新時期會計檔案管理工作存在問題及對策

□趙秋梅 李存英 馬紅燕

新時期會計檔案管理工作存在問題及對策

□趙秋梅 李存英 馬紅燕

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展和信息化水平的不斷提高，對會計檔案管理工作也提出了一些新的、更高的要求。會計檔案是各單位重要的歷史資料，真實地反映了各單位的各項經(jīng)濟活動情況。從會計工作的社會實踐來看，會計檔案管理工作是各單位財務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是管理中相對薄弱的環(huán)節(jié)，尤其是在現(xiàn)今的信息化社會背景下，會計檔案管理中也出現(xiàn)了一些新問題，難以滿足經(jīng)濟發(fā)展的需要。我們要采取積極的應(yīng)對措施，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，做好本單位的會計檔案管理工作，加強內(nèi)部控制建設(shè)。應(yīng)該嚴(yán)格按照新的《會計檔案管理辦法》要求，健全會計檔案管理體系，規(guī)范會計檔案的管理工作，加強對其質(zhì)量的控制，提升會計檔案管理工作的整體水平，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

一、新時期會計檔案管理工作存在的主要問題

當(dāng)前，針對我國企事業(yè)單位會計檔案管理的實際情況，我國的會計檔案管理工作存在以下幾個方面的主要問題：

（一）會計檔案管理的意識淡薄

在實際工作中，各企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)管理人員等對本單位的資金管理和會計核算工作通常都比較重視，但是對于會計檔案的歸檔、保管及銷毀等工作思想上重視程度不夠。很多單位認為會計檔案管理工作比較簡單，管理人員不需要過多地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就能勝任，所以，一些單位的會計檔案管理人員缺乏必要的檔案管理知識，不了解檔案管理的基本流程和具體步驟，整理出來的會計檔案難以達到國家的相關(guān)要求，不方便查閱和使用；有的單位由于人員所限，沒有專（兼）職會計檔案管理工作人員，會計檔案直接由單位的會計人員長期進行保管。

（二）電子會計檔案管理不到位

多年來，在會計檔案管理中，很多單位非常注重對會計憑證、會計賬簿、會計報表等各種紙質(zhì)檔案的歸檔和整理工作，仍依附于大量的紙質(zhì)媒介進行會計檔案管理工作，而忽略了對于電子會計檔案相關(guān)數(shù)據(jù)整理以及軟件讀取平臺的建立。當(dāng)今世界是一個信息化和網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的時代，越來越多的憑證、賬簿和報表在電算化下以電子形式產(chǎn)生和傳輸，生成了大量的電子會計檔案。而在實際工作中，一些單位沒有制定專門針對電子會計檔案的管理制度，忽視了對電子會計資料的相關(guān)格式轉(zhuǎn)換和對磁存儲介質(zhì)的保管工作，使得存儲在相關(guān)介質(zhì)上的信息沒有辦法讀取，各種安全措施不到位，有的甚至造成數(shù)據(jù)信息的丟失和數(shù)據(jù)庫的破壞。

（三）會計檔案管理制度不完善

完善的會計檔案制度可以促進單位的會計管理工作高效運行。按照我國內(nèi)部控制管理的要求，各企事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的會計檔案管理制度，但是，有很多單位并沒有根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定建立符合自身情況的會計檔案管理制度，使得會計檔案管理人員在工作中沒有制度依據(jù)，難以做到科學(xué)、規(guī)范管理。即使有的單位建立了相應(yīng)的會計檔案管理制度，但是制度不夠健全，有的也沒能根據(jù)國家相關(guān)新政策及時進行更新，執(zhí)行難以到位。另外，在會計檔案管理方面，也沒有形成相應(yīng)的監(jiān)督機制，管理模式和管理手段與實際情況脫節(jié)，出現(xiàn)問題時，難以明確和追究相關(guān)人員的責(zé)任。

二、新時期加強會計檔案管理工作的相關(guān)對策

（一）提高相關(guān)工作人員的思想認識

單位的會計檔案是記錄企事業(yè)單位經(jīng)濟活動的重要資料和有力證據(jù)，既是重要的經(jīng)濟史料，又是單位整體檔案的一個必要組成部分。在信息時代，會計檔案管理工作的作用越來越明顯，會計檔案為加強單位財務(wù)管理、進行績效考評、實行責(zé)任審計等提供了必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，具有重要的、不可替代的作用。

為了發(fā)揮會計檔案的重要作用，首先，要加強宣傳，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部和有關(guān)工作人員從思想上重視會計檔案管理工作，在會計檔案管理工作中，能夠積極支持和主動配合，共同做好單位的會計檔案管理工作。其次，在新時期信息化的大潮中，會計檔案管理工作較傳統(tǒng)管理方式有了很大的變化，對會計檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。單位的領(lǐng)導(dǎo)要支持相關(guān)的工作人員加強專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，作為會計檔案管理人員自身，也要嚴(yán)格要求自己，力爭使自己成長為具有過硬的專業(yè)素養(yǎng)和操作技能的會計檔案管理人員。

（二）加強對電子會計檔案的管理

一般而言，對于紙質(zhì)的會計檔案管理工作，相關(guān)的管理人員能夠駕輕就熟，相對做得比較好；而對于電子會計檔案管理工作則還很不盡人意。隨著我國計算機技術(shù)在會計核算中的廣泛運用，為會計檔案電子信息化管理提供了可能。在日常電算化和網(wǎng)絡(luò)化的會計核算工作中，會產(chǎn)生大量的電子會計檔案，這些電子會計檔案可以依托計算機和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息的收集、保存以及檔案的自動分類、統(tǒng)計等，從而實現(xiàn)檔案的智能化、現(xiàn)代化管理。同時，管理人員也可以利用計算機相關(guān)配套的設(shè)備，比如掃描儀等，將紙質(zhì)媒介上的大量文字及圖像等轉(zhuǎn)化成為需要的相關(guān)電子數(shù)據(jù)。這樣，一方面，可以方便各單位數(shù)據(jù)信息順利傳遞，將大量的會計檔案工作進行數(shù)字化的科學(xué)管理；另一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以實現(xiàn)電子信息多地、多部門共享。現(xiàn)代化的會計檔案管理，可以省時、省力，但是，會計檔案管理的現(xiàn)代化，會涉及許多新的問題和挑戰(zhàn)，會計檔案管理者要不斷研究各種新的情況，努力學(xué)習(xí)計算機和網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)知識，對于產(chǎn)生的大量電子會計檔案，要嚴(yán)格按照新的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，實現(xiàn)會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。當(dāng)然，這需要一個長期的過程，不可能一蹴而就，要經(jīng)過長時間的努力，以及全體人員的廣泛參與，從而加快單位電子會計檔案的科學(xué)化、規(guī)范化的建設(shè)步伐，促進各單位經(jīng)濟管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）健全會計檔案管理相關(guān)制度

當(dāng)前，在各單位完整的內(nèi)部控制的管理手冊中，應(yīng)當(dāng)包括一套健全的會計檔案管理制度。相關(guān)會計檔案管理制度中，具體應(yīng)涵蓋會計檔案的整理、歸檔、傳遞、保管、借閱、銷毀等方面，要明確會計檔案的歸檔內(nèi)容和要求，梳理會計檔案管理的流程，明確各環(huán)節(jié)工作的責(zé)任人。會計檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照檔案管理制度要求，按時裝訂各種會計憑證、及時進行會計資料的整理和歸檔、定期檢查各種會計檔案的存放等情況，當(dāng)需要查閱、借出會計檔案時，要嚴(yán)格履行會計檔案的登記程序和相關(guān)手續(xù)。要建立相應(yīng)的安全保密制度，對于實際中出現(xiàn)的隨意丟放、損壞以及篡改、泄露會計檔案的各種行為實行相應(yīng)的責(zé)任追究制度，保證會計檔案的安全和完整。另外，健全的會計檔案管理制度，還應(yīng)包括會計檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督制度，作為單位內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容之一，在日常工作中，加強對會計檔案的監(jiān)督管理。除了內(nèi)部監(jiān)督外，還必須注意外部監(jiān)督體系的構(gòu)建，建議在將要修訂的新《會計法》中，增加對各單位會計檔案管理工作監(jiān)督的內(nèi)容，如要求各級財政、審計等部門在對各企事單位進行有關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容檢查過程中，應(yīng)同時關(guān)注其會計檔案管理情況，并將各單位會計檔案管理工作作為進行績效考評的依據(jù)之一，從而促進各單位會計檔案管理工作的順利開展，提高會計檔案管理的整體社會水平。

隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，會計檔案作為信息資源的重要性在各方面愈發(fā)凸顯。我們應(yīng)當(dāng)與時俱進，不斷研究會計檔案管理過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，探尋會計檔案管理的趨勢和特點，努力提高會計檔案資源的利用效率。在信息、網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，會計檔案管理者要順應(yīng)時代發(fā)展的要求，更新觀念、邊學(xué)習(xí)邊實踐，努力提高自身業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，以科學(xué)的態(tài)度進行會計檔案管理。各單位在加強內(nèi)控建設(shè)的同時，要完善會計檔案管理制度，在會計檔案管理工作中，做到依法、依章辦事，內(nèi)外監(jiān)管到位，確保會計檔案工作科學(xué)、規(guī)范，促進會計檔案管理工作有序進行，使我們的財務(wù)管理工作更上一層樓，為社會發(fā)展及經(jīng)濟建設(shè)提供更好的服務(wù)。

作者單位：河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)河北省財政廳 河北省農(nóng)林科學(xué)院

責(zé)任編輯：魏笑甜