跨流域調(diào)水工程檔案管理工作實踐分析

郭東升

摘要 我國地域遼闊，水資源分布不均衡，南方水量大，北方水量小，因此在1952年便提出了“南水北調(diào)”的水利工程建設(shè)方針。經(jīng)過60多年的水利工程建設(shè)，目前我國已經(jīng)建成了20余項大型跨流域調(diào)水綜合利用工程，例如：引灤入津工程、引黃入晉工程、引江濟太工程等，這些工程給社會的發(fā)展和人民生活水平的提高帶來了無盡的效益。我國調(diào)水工程仍處在全面建設(shè)中，跨流域調(diào)水工程項目的數(shù)量非常大，工期非常長，而要有序統(tǒng)籌和組織上百家的建設(shè)單位進行工程建設(shè)，保證工程質(zhì)量按期完成，對工程檔案的管理必不可少。因此，本文結(jié)合跨流域調(diào)水工程檔案管理的特點，在實踐流程上進行分析，詮釋跨流域調(diào)水工程檔案管理工作中心思想與核心內(nèi)容，并結(jié)合實踐經(jīng)驗對遇到的問題提出有效的解決方法，為提高跨流域調(diào)水工程檔案管理工作效率與質(zhì)量提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞 跨流域調(diào)水；檔案管理；實踐分析

跨流域調(diào)水工程量大、涉及單位多、時間跨度長，在工程銜接、項目決策、審計稽查、竣工驗收、運行維護等方面的工作中，工程檔案具有非常重要的作用。水利工程檔案管理內(nèi)容劃分非常的復雜，尤其是跨流域水利工程，劃分出多個標段的檔案，同時由于工作地點的不集中，在檔案管理上還需要采用分級化的管理方式，才能保證檔案管理的完整性、可用性和規(guī)范性。水利工程檔案管理首先要建立科學化的檔案管理體系，包括檔案人員體系、檔案收發(fā)體系、檔案歸類體系和分級化的監(jiān)理體系，各個環(huán)節(jié)都要通過流程銜接，制度約束，才能夠保證檔案管理工作的有效性。

1.跨流域調(diào)水工程檔案管理概念與特點

跨流域調(diào)水是對水資源合理應用的重要手段之一，其空間尺度較大、調(diào)水距離遠、工期長、涉及單位多，所以建立跨流域調(diào)水工程檔案對于保證工程規(guī)范化實施，提高工程項目質(zhì)量，加強監(jiān)理水平和后期的使用與維護工作具有非常重要的作用。跨流域調(diào)水工程的檔案管理與一般的水利工程檔案管理不同，其更加復雜、多變，牽涉企業(yè)眾多，涉及環(huán)節(jié)繁雜，檔案的利用率也非常的頻繁。跨流域調(diào)水工程檔案管理的特點主要包括以下幾個方面。

第一，跨流域調(diào)水工程量巨大，單憑國家或者地方獨立投資建設(shè)難以保證資金上的充足，所以往往都是由國家、地方、銀行、投融資渠道等多方聯(lián)合籌款興建項目。而作為投資人對項目的效益尤為關(guān)注，這就要保證檔案管理中對于多元化的投資方式和比例檔案管理到位，避免出現(xiàn)法律上的糾紛。

第二，在管理模式上采用項目負責制、招投標制、工程監(jiān)理制和合同制的管理方式，這就需要有制度、規(guī)范協(xié)調(diào)各參與方的利益，并且通過工程檔案的管理能夠為后進入的施工方找到工作的參考依據(jù)和建設(shè)規(guī)范及標準，協(xié)調(diào)工作內(nèi)容，保證工程項目的有序進行。

第三，跨流域調(diào)水工程的檔案主要涉及到合同、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、指示文件和其他類文件，各部分文件類型又劃分出多種類型的子文件類型，如：設(shè)計文件包括設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、設(shè)計答疑等文件；合同文件包括采購合同、施工合同、監(jiān)理合同等，要做到文件的統(tǒng)一和有序管理必須根據(jù)工程整體項目的實施過程有序的劃分，才能做到檔案的科學利用。

第四，跨流域調(diào)水工程工期長，施工企業(yè)參與和準入的時間不同，這就會導致工程項目的整體質(zhì)量難以保證，所以工程檔案管理中的施工建設(shè)參數(shù)、材料參數(shù)等重要信息可以作為施工過程的重要參考。檔案管理人員不僅要熟悉水利工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的施工過程，而且要清楚的知道不同檔案資料對不同企業(yè)的用途，做到檔案的合理利用。

2.跨流域調(diào)水工程檔案管理實踐流程

跨流域調(diào)水工程檔案管理能夠為項目決策、項目建設(shè)、項目監(jiān)理、審計稽查、竣工驗收、投產(chǎn)運營、擴建改造、維修維護等提供全面可靠的資料支撐。檔案管理工作流程包括前期信息的收集、立項資料的管理、設(shè)計資料的管理、招投標資料的管理、施工資料的管理、監(jiān)理資料的管理和建設(shè)資料的管理等。根據(jù)跨流域調(diào)水工程的生命周期逐一的建立檔案，形成有序的檔案管理體制，在不同階段都應制定及時有效的管理辦法和檔案管理細則，根據(jù)具體項目的建設(shè)內(nèi)容進行檔案的有序劃分，始終保證檔案的連續(xù)性和檔案管理的可控性。

跨流域調(diào)水工程的過程管理非常重要，而檔案管理內(nèi)容則涉及到每個環(huán)節(jié)銜接的重要參考和質(zhì)量控制標準。在檔案管理中，要強化關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案管理，對每個子項目的建設(shè)過程細節(jié)進行控制和管理，保證工程質(zhì)量和工程進度的順利實施。首先在對招投標文件進行管理時要明確提出應歸檔材料的具體內(nèi)容、數(shù)量與規(guī)范，便于對項目的參與單位進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理；其次要在工程建設(shè)過程中，對工程建設(shè)數(shù)據(jù)和工程驗收數(shù)據(jù)進行整體把控，保證檔案信息與工程項目建設(shè)信息準確無誤。最后將檔案管理工作與工程建設(shè)的總目標聯(lián)系起來，建立規(guī)范的檔案使用制度，明確檔案使用章程，使檔案的使用更加規(guī)范化、科學化。

3.跨流域調(diào)水工程檔案管理實踐遇到的問題與解決方法

3.1檔案管理與工程建設(shè)進度不同步問題

跨流域調(diào)水工程工期長，一些檔案管理人員認為工作可以慢慢來，等一個子項目完成后再進行檔案的整理。這種想法是錯誤的，檔案管理工作是各工程有機的載體，只有保證檔案資料的采集、分類與工程建設(shè)同步才能夠做到準確無誤。所以，檔案的建設(shè)與管理必須要形成即時完成制度，各項目主管保證與檔案管理人員的實時溝通，實施施工前的介入、施工中的控制和施工后的驗收檔案管理模式，杜絕事后突擊整理檔案的工作做法，保證檔案信息的準確性。

3.2檔案管理人員被動接收各種資料的問題

在跨流域調(diào)水工程中，檔案管理人員被動接收各種資料的問題非常普遍，這導致檔案的利用效率低，檔案存在滯后性的問題。所以要打破檔案管理的被動局面就必須要明確好檔案管理的工作方向，處理好檔案管理與工程建設(shè)之間的關(guān)系，使檔案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分體現(xiàn)檔案資料的價值和檔案管理工作的重要性。

3.3檔案管理與使用不規(guī)范問題

一些工程的檔案管理完全是將所有資料交由檔案管理員進行整理、分類和歸檔，這導致對跨流域調(diào)水工程檔案管理不熟悉的檔案管理員，將檔案分類和歸檔錯誤，導致使用起來很難快速找到，并且容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的問題。此外，對于檔案的使用也是隨意調(diào)用，沒有嚴格的審核手續(xù)，導致重要信息被竊取，檔案的遺失等問題存在。所以在檔案管理和使用過程中，要建立檔案資料部門審核制度和檔案移交管理制度，一方面由各主管部門進行審核，確定檔案的分屬類別，便于檔案管理員進行分類管理，另一方面通過嚴格的檔案移交手續(xù)，保證檔案的使用途徑準確，有利于檔案管理員及時收回檔案，杜絕檔案的遺失問題。

4.結(jié)論

在跨流域調(diào)水工程中，檔案管理是其重要的工作內(nèi)容之一，只有加強檔案的管理工作才能保證工程的有序進行和質(zhì)量控制。在檔案管理工作中，要將檔案管理納入項目總體管理計劃中，充分發(fā)揮檔案管理的作用，明確檔案管理人員的工作內(nèi)容與職責，建立科學的檔案管理制度，從項目的計劃到實施再到后期的驗收與管理，讓檔案管理工作全程參與，保證檔案資料數(shù)據(jù)的可靠性，通過檔案管理體制的建設(shè)，讓檔案管理流程化、系統(tǒng)化，充分發(fā)揮出檔案管理在跨流域調(diào)水工程建設(shè)與管理中的價值。