高校固定資產清查中出現的問題及解決方案

古曉艷

(華中科技大學 現代教育技術中心, 武漢 430074)

高校固定資產清查中出現的問題及解決方案

古曉艷

(華中科技大學 現代教育技術中心, 武漢 430074)

高校資產清查是指按照政策、工作程序和方法對高校進行賬務清理、財產清查，依法認定各項資產損益，真實反映高校國有資產占有和使用狀況的工作。長期以來，由于高校資產清查不到位，表現出諸多問題。目前在資產清查中，相對較為嚴重的是賬實不符、賬賬不符以及管理部門之間沒有實現網絡對接的問題。本文對以上問題進行了細致分析，結合本校的實際做法，提出了解決的具體解決方案，為高校資產清查順利進行提供可行性方案。

資產清查； 賬實不符； 賬賬不符； 網絡化對接

0 引 言

根據中華人民共和國財政部令(第68號)中資產管理部分第四十一條和教育部有關文件精神，為進一步加強學校國有資產管理，健全資產管理制度，保證學校國有資產的安全、完整、合理配置及有效利用，完善學校國有資產的動態管理[1-2]，2015年5月我校國有資產管理處對全校設備及家具展開全面清查工作。

目前在資產清查中，問題突出的是賬實不符、賬賬不符和資產管理部門之間沒有實現網絡對接。賬實主要是指固定資產實物賬與實物不一致，賬賬不符主要是指高校管理部門資產實物賬和財務部門資產價值賬不一致[3]。現通過對資產清查中出現的這些問題深入細致的分析后，理論結合實踐，給出具體的解決方案，可以使學校的各資產管理部門準確掌握資產的總值、數量、分布、使用狀況,從而提高資產使用效率、完善資產管理信息系統，進一步健全管理制度，最終能為學校領導者做出科學決策提供依據[4]。

1 清查中出現的問題及原因剖析

高校資產種類多、數量大、分布廣、使用頻繁、更新速度快，而且由于資產管理部門沒有定期盤點資產，從而造成資產賬面與賬面價值以及賬面與資產實物之間存在差異。我校此次設備清查中出現不少問題，主要表現為。

1.1 賬實不符

(1) 有帳無物。這種情況主要由以下原因造成：已經丟失和報廢處理過的資產長期掛賬，不及時辦理核銷手續；人員調動帶走的固定資產，沒有及時辦理調撥手續；院系拆分合并后，沒有及時規范管理資產的相關手續。

(2) 有物無賬。主要原因：有些獲贈的儀器設備未登記入賬，已經竣工投入使用的基建工程，由于部門間缺乏溝通，甚至完工10多年也沒有入固定資產賬的現象[5]；已經報廢銷賬的設備，沒有及時將實物拖走。

1.2 賬賬不符[6-7]

1.2.1 設備處有賬，財務處無賬的設備

造成此類設備的原因又分為以下幾種情況

(1) 設備重復入庫建賬。經辦人將設備登記入庫后，可能因為與報賬時間間隔較長，忘記設備已經建賬入庫；或者委托其他人辦理該筆業務時沒有將驗收憑證一并交付，去財務處報賬時又重新建賬，導致同一設備有兩個不同的資產編號。

(2) 設備入庫建賬后未報銷。經辦人建賬后，由于發票無效或者經費不夠、預算不允許等多種原因，導致在財務處沒有成功報銷；或者在購置基建項目設備時，由于基建項目時間較長，分批購置的設備驗收后投入使用，但發票還沒有收到，因此不能辦理報銷手續，都會導致有設備賬而在財務處賬上沒有體現的情況。

(3) 財務處未登記。經辦人按照規定程序在設備處驗收設備入庫建賬后，并在財務處成功報賬，但財務處在核算時漏登或未登記該筆固定資產編號。此類情況較少發生，但也不排除。

1.2.2 設備處無賬，財務處有賬的設備

造成此類設備賬賬不符的原因，可能是資產管理系統出現錯誤，導致已經記錄的信息丟失。這種情況比較少，因為涉及到購置設備需要報銷時，應當在設備處入庫建賬后，財務處才會接收該筆業務的報銷。現在設備處和財務處的管理系統沒有實現對接，還不能確定有此類型設備。

1.3 管理信息系統功能不完善

目前，多數高校資產管理部門采用計算機相關管理軟件或管理信息系統來管理資產，但這些管理軟件與系統的功能主要是進行記賬和統計，不具備業務流程管理功能。同時，不同類別資產的管理部門所使用的軟件與系統各不相同，且沒有對應接口，相互之間不能兼容和進行數據交換與共享，沒有統一的綜合管理平臺全面統計各類型資產的分布情況及可以動態查詢單位的資產信息，導致系統信息共享功能受限[8]。財務處對資產進行價值核算與管理， 設備處、家具管理處進行實物賬管理，院系等部門實際使用并管理。而部門間沒有形成相互銜接和制約關系，導致部門間協調困難，造成誰都管、誰都不管的現象。

2 針對問題提出的解決方案

高校資產管理部門在重視購置資產審批程序的前提下，同時應當對資產的使用、管理、調撥、報廢等環節加強控制，規范操作，減少賬實不符現象的發生。

2.1 規范管理方便清查

目前我校Web版資產管理系統中已經加入了資產清查模塊，對資產管理系統中的數據進行整理，采取“誰使用、誰管理、誰負責”的原則[9]，在清查模塊中設置了已查到、未查到模塊，未查到根據不同原因又分為未整理、未認領和未自查。在資產清查結果選項中提供了正常、異常、單位不符、閑置、丟失、調出、重復入賬、報廢等選擇，教職工可根據領用資產的實際情況進行清查結果的選擇。各位教職工只能清查自己名下資產，不過二級資產管理員統籌管理二級單位總資產，具有替本單位的教職工資產清查的功能。對單位不符、領用人不符的清查結果要聯系到人，核實到位；對于丟失、調出、借出的設備進行匯總；已經報廢的設備要翻閱歷屆報廢審批表；閑置的設備考慮放置于調劑平臺，盤活固定資產。也可以用二維碼生成器將存儲設備信息的動態網頁批量生成二維碼，粘貼在設備上，用戶端通過手機讀取二維碼，查詢錄入設備信息并反饋到服務器端的數據庫[10]，服務器端對設備訪問情況進行統計，做出已經被訪問過的標識，方便進行資產清查。

2.2 解決賬賬不符的方法

(1) 及時報銷建賬。經辦人在設備建賬入庫后，應當及時到財務處去報銷該筆賬務；或者將發票和已經建賬入庫的憑證一起存放。完善資產管理系統的建賬入庫程序，在建賬輸入時加入識別功能，把明顯是重復建賬的識別出來，有明顯的提示，或者不便提交。避免重復建立資產賬登記。

(2) 完善入庫手續。由于各種原因，財務處未報銷成功已入庫設備，應在資產管理系統的“退庫”業務里做下賬處理；如果用自有資金購置了此類設備，也應當作退庫處理，以免自有設備記作國有資產。

(3) 做到賬賬相符。財務人員在每個月的財務系統做結賬業務的時候，財務系統將會自動詢問工作人員是否已經將固定資產實物賬與價值賬進行對賬，財務管理人員需確認已對賬后，財務系統才會對這個月進行結賬操作。在進行結賬操作后，一旦發生固定資產價值與實物賬不符合，財務人員需與固定資產管理人員互相配合查找原因，原因一經查證需馬上進行更正，例如可以將一些因時間差導致的資產臺賬已登記入賬，但是尚未到財務報賬造成的賬賬不符，編制一個資產調節表作為一個對賬依據，以保證財務處和設備處賬賬相符。

2.3 建立全校統一的信息管理系統

應將學校的資產管理與財務管理相結合，實現設備處、家具管理處和財務處的網絡對接,構建立體的框架結構，強化高校整體的核查系統[11-12]。資產管理可采用包括云計算、大數據在內的先進技術與理念，進行頂層設計，構建標準化接口的管理信息系統及數據中心、以及包括管理部門、財務部門和使用部門在內的用戶認證管理子系統。不同類型資產的管理與使用部門可在此基礎上建立其相應的管理信息系統，同時要保證各子信息系統與總信息系統數據中心之間的信息交換與實時同步。相關部門通過該系統進行資產的購置、審核報銷、配置、使用、調撥和報廢等工作的信息化管理，了解固定資產的動態情況[13]。

3 結 語

高校固定資產管理處于一個動態過程中，資產的數量和價值總量一直處于不斷增減變化中。只有通過全面、定期的對固定資產清查，才能發現管理中存在賬實和賬賬不符等問題，隨時調整工作思路與方法，為高校資源配置提供科學依據。網絡化管理可減少人工核算與管理的工作量，避免賬實不符、信息不對稱的現象發生。 因此，促進網絡資源共享建設，建立真實、準確的動態數據，提高固定資產管理的工作質量，從而全面提升高校管理工作的水平，最終實現高校資產管理數據統一、賬實相符的理想狀態。

[1] 顏 萌.基于績效視角的高校資產清查工作研究[J].實驗技術與管理，2013，30(9): 231-233.

[2] 左玉生，林 俐，孫岳明.強化資產清查工作,提高資產管理水平[J]. 實驗技術與管理， 2011，28(9):210-212.

[3] 華 杰.高校固定資產管理賬賬及賬實不符問題研究[J].行政事業資產與財務，2015，10(21): 7-8.

[4] 白廣梅，趙靖強. 論高校固定資產清查與管理的加強與創新[J].實驗科學與技術，2014,12(2): 197-199.

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[12] 趙 云. 高校資產清查網路化探析[J].實驗室科學，2015，12(4): 188-190.

[13] 胡軍偉，關 博.基于資產清查視角下的高校固定資產管理探析[J].北京工業職業技術學院學報，2013，12(4):110-113.

·知識園地·

摘 要

摘要是對論文內容不加評論和補充解釋、簡明、確切地陳述與概括。是整篇論文的重要組成部分，能讓讀者迅速總攬論文內容，是各種數據庫中常見的檢索對象。本刊采用報道性文摘，其基本要素包括研究目的、方法、結果和結論4部分。有時也包括具有情報價值的其它重要信息。摘要應具有獨立性和自含性，并且擁有與論文同等量的主要信息，即不閱讀全文，就能獲得必要的信息。摘要文字要簡明、內容要完整、具體。一般宜400字左右，英文摘要不宜超過250個單詞。

(本刊編輯部)

Analysis and Solution of Problems in the Fixed Assets Inventory in Universities

GUXiao-yan

(Center of Modern Educational Technology, Huazhong University of Science and Technology， Wuhan 430074， China)

The inventory of assets of colleges and universities is the work of accordance with policies, procedures and methods. It shall be subject to the determination of the profit and loss of assets, become a true reflection of the occupation and use of state owned assets in colleges and universities． For a long time, because of the university assets inventory is not in place, there are a lot of problems. Now, in the university fixed assets inventory， the serious problems are that the account does not match substance, and the accounts do not match each other and the management department does not realize the network docking. In this paper, combined with the actual practice of our school, the above issues are analyzed, the solutions are put forward to smooth progress of the university assets inventory.

asset inventory； account does not match substance； accounts do not match; network connection

2016-04-20

華中科技大學實驗技術研究項目基金(2015047)

古曉艷(1976- )，女，河南焦作人，碩士，工程師，主要從事教學設備的管理研究。

Tel.：027-87542823；E-mail：guxyhust@hust.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2017)01-0259-03