高校檔案管理發展趨勢

周麗娜

摘要 高校檔案管理在學校管理中發揮著積極作用，但是在傳統學校管理中并沒有得到高度的重視。隨著現代化技術、管理方式的創新，各校開始注重檔案管理工作，據調查，高校檔案管理在未來發展中進步空間較大。對此，筆者根據多年檔案管理經驗，結合個人觀點建議，對高校檔案管理發展趨勢進行簡要分析。

關鍵詞 高校；檔案管理；發展趨勢

眾所周知，檔案具有一定的使用價值，檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰、確定、具有完整記錄作用的固化信息，并統一保管。而檔案管理就是檔案保管工作的統領。學校檔案管理主要對師生過去現在的狀態信息記錄。隨著現代化技術的進步，檔案管理形式也逐漸由紙質轉變為計算機系統管理。而在未來發展中，高校檔案管理將會以怎樣的形式發展下去，值得進一步研究。

1.高校檔案管理的必要性

高校檔案管理在學校管理中具有重要作用，但是根據現階段高校檔案管理情況看，其作用并沒有得到凸顯，一些管理者在思想意識上存在偏差，認為檔案管理只是一種形式并沒有較大的作用，其實不然，高校檔案管理在學校教育教學上有著推動效果。隨著信息計劃、互聯網的發展各校檔案管理工作也有了不同程度的進步，但想要跟上現代化發展步伐，還需要從根本上加大檔案管理工作的重視，管理者自身提升管理水平，轉變思想意識進而跟上現代化發展。另一方面，提高檔案管理工作質量，管理做到在其位謀其職，只有在這樣的形式下才能使檔案管理得到長足的發展，滿足社會對檔案管理的要求。

2.高校檔案管理現狀

2.1管理人員對管理工作缺少重視

高校檔案管理離不開管理人員的重視，但是現階段一些管理人員對檔案管理缺少重視，致使檔案管理工作不能有效進行；一些工作交接效率較低，對交接工作沒有及時進行審查，進而造成遺漏也無人理會；另一方面，一些檔案管理工作正處于信息化管理初級階段，一些原有管理人員自身工作有待進一步引導，進而造成管理人員對管理工作的不重視。

2.2缺少經濟投入

由于檔案管理工作處于起步階段，因此在一些經濟投入、基礎設施建設上投入不足，信息化管理沒有真正做到物盡其用，同時沒有高效的檢索系統。另一方面，檔案管理需要有檔案庫房、閱覽室、辦公室等基礎設施建設，但是一些學校由于規模限制，將三項基礎設施建設合并為一，不能滿足檔案設施管理要求。

2.3管理模式缺少創新

如今，傳統的檔案管理形式依然存在，根據資料的特點或是類型通過人工形式整合、歸類；接下來進行檢查一文件編碼一擬定案卷封面一密封保管。這樣的管理流程繁瑣，并且需要投入大量的人力、物力。由于每個立卷人的理念、素養不同，通常相同的檔案有多種形式。

3.高校檔案管理發展趨勢

現階段，高校檔案管理發展形式逐漸傾向信息化發展，而信息化發展不只是計算機系統上的完善，還需要從各環節中不斷的完善。針對以上檔案管理問題，筆者將其分為幾點。

3.1集成化檔案管理

高校檔案管理逐漸趨于集成化發展，只有這樣才能適應信息技術的變化，提升檔案管理技術，但是要注意在信息化管理中網絡安全性。

在進行檔案整合時，可以通過二維碼識別，進而提升工作效率，不必浪費大量的人力物力，推動檔案管理更為智能化發展形式。在高校檔案管理中，需要對每個專業檔案信息實行資源共享，為教師、學生提供更為人性化的服務。例如：信息搜索、查詢等進而提升信息準確性。

檔案管理也可以通過引進先進的搜索技術，完善相關內容，進而提升檔案管理服務水平。提升檔案的使用率，需要借助互聯網平臺建立開放型網站，同時也可以起到檔案的宣傳的作用。教師和學生通過線上搜索能夠得到全面的業務服務，極大地提升了服務方便性。

3.2擴大管理人才隊伍

檔案管理是高校管理的重要任務，表面看似檔案保管工作，但是其背后是管理者的工作努力，具有一定的技術性。尤其在信息化發展下，檔案管理走向數字集成化成為必然條件，但同時也對管理者提出了一定的要求。今后檔案管理者需要具備專業的管理知識、了解現代化發展形勢、工作經驗豐富等綜合性人才。

3.3完善檔案管理制度

企業想要長久的發展需要有完善的管理制度，當然，高校檔案管理也不例外、完善制度是高校檔案管理的前提，是確保檔案管理科學、有序化發展的基礎。跟上新時代的發展步伐，創新高校檔案管理形式。檔案管理需要秉承著依法治國的原則，使檔案管理者在工作過程中有章可循。

學校方面對檔案管理流程、方法等進行制定，并且落實到實處。如今，社會對于高校檔案管理加大了重視程度，并且出臺了相關法律制度，以為高校檔案管理作出正確的引導，提出建設化意義。在這種模式下高校檔案管理需要借助方便條件，制定完善的管理內容，確保高校檔案管理的有序進行。

3.4創新發展理念

第一，高校檔案管理堅持“以人為本”的工作理念。圍繞學校管理工作開展，尤其是教師教學、學生綜合素質的提高；第二，落實檔案管理理念。提升檔案管理人員檔案意識；第三，促進檔案工作進步，實現檔案工作的協調發展，推動學校檔案管理與現代化信息技術相融合。

4.結論

總而言之，高校檔案管理在發展到道路上需要秉承著創新的理念，進而滿足社會對高校檔案管理的要求，在發展中尋求一條嶄新的管理形式。筆者分別從高校檔案管理的重要性、高校檔案管理現狀、高校檔案管理發展趨勢3個方面進行分析，相信隨著現代化發展步伐，高校檔案管理會更加科學化、系統化、完善化。