大數據時代基于云會計的財務共享中心費用管控

李延輝 王 磊 井亞芹 東方地球物理公司海洋物探分公司

引言

隨著中國國力的持續增強和經濟全球化的不斷深入，企業之間的競爭變得愈發激烈，如何在激烈的市場競爭中處于不敗之地是財務管理工作者急需解決的一項重大問題。故步自封關起門來搞建設的時代早已離我們遠去，現如今應該轉變固有的觀念與思想，與時代進行接軌，順應時代發展方向，推陳出新，革故鼎新，將“互聯網+”廣泛融入到企業財務管理工作中，加之大數據、人工智能的配合從而提高財務管理工作的效率性與規范性。在這一實際情況的推動下，財務共享服務模式就這樣誕生了。財務共享服務模式是當今時代的產物。眾所周知，報銷業務是企業財務共享中心日常工作中不能缺少的重要組成部分，下面將對費用報銷管控體系著重展開分析。

一、基于云計算的財務共享中心產生的重要意義

隨著我國經濟快速發展，財務管理體制也應與時俱進，不斷改變，財務共享中心，在當前屬于一種新穎的財務管理模式，自傳播到我國以來，得到了企業以及財務工作者的一致喜愛，由于大數據迅速應用發展，財務管理人員可以通過財務共享模式提高管理人員工作效率，使得集團內部所有子公司可以相互連接，建立完善的財務管理費用報銷管理控制流程，建立更加科學、合理、規范的費用報銷管理機制，使得報銷流程更加透明、規范，避免資金風險的產生。

對于員工的費用報銷進行嚴格的管理和控制，是企業在財務管理中工作的一項需要嚴格把關的內容，引起了學界眾多學者的重視。部分學者指出，如何使得公司內部的費用報銷、部門審核變得高效、便捷，系統自動生成相關的報銷支付單據和會計憑證，形成一種流水式網絡報銷方式，且指明當前網絡平臺中遇到的困境及如何解決，首先建立一個網上報銷系統，實現網絡報銷、財務管理、銀企直聯系統，三個系統之間完成結合，使得財務記賬、銀行付款等工作能夠實現自動化；另有一部分學者，就一些企業中沒有專用發票，只能開出普通收據情形，創立出一種以“云計算”為基礎的費用報銷方式，這最顯著的變化是將原來傳統意義上的報銷單據轉變成企業云平臺上處理的相關數據。

二、大數據時代基于云會計的財務共享中心費用報銷管控流程

財務共享中心模式，為當今一種全新的財務管理方式，已經獲得許多企業的認同。“萬物互聯，催生世界蝶變”，大數據、云計算、物聯網各種技術發展迅猛，推動企業完成財務管理工作的轉型升級，縮短財務工作人員工作時間的同時節約企業費用管理開銷。財務共享系統在對費用進行報銷時，可以將紙質版報銷發票通過掃描的方式上傳到云會計操作平臺，實現實時傳送，免除掉沒有必要的人工環節，負責報銷的員工、財務審核員工、檔案管理人員、部門負責人均可通過網絡對報銷過程進行實時監控。下面筆者將從五大方面對企業財務共享中心中的費用報銷的管理控制流程進行論述。

(一)報銷申請

眾所周知，管理的第一條程序是進行報銷申請，財務共享服務模式也是采取相關步驟。第一步需要對報銷類別進行確定，根據報銷類別與相對應的預算項目進行對接。費用的預算會根據部門、出差類別、人員數量以及級別標準進行具體的分項，還可以將項目劃分為具體的二級分類，例如餐補、車補、管理費用、辦公費用以及住宿費用等等。具體事例，一些員工將要去外地出差，首先應該要在計算機中進行出差申請，然后根據職位按照不同的標準確定住宿以及出行工具。社會發展不斷加快，為了滿足各種工作人員的出行以及住宿要求，各大商旅平臺推出了適合各類人群的便民措施。例如接機服務，會根據不同人員的需要懸著不同的出行工具進行接機；叫醒服務，會為早起趕行程的工作人員提供叫醒服務。出差人員也可以根據出差的人數，不同人員對車型的要求進行選擇；也可以在攜程、同程、去哪網等網站進行機票、火車票、客車票的預定；我們可以從中看到商機，簡化出差人員的報銷流程，建立費用管控分享系統，更加積極地與商旅平臺企業進行合作，幫助出差人員解決出行困難的問題，進而實現出行、住宿、餐飲一條龍服務。出差人員可以根據實際要求，向商旅平臺發送指令。商旅憑條應該根據客戶需求設立自主處理以及委托處理兩種模式，方便外出工作人員進行選擇。既可以選擇出差人員自行結算的方式，也可以月末或期末余企業進行統一結算方式。

此外，財務工作人員會對收到的票據開展初審，審核完成后，影像管理系統會快速掃描識別該票據，使得票據上傳到數據庫中；初次審查后的票據將進入費用報銷系統，在子公司審核的工作人員進行原始票據除此審核后會發送到財務共享系統進行重復審查。在瞬息萬變的互聯網時代，財務共享中心的相關費用報銷系統，具備高級電子影像——OCR 識別功能。此功能通過高科技技術快速識別支票上的信息。對于那些統一打印表格識別稅收業務的單據也可以進行輕松的識別；除此之外對于打印質量不高，清晰度差的印刷體內容也可以通過表單識別技術進行輕松識別。這些都是傳統財務工作中難以解決的問題。與此同時，費用管控共享平臺一定要具有自動的發票檢驗真偽的功能，而且發票真偽的檢驗應該與票據傳輸同時進行。一經發現票據出現問題，費用報銷的流程會立刻停止。這是一種避免出差人員造假的重要手段之一，可以有效遏制工作人員弄虛作假，損害公司經濟利益，給企業造成難以挽回的損失。

(二)主管領導審批

第二個步驟，即部分負責人，對于報銷人員提交的票據的真實性、有效性進行核查。在云會計平臺中單位領導可以打破時間與地域的限制，通過網絡實現數據真實性審核。由于電子影像的存在，主管不用對原始票據進行復核，目前的財務共享中心，便可以實現審核電子數據影像的簡單操作。最大限度內上提高財務報銷的效率與便捷性。

截至目前，票據的審核工作主要集中于出差補貼、報銷時間以及報銷金額的處理上。首先應該將票據時間與工作人員的出差時間進行對比，確定其是否一致，費用的補貼是否與出差人員級別標準相符；其次，要將影響的清晰度以及準確度進行核對，確保數據金額以及公章的真實性等等。財務共享中心的主管人員應該對報銷工作進行統籌安排，每個項目都有專門人員進行負責，根據業務性質將工作細分到人頭。

(三)結算報銷

在會計審核工作完成進行集中稽核后，將生成支付憑證，同時對資金管理系統發出指令，由財務共享中心的工作人員進行審批。審核無誤后向資金管理系統發送付款指令，鑒于資金管理系統與銀行相互關聯，所以銀行工作人員在接收到指令后會將款項直接支付到申請人的賬戶中。這種銀行與企業相互關聯的相識可以提升支付款項的效率性、便捷性以及準確性，在一定程度上既可以避免財務風險的發生也使得工作人員減少時間和精力的投入，高效的開展其他的工作。

(四)檔案管理

在費用報銷過程中，傳統意義上的報銷需要經過票據傳遞、稽核、歸檔三個主要階段。可謂“萬事俱備，只欠東風”，檔案的歸類工作是報銷工作中至關重要的一步。相關財務工作人員需要對原始憑證進行認真校對，核對無誤后方可非打印憑證。并且需要將索引號進行仔細核對，交由主管領導進行再次審核并進行蓋章確認，同時做好實物交接工作。財務共享中心在取得紙質版單據后，檔案管理人員需要及時將紙質版票據與影響進行對比，然后歸納成冊。

(五)員工報銷信用評價

費用報銷管理系統的中的信用評價，同員工個人的信用評價，二者是聯通的。通過對報銷人員填報數據的準確性以及報銷時間進行嚴格審查，從而確定報銷工作人員的信用等級。信用等級與財務權限相聯系，等級越高，權限越高。為了對員工的工作進行激勵，可以在實際工作中開放一定的權限，例如，那些信用等級較高的報銷員工，可以設定在一定的金額限度內獲得“免審資格”等，在獲取免除的額度范圍內可以直接由財務工作人員進行核算，從而提升企業職工的積極性與自豪感。

三、結語

綜上所述，財務共享中心服務模式的建立給財務管理報銷工作帶來無限生機與活力，利用云計算平臺以及互聯網大數據實現不同系統間的有效連接，盡可能提高費用報銷管理控制工作的高效性與規范性。經過財務共享中心服務相關的申請、審批、報銷、驗證發票，商旅平臺對接等流程，更加科學有效地提升財務費用報銷工作的創新程度，促進財務共享中心服務模式的進一步深化以及發展工作。將云計算、大數據作為技術基礎，創建的財務共享中心費用管控制度，可實現工作各環節中數據的整合及業務的對接，從而將報銷所要提供的報告、預算等材料運送到各個流程，跨時間和區域，實現與銀行系統中財務的實時到賬。流程的規范使得整個財務報銷工作變得系統、高效，降低審計成本的同時亦能提高企業的風險管控能力。