高速公路工程檔案管理探討

鐘 媚

高速公路工程檔案管理探討

鐘 媚

（廣東省南粵交通仁博高速公路管理中心 廣東韶關 512000）

本文對高速公路工程的檔案管理工作的現狀進行分析，對其存在問題進行總結，同時有針對性地提出了重視高速公路工程檔案管理工作、提高管理人員專業知識，強化檔案整理效率、加強高速公路工程檔案管理質量監督、推廣信息化和自動化檔案管理等建議，為類似問題提供參考。

高速公路；檔案管理；存在問題；建議

高速公路工程檔案屬于高速公路質量管理的一個重要組成部分，作為施工管理、竣工驗收、檢驗工程質量的重憑證，因此做好工程程檔案管理工作，可以為高速公路項目的建設、使用和養護工作提供準確、真實的依據。一般來說，高速公路工程檔案是建設過程的真實反映。它包括開工、竣工和復工申請和批準文件，單位工程和各分部分項工程的施工組織設計、施工原始記錄、隱蔽工程記錄、工程質量檢查、檢測、驗收和相關記錄和報告，竣工圖表等。總之，完整的高速公路工程檔案包括了提出項目建議、可行性研究、規劃設計、地點選擇、材料準備、工程施工、竣工驗收等全過程的資料和技術文件。

一、高速公路工程檔案管理現狀分析

（一）涉及單位多，檔案記錄時間長。

整個完整的高速公路工程建設項目，往往要牽涉到政府部門、投資單位、勘察設計單位、建設施工單位、運營使用單位、監理監督單位。從決策，設計、施工到最后竣工，每一個階段都會產生大量的原始記錄，到后期便會形成數量龐大的檔案，涉及到上述過程的方方面面。另外檔案記錄時間是伴隨整個項目的整一個周期，往往一個工程項目從項目立項、勘察設計、招標確定施工監理單位、工程施工、交工驗收、試運營到最后竣工驗收，一般最少要兩年左右時間。

（二）載體多樣化，數字化管理。

高速公路工程檔案除了傳統的紙質文件以外，其載體形式多樣，有圖紙、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤和其他高科技存儲介質。目前在高速公路工程中的設計、施工、管理、維護等各項工作中都不同程度地采用了大量先進的信息管理技術，在不同的的工作環節和管理階段，形成的檔案對新時期路橋建設工程檔案管理提出了更高的要求。

（三）不重視檔案管理工作

許多高速公路工程建設參與各方都認為建設進度控制和質量控制和成本控制是重中之重，往往因此忽略了資料管理和檔案管理工作，從而出現檔案工作滯后的現象。許多工程為保證竣工驗收通過，臨時收集資料，導致檔案管理的不科學和不準確。許多檔案管理人員有只的懂檔案管理不懂高速公路工程的相關專業知識，有的具有工程建設方面的專業特長，卻缺少檔案技術知識。導致檔案歸集收檔質量不高。檔案管理部門對高速公路工程建設竣工形成的材料缺乏嚴格的審核，甚至出現材料和工程不吻合的現象，使工程檔案的記錄作用大大降低，為日后的維修養護造成不便。

二、相關建議

（一）重視高速公路工程檔案管理工作

明確工程項目檔案管理的各方職責，將檔案管理內容列入相關職能部門的職責范圍，加強監督和過程管理。對工程檔案和資料形成定期檢查機制，采取措施避免施工時不形成資料或形成資料不及時整理的現象，將資料的遺漏補缺現象制止在初期。施工質量檢查的同時，把檔案資料的收集、整理、歸檔工作作為主要的考核內容，在每個階段考核中開展專項檢查評比，并且納入績效考核。在工程施工階段，組織專業人員編制建沒項目具體實施情況的《高速公路竣工文件編制辦法》，明確檔案資料的收集、整理內容和質量要求，檔案材料的組卷方法與要求，制定案卷的編制、編目、裝訂、保管等方面的詳盡規定。對檔案資料在形成過程中的填寫質量要求和完整齊缺進行有效控制。通過制定和落實管理辦法，統一標準要求，為施工和監理單位的資料收集提供指導性的文件。要健全檔案工作人員網絡計劃職責，明確負責范圍；健全檔案資料流向網絡，避免由于人員調動、變更。人走檔案丟的現象出現，從而保證檔案管理的質量；在工程建設過程中，時刻有對口的部門和專人負責工程建設資料的收集、整理，對建設過程中有關數據的變化要及時調整，保證檔案資料的真實性和原始性。

（二）提高管理人員專業知識，強化檔案整理效率

應定期開展高速公路工程檔案管理人員的業務學習和業務考核，使其突破舊的管理概念和固有的模式，學習和掌握新的管理方法。培訓工作應放在工程開工階段進行，并作為路橋建設工程檔案工作的重點和突破口。通過積極參與高速公路設工程檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉、提高自身的業務素質和專業技能，使高速公路工程建設工程檔案更好地服務于路橋建設建設的需要。通過對檔案管理人員的業務能力和素質培訓，提高其檔案意識，明確其檔案管理分工職責使其主動參與項目檔案的管理與控制。

（三）加強高速公路工程檔案管理質量監督

要求高速公路工程建設工程檔案達到準確和完整，檔案管理人員或相關項目職能部門必須從工程伊始，嚴把質量關，主動了解工程項目進展情況，主動配合參建單位，深入現場調查研究，對工程檔案工作實行全過程的跟蹤，同時積極督促配合設計、施工、監理、質監等部門對工程檔案的真實性、準確性進行嚴格把關。在工程竣工驗收時，嚴格執行有關的法律、法規。檔案行政管理部門還要按照相關竣工驗收等規定及國家法律法規，認真做好分類、歸檔、裝訂、編號、編目等各個環節的工作。這就要求主管部門加強檔案業務跟蹤技術咨詢服務，建立深入監督指導服務的機制，把監督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，才能有效提高建檔歸檔質量。主管部門還應主動介入，加強與項目相關單位的溝通，統一行業項目檔案管理規范，爭取與項目主管部門達成共識，建立一個切實可行的重點建設項目檔案工作監督體系。

（四）改善高速檔案室軟硬件的配置，推廣信息化和自動化檔案管理

通過購置如高清照相機、現代化掃描儀和檔案管理專用軟件等提高管理手段的技術含量，通過數字化的手段，應用先進的信息技術，將傳統形成的不同載體檔案數字化，實現檔案存儲介質多樣化，信息存儲實現網絡化，可以有效改善檔案管理環境。在軟硬件建設逐步完善的基礎上，要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段，最大程度上開發和利用檔案，服務于交通事業和社會其他部門。

將現代化的科技應用于檔案管理，提高檔案的利用效果和管理質量。利用微縮技術解決圖紙保管問題；建立起規范化、可共享的路橋建設檔案基礎數據庫，有效地實現數據的鏈接與整合，為檔案信息的共享提供資源保障。積極推進電子檔案管理、檔案網上查詢服務，使高速公路工程檔案更好地得到保管和利用。充分利用信息化管理，推動檔案工作的持續發展。充分研究路橋建設檔案在不同階段的信息管理特點，有針對性地應用先進的信息技術對不同階段形成的不同載體、不同類別數據進行科學管理。有效地實現數據的鏈接與整合，實現檔案數據的有效利用共享。不斷提高高速公路工程檔案管理人員的信息化技術水平，以適應檔案信息化、科學化發展的需要，使檔案信息化與辦公自動化同步發展。

三、結語

綜上所述，建立一套完整的高速公路工程檔案，對高速公路工程的科學管理具有重要意義。在整個項目周期內形成的高速公路工程檔案匯總建設項目各種技術資料、驗收文件等，其真實記錄整個項目施工和管理的詳細情況，為后期的維修養護和擴建改造工程提供不少技術指標，因此必須想方設法做好檔案管理工作。

[1]付巧彬，淺談高速公路工程檔案管理，華東公路，2005．5

鐘媚（1987-），女，湖南新邵人，大學本科，從事高速公路檔案管理工作

TU723

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1007-6344（2017）03-0179-01