基于企業(yè)集團檔案管理的問題與現(xiàn)狀研究

李明

內(nèi)容摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體等其他技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理從實體管理進入到信息管理，檔案的實體管理是信息管理發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，信息管理是知識管理躍進的必經(jīng)之路，知識管理則是時代賦予檔案發(fā)展的鮮明寫照，本文重點就企業(yè)集團檔案管理的問題與現(xiàn)狀進行了研究和分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)集團 檔案管理 信息管理

檔案是社會組織在所屬社會背景活動中形成的各種記錄，檔案中所記錄的信息內(nèi)容反映著記錄事件的面貌，其信息屬性則可見一斑。檔案的本質(zhì)屬性之一是內(nèi)容的原始性，當(dāng)前信息社會，人們對于檔案的需求不僅僅在于其本質(zhì)屬性的內(nèi)容原始性，更多的是對于利用檔案中所記載的信息內(nèi)容，和信息屬性要求逐漸提高。當(dāng)前檔案學(xué)界不僅僅研究基礎(chǔ)理論，對于檔案中信息屬性與信息價值也給予了很高的關(guān)注。因此，企業(yè)中的檔案管理者如何更好地對檔案進行管理，成為其要思考的首要問題，并在管理檔案的過程當(dāng)中能為企業(yè)更好地服務(wù)。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和新時代的進步，企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位也越來越重要。

一.檔案管理理論分析

檔案管理的最終目的是服務(wù)于檔案的需求者，檔案管理的服務(wù)對象是需要使用到相關(guān)檔案的工作人員。由于人類社會以及企業(yè)的發(fā)展歷史悠久，檔案種類繁多并且數(shù)量大，如果沒有專門的管理人員做好管理工作，則會出現(xiàn)檔案散亂、分類不明確甚至是出現(xiàn)遺失的情況。因此檔案管理的工作人員主要工作是將散亂的檔案進行整理分類，并按照相關(guān)的制度要求對其進行統(tǒng)一化的管理，這也是現(xiàn)代社會對檔案管理的基本要求。而檔案的管理水平則和社會對檔案的需求有關(guān)。如果社會的發(fā)展對檔案的要求不大，對檔案不夠重視，那么檔案管理的工作自然也會水平不高。但是現(xiàn)在的社會為了發(fā)展的需求，需要對大量的檔案進行保存和參考，因此對檔案管理工作也越來越重視。目前，企業(yè)是社會經(jīng)濟發(fā)展中創(chuàng)造經(jīng)濟價值的中堅力量，因其發(fā)展的需求，企業(yè)對檔案的管理工作要求也越來越高，檔案管理者的工作也變得越來越復(fù)雜。

二.企業(yè)集團檔案管理中的問題分析

在目前企業(yè)的檔案管理中，存在著管理制度不健全的問題，導(dǎo)致管理的工作效率和水平比較低。對檔案的管理工作一般有收集、存檔、歸類、保管、外借和保密等多個環(huán)節(jié)。有些企業(yè)在這些管理環(huán)節(jié)上所制定的制度并不完善健全，存在著檔案收集不完整、存檔歸類不明確、保管不妥造成檔案遺失以及因為外借時登記的信息不健全，從而導(dǎo)致檔案沒有及時歸還或者是被損壞。這些情況都會嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，給檔案自身帶來損害。對檔案管理進行評估是指對階段性的管理工作進行總結(jié)和評價。但是目前由于大部分企業(yè)對檔案管理工作的不重視或者是管理制度不夠健全，從而導(dǎo)致檔案管理的評估體系也不健全。不健全的評估體系意味著企業(yè)不能對檔案管理的工作情況及時了解，也無法清楚地得知在階段性的工作當(dāng)中，檔案管理會存在哪些問題，不能因此而及時提出相對應(yīng)的解決方案。檔案管理工作中的問題由于不健全的評估體系而逐漸增多，最終有可能在后續(xù)的管理工作中引發(fā)相應(yīng)的風(fēng)險。目前，隨著經(jīng)濟發(fā)展的需求，對檔案管理的需求也有所增強，如果企業(yè)繼續(xù)忽視自身的檔案管理工作，只著眼于眼前的經(jīng)濟利益，最終會阻礙企業(yè)自身的發(fā)展。

三.企業(yè)集團檔案管理工作對策與方法

1.建立健全檔案管理評估體系

對企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要對其進行及時的評估。企業(yè)檔案管理也是企業(yè)日常工作運轉(zhuǎn)的一項重要環(huán)節(jié)之一，企業(yè)在對經(jīng)濟營銷狀況進行階段性評估總結(jié)的同時，也要把檔案管理工作納入到評估的范圍之內(nèi)。針對檔案管理工作的特點，制定相關(guān)的評估規(guī)則和條例。在評估的過程當(dāng)中，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并把問題在企業(yè)會議中進行討論，尋找相對應(yīng)的解決方法，防止因問題的積壓而在管理工作中出現(xiàn)風(fēng)險。

2.提高檔案管理中的信息化程度

在信息化全面發(fā)展的經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案管理的工作也要緊跟時代的步伐。企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部根據(jù)檔案的特點建立一個獨立的信息化體系，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要以及對檔案的需求，形成方便快捷的檔案信息化管理系統(tǒng)，把能夠電子化的檔案備份電子文檔，同時保留紙質(zhì)文檔，讓檔案的管理人員做好兩方面的管理工作。這樣既可以利用信息化的特點來實現(xiàn)對檔案更加方便快捷的管理，同時可以提高檔案管理人員的工作效率，進而從整體上提高企業(yè)整體的工作效率。

目前的企業(yè)檔案管理工作中，還存在著不少的問題，因此為了提高企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，就要著手解決以上存在的問題。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對管理工作的重視，完善管理制度和評價體系以及提高管理信息化的程度，同時還要提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能進一步促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，為企業(yè)帶來更好的經(jīng)濟效益。

參考文獻

[1]張向陽.如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2015（03）.

[2]徐愛萍.新時期如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者，2016（11）.

（作者單位：遼寧出版集團有限公司）