淺談軍隊(duì)基層科研單位科研檔案的管理

謝英華，吳立利，韓鐵

軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院 a.生物工程研究所；b.科技部

淺談軍隊(duì)基層科研單位科研檔案的管理

謝英華a，吳立利b，韓鐵a

軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院 a.生物工程研究所；b.科技部

科研檔案記錄著科學(xué)技術(shù)研究的真實(shí)過(guò)程，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是科研誠(chéng)信和過(guò)程溯源的重要依據(jù)，對(duì)保證研究機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。結(jié)合軍隊(duì)基層單位科學(xué)技術(shù)研究檔案的基本情況、主要做法和管理經(jīng)驗(yàn)，闡述了科研檔案的重要性，并針對(duì)基層科研單位科研檔案管理與利用的發(fā)展趨勢(shì)提出建議。

軍隊(duì)；科研檔案；管理；建議

軍隊(duì)后勤科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱科研檔案）是具有保存和利用價(jià)值的直接記錄和反映軍隊(duì)后勤科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)革新、科技成果推廣活動(dòng)的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料的總稱[1]?？蒲袡n案記錄著科學(xué)技術(shù)研究的真實(shí)過(guò)程，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是科研誠(chéng)信和過(guò)程溯源的重要依據(jù)，對(duì)保證研究機(jī)構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。與科研檔案相關(guān)的各項(xiàng)國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)的陸續(xù)出臺(tái)，為科研檔案規(guī)范化管理提供了理論依據(jù)。在此，我們針對(duì)基層單位在科研檔案管理工作中的部分做法和經(jīng)驗(yàn)，提出一些想法建議與大家探討。

1 科研檔案管理范圍

軍隊(duì)基層科研單位是從事軍隊(duì)高技術(shù)研究和人才培養(yǎng)的重要機(jī)構(gòu)，建有綜合性檔案館（室），設(shè)專（兼）職檔案員，館（室）藏檔案主要包括科研檔案、科裝檔案、文書(shū)檔案、營(yíng)房檔案、名人檔案、聲像檔案等，其中科研檔案工作比較繁重，探索方便、快捷的檔案檢索利用方式，準(zhǔn)確、高效地為廣大科技人員提供服務(wù)，是檔案管理人員應(yīng)重點(diǎn)思考的問(wèn)題。

2 科研檔案規(guī)范化要求

2.1 積極宣傳，強(qiáng)調(diào)科研檔案的重要性

2.1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)關(guān)細(xì)化，在單位形成重視科研檔案的濃厚氛圍 單位領(lǐng)導(dǎo)始終把科研檔案規(guī)范化作為本單位科研工作正規(guī)化建設(shè)的重中之重，把科研檔案管理作為科研道德建設(shè)的重要組成部分，利用各種場(chǎng)合反復(fù)強(qiáng)調(diào)科技工作者應(yīng)將科研道德放在首位，克服科研浮躁和急功近利的思想，強(qiáng)調(diào)重視實(shí)驗(yàn)記錄、重視檔案質(zhì)量和及時(shí)歸檔，在科研活動(dòng)中大力細(xì)化檔案管理要求，采取多種形式積極宣傳檔案工作的重要性，在科研工作中形成檔案規(guī)范化的濃厚氛圍。

2.1.2 沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓制度建設(shè) 基層單位在上級(jí)科研檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位實(shí)際情況，及時(shí)制訂科研檔案管理相關(guān)規(guī)定，并在執(zhí)行中不斷完善和補(bǔ)充，通過(guò)嚴(yán)格的制度約束，提高科研檔案質(zhì)量。

2.1.3 適應(yīng)形勢(shì)，超前管理，重視流動(dòng)人員檔案管理 隨著科研任務(wù)逐年增加，進(jìn)修人員已是基層科研單位的重要力量，為規(guī)范進(jìn)修人員的科研檔案，嚴(yán)把過(guò)程管理和離崗關(guān)非常重要。制定進(jìn)修人員管理規(guī)定是前提，明確進(jìn)修手續(xù)流程是關(guān)鍵，課題負(fù)責(zé)人經(jīng)常指導(dǎo)檢查進(jìn)修人員實(shí)驗(yàn)記錄是重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)修結(jié)束前夕，檔案管理人員要全面檢查科研檔案，合格歸檔后，方可為其辦理離崗手續(xù)。當(dāng)然，在嚴(yán)管的同時(shí)還應(yīng)融入激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)嚴(yán)管加激勵(lì)，逐步提高科研檔案質(zhì)量。

2.2 有錯(cuò)必糾，確保檔案規(guī)范化

2.2.1 單位成立科技監(jiān)察領(lǐng)導(dǎo)小組 科研檔案具有很強(qiáng)的時(shí)效性，特別是眾多的產(chǎn)品研制項(xiàng)目，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)達(dá)10余年甚至20多年，時(shí)間跨度大，涉及人員多（部分科研成果涉及幾代科技人員），隨著課題結(jié)題、人員流動(dòng)等不斷變化，給檔案規(guī)范化管理帶來(lái)很大挑戰(zhàn)。不僅如此，科研檔案整理技術(shù)要求也很高，特別是生物科學(xué)研究的檔案，圖表照片復(fù)雜，稍不注意就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和錯(cuò)誤。就“檔號(hào)”而言，既要保證其連續(xù)性和惟一性，又要體現(xiàn)出全宗號(hào)、基層單位代碼、保管期限代碼、檔案代碼、年度、項(xiàng)目序號(hào)、案卷號(hào)和件號(hào)等信息。例如，“ZH301.01-Y-KJ.HKZ.HK.W-1990-005-002-004”代表軍隊(duì)某單位第一研究所后勤科學(xué)技術(shù)研究檔案永久卷1990年第5項(xiàng)第2卷第4件文字圖表檔案[2]。因此，日常檢查和規(guī)范的常態(tài)化管理尤為重要，遺漏、缺失和錯(cuò)誤必須及時(shí)糾正、彌補(bǔ)，否則，隨著人員流動(dòng)和時(shí)間的延長(zhǎng)，可能造成不可逆的損失。為此，單位成立以主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、專家為副組長(zhǎng)的科技監(jiān)察領(lǐng)導(dǎo)小組尤為重要，并根據(jù)需要，隨時(shí)啟動(dòng)檢查。

2.2.2 建立重點(diǎn)檔案的集中檢查制度 檔案館（室）依托科技監(jiān)察領(lǐng)導(dǎo)小組和經(jīng)驗(yàn)豐富、治學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐诵堇蠈＜?，定期?duì)單位承擔(dān)的國(guó)家、軍隊(duì)和地方重點(diǎn)課題進(jìn)行全面系統(tǒng)的檢查；每年對(duì)全體中期考核研究生、擬畢業(yè)研究生、來(lái)單位進(jìn)修滿1年以上進(jìn)修人員的所有實(shí)驗(yàn)記錄進(jìn)行全面檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，由檔案管理人員負(fù)責(zé)一對(duì)一、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)地給大家糾正，并向課題負(fù)責(zé)人發(fā)書(shū)面檢查糾正意見(jiàn)，以防在今后工作中再次出現(xiàn)類似問(wèn)題。對(duì)個(gè)別存在問(wèn)題較多的同志，除批評(píng)教育和限期整改之外，專家要不定期抽查其實(shí)驗(yàn)記錄并督促其改進(jìn)。

2.3 做好服務(wù)，強(qiáng)化檔案工作的常態(tài)化管理

2.3.1 充分發(fā)揮檔案管理人員職責(zé)作用，全力做好服務(wù) 檔案管理者首先要對(duì)檔案工作非常熟悉，能隨時(shí)根據(jù)科技人員特別是新進(jìn)單位人員和檢查評(píng)比時(shí)檔案質(zhì)量偏低人員需要，及時(shí)進(jìn)行對(duì)口解疑督改，并經(jīng)常與課題負(fù)責(zé)人溝通，詳細(xì)了解科技人員在檔案方面的需求，同時(shí)當(dāng)面解決科技人員日常檔案工作中遇到的問(wèn)題，使科技人員感覺(jué)到檔案管理者真誠(chéng)實(shí)意為大家服務(wù)，在工作中自然也會(huì)積極配合。這樣，比較棘手的歸檔工作，就可以順利完成。

2.3.2 加強(qiáng)外來(lái)人員教育，使新人熟悉檔案管理要求 對(duì)于每年新到單位的干部、研究生和進(jìn)修人員，集中介紹科研檔案管理的要求，詳細(xì)講解實(shí)驗(yàn)記錄書(shū)寫(xiě)規(guī)范。在研究生畢業(yè)歸檔前，將畢業(yè)歸檔要求和歸檔所需表格等制作成電子版，發(fā)給所有畢業(yè)研究生，這樣，研究生畢業(yè)材料就會(huì)完整、規(guī)范、統(tǒng)一。

2.3.3 嚴(yán)把論文發(fā)表關(guān)，促進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)科技人員在發(fā)表論文時(shí)，科技監(jiān)察領(lǐng)導(dǎo)小組的專家將抽查其實(shí)驗(yàn)記錄，如發(fā)現(xiàn)記回憶錄，記錄中的數(shù)據(jù)、圖表等與文章中有差異，則不允許其發(fā)表文章。

2.3.4 機(jī)關(guān)內(nèi)部通力合作，保證科研檔案完整性和時(shí)效性 機(jī)關(guān)部分同志的工作也涉及大量科研檔案，因此，好的相互合作對(duì)檔案管理工作非常重要，雖說(shuō)檔案管理者負(fù)責(zé)檔案接收、整理、錄入、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等，但單位承擔(dān)了多少課題，哪些課題該結(jié)題歸檔，需要計(jì)劃參謀提供信息；每年有多少博士后出站、多少研究生畢業(yè)歸檔，需要訓(xùn)練參謀協(xié)助；哪項(xiàng)大課題將進(jìn)行成果申報(bào)，與之相關(guān)的哪些成果檔案要?dú)w檔，需要成果參謀配合，等等?？傊瑱n案工作要做好，除管理者要不斷提高自身素質(zhì)外，更離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)和科技人員的支持，以及機(jī)關(guān)同志的大力幫助。

3 科研檔案管理經(jīng)驗(yàn)

3.1 日常管理嚴(yán)格

檔案管理者要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)和本單位規(guī)章制度，對(duì)日常歸檔材料始終要嚴(yán)格要求、嚴(yán)格管理、嚴(yán)格監(jiān)督、嚴(yán)格把關(guān)。

3.2 經(jīng)常服務(wù)細(xì)致

工作中要貼近實(shí)際，貼近科技人員。軍營(yíng)是鐵打的營(yíng)盤(pán)流水的兵，每年人員流動(dòng)較多，檔案管理者一定要心細(xì)如發(fā)，與相關(guān)部門協(xié)調(diào)好，總攬全所人員動(dòng)態(tài)，盯緊每一位離所人員，將其該歸檔的材料收回。

3.3 重視專家把關(guān)

檔案管理者要充分利用老專家的經(jīng)驗(yàn)和智慧。經(jīng)歷幾十年科學(xué)研究的老專家，治學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任心強(qiáng)，在科研檔案歸檔和實(shí)驗(yàn)記錄書(shū)寫(xiě)利用方面有許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，這些老專家不論在科研檔案檢查還是在歷史資料搶救性整理方面，都會(huì)起到事半功倍的效果。

3.4 重視硬件建設(shè)

檔案館（室）硬件建設(shè)是保障檔案質(zhì)量的重要條件，在配備密集架、分辨率較高的掃描儀、配置較高的計(jì)算機(jī)，并按“八防”標(biāo)準(zhǔn)裝修等基本條件滿足的同時(shí)，有條件的單位可建立榮譽(yù)成果展覽室，以方便新到所人員和來(lái)訪人員學(xué)習(xí)參觀。

3.5 提高檔案利用率

科研檔案歸檔的目的，一是對(duì)科技活動(dòng)歷史資料集中長(zhǎng)久保存，二是方便科技人員使用檔案，從而減少重復(fù)實(shí)驗(yàn)和避免走彎路，促進(jìn)科學(xué)研究。檔案管理者在嚴(yán)格遵照管理規(guī)定，積極為科技人員提供檔案閱覽、借閱的同時(shí)，還應(yīng)注重對(duì)日常紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步收集，將館藏成果檔案和名人檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，努力將“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，不斷提高檔案利用率。

3.6 培養(yǎng)優(yōu)秀檔案員

檔案員的素質(zhì)能力在一定程度上決定著檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。檔案管理者要有責(zé)任心，要主動(dòng)管理，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不能止步于墨守成規(guī)的保管者，應(yīng)借助辦公自動(dòng)化，探索檔案資料的網(wǎng)上利用形式，促進(jìn)檔案服務(wù)由封閉型向開(kāi)放型、由滯后型向超前型轉(zhuǎn)變。

4 科研檔案管理建議

4.1 科研檔案電子化、信息化勢(shì)在必行

人類社會(huì)在經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的數(shù)千年農(nóng)業(yè)社會(huì)及數(shù)百年的工業(yè)社會(huì)進(jìn)程之后，開(kāi)始邁入信息化社會(huì)，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益廣泛深入，科研檔案電子化、信息化已是大勢(shì)所趨，廣大科技人員記電子檔案的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，“科研信息化（e-Science）越來(lái)越被科技界所接受，歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家將其立為國(guó)策[3]”。因此，大力宣傳倡導(dǎo)科技人員充分利用我院開(kāi)發(fā)的“電子檔案記錄本”，是檔案管理人員的責(zé)任，這樣既滿足了科技人員記電子檔案的需求，也保證了實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的原始、準(zhǔn)確、真實(shí)性，并為日后科技人員借閱、利用檔案提供了方便。

4.2 充分利用好已歸檔的科研檔案

檔案工作的基本任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家和軍隊(duì)檔案工作規(guī)定，確保檔案的完整與安全，并充分利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。如美國(guó)國(guó)家檔案館規(guī)定，“檔案館的職責(zé)是收集資料加以保管以供世界各地學(xué)者研究之用[4]”。如何利用好科研檔案，是檢驗(yàn)檔案工作水平的重要標(biāo)志，是直接影響檔案工作發(fā)展和發(fā)揮作用的重要因素。所以，檔案管理人員要及時(shí)總結(jié)檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題，進(jìn)行論證分析后提出改進(jìn)意見(jiàn)和措施，不斷提高檔案管理水平。

4.3 檔案管理人員要相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)

在日常檔案管理中，檔案管理者應(yīng)掌握整個(gè)單位課題申請(qǐng)及結(jié)題情況，能指導(dǎo)監(jiān)督科技人員按檔案管理要求及時(shí)歸檔，在利用者借閱檔案遇到問(wèn)題時(shí)能提供咨詢服務(wù)，解答問(wèn)題。如果檔案管理者更換頻繁，對(duì)單位情況了解不深，不僅不能提供良好的服務(wù)，而且容易發(fā)生失、泄密等情況。此外，檔案管理者應(yīng)走出去，多參加檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)，與同行交流，吸取先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)。

[1]DA/T 1-2000軍隊(duì)檔案工作基本術(shù)語(yǔ)[S].

[2]GJB 6146-2008軍隊(duì)后勤科學(xué)技術(shù)研究檔案整理技術(shù)要求[S].

[3]閻保平.數(shù)據(jù)密集時(shí)代的科研信息化[N].中國(guó)科學(xué)報(bào)，2014-03-10（8）.

[4] 王應(yīng)解.淺議《檔案法》修改的幾個(gè)原則[J].檔案學(xué)通訊,2007,178（5）:43-46.

G27

A

1009-0002（2017）04-0542-03

2017-05-18

謝英華（1971- ），女，實(shí)驗(yàn)師，（E-mail）xieyh197102@126.com；吳立利（1969- ），女，館員；二者為共同第一作者

韓鐵，（E-mail）524608150@qq.com

10.3969/j.issn.1009-0002.2017.04.028