷完善和改進，為學院的各項工作能夠順利開展提供強有力的輔助。

3 服務與協調職能

學校的工作中心體是學生，學校的工作重心是教學，為廣大師生提供服務是二級學院行政辦公的基礎職能，同是還是二級學院的一個窗口，同時也應良好地向其他部門、其他機構與個人團體，提供職責范圍內的服務（如咨詢、聯系、提供信息等服務）。這些服務工作，很平凡普通，但它們影響到行政辦公室工作的正常開展與否，影響到辦公室綜合管理參謀、助手等職能的發揮，甚至影響到全院工作的順利推進。

二級學院行政辦公室還具有二級學院內部、二級學院與學校其他部門之間以及校外交住的交流協調職能。在處理二級學院內部、二級學院與學校其他部門之間以及校外交住這些關系中，均需要行政辦公室工作人員進行協調，處理、緩解各種矛盾與沖突，保證工作的有序開展。其主要體現在部門領導間關系的協調，在涉及學院發展、教師的利益相關制度辦法等事務時，需學院黨政領導通過召開黨政聯席會等充分進行溝通、交流，行政辦公室也要綜合領導中的不同意見，消除領導間存在的分歧和矛盾，促成一致認識，保證工作順利推進。在領導與教師之間關系的協調上，二級學院的行政辦公室起到橋梁的作用。促進領導和教師之間的溝通、交流，使領導能準確把握院情，以提出相關政策。行政辦公室作為二級學院對外交流的重要窗口，做好聯絡兄弟學院和校內職能部門以及對外宣傳等工作，提高對外公關的效能，提高二級學院在校內外的整體形象，這是展示學院發展的一個重要窗口。

4 結語

高校二級學院辦行政公室對提高高校辦學管理水平和構建現代教育體系具有較大的現實意義，要充分發揮其重要作用，不斷提高工作效率，強化工作水平，使其能高效有序地運作，為高校乃至高等教育發展做出應有的貢獻。

參考文獻

[1] 杜友堅.小議高校系辦公室職能[J].溫州師范學院學報：哲學社會科學版，1999（2）：85-86.

[2] 沈席強.試論新形勢下高校二級學院辦公室職能的強化與創新[J].當代教育論壇，2011（31）：90-92.

[3] 孔曉虹.關于改進和創新高校辦公室工作的幾點思考[J].寧波高等專科學校學報，2002，14（1）：23-25.

[4] 黃士華.關于高校辦公室規范化建設的思考[J].湖北師范學院學報：哲學社會科學版，2003，23（3）：105-107.

[5] 趙敏，周建國，趙彥軍.芻議新形勢下高校院（系）辦公室管理的創新[J].河北科技師范學院學報：社會科學版，2008，7（4）：76-79.

[6] 王亞杰，俞玉飛，徐霄俠.高校院系教務管理輔助系統的初步設計[J].安徽電子信息職業技術學院學報，2007，6（1）：16.

[7] 雷虎強.人本管理視域下的高校院（系）辦公室管理[J].福建農林大學學報：哲學社會科學版，2007，10（6）：95-98.

[8] 潘啟亮.淺論知識經濟時代高校科研管理人員的素質要求及其對策[J].廣州師院學報：社會科學版，2000（6）：88-91.