企業數字環境下提高工程檔案電子借閱率的策略

鄭麗媛

【摘要】隨著信息技術的快速發展，對企業檔案管理方式和手段提出了新的機遇和挑戰。本文通過對工程檔案電子利用率的全面調查和分析，找出目前制約電子利用率方面存在的問題，并對問題提出可行性建議和措施。

【關鍵詞】數字檔案館；電子檔案；利用服務；策略

近年來，隨著企業數字檔案館建設的推進，越來越多的工程檔案以電子形式產生，對其的科學管理并提供利用成為了電子文件管理的重點。先后推出的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，為企業檔案館實施電子文件歸檔和管理提供了依據。

一、電子圖紙利用率現狀調查

進入21世紀，我國的電力建設處于前所未有的大發展時期，企業承接了大量的工程設計項目，項目圖紙年增長量為10萬余張，產生了大量工程設計和管理文檔，庫房利用較為緊張。在當時就引進了電子化檔案管理系統，但由于諸多因素，在過去的幾年里僅有極少數人瀏覽和下載使用，每年使用不足百冊，利用率低，難以推廣，沒有起到緩解庫房壓力的作用。

通過提升電子借閱率才能減少實物的借閱量，從而減少紙介質歸檔數量并為解決庫房壓力問題提供緩沖時間。通過數據統計，至2011年檔案管理系統中每年下載利用電子文件不足1000張，以2011年為例，電子借閱率僅為5.88%。

二、電子利用率存在的問題

通過對檔案管理工作流程的優化，運用合理的信息化手段，從根本上提升了工程檔案的電子借閱率。新的檔案管理信息平臺全面上線運行后，電子借閱率提升到75%以上。我們從“電子文件上架不及時”“電子文件查閱下載不方便”入手，層層展開深入的剖析。通過原因分析，找出了導致“電子文件上傳不及時”的9條因素，以及“電子文件查閱下載不方便”的10條因素。最終確認“單一的人工掃描上傳，檔案數字化速度慢”“電子文件命名按個人風格處理”“舊系統無查詢歷史記錄統計分析功能”“電子文件無加密保護”“設計人員傳統的借閱習慣”5項作為影響工程檔案電子借閱率的主要原因。

三、提高電子利用率的對策分析

（一）針對“單一的人工掃描上傳，檔案數字化速度慢”對策的實施。由于過去我院積累了大量的工程成品文件，所以無法在短時間內全面數字化，我們對庫房檔案進行全面的梳理，按照重要優先、利用優先的原則進行分步實施。經過考察，引進了數字檔案館管理系統，在“統籌規劃、分步實施、資源共享、應用主導、安全可靠”的原則上，在利用原有檔案管理軟件的基礎上，經過了升級版的電子檔案管理系統與數字檔案館管理平臺的融合，逐步規劃和組建了一個資源豐富、管理規范、使用便捷、安全可靠的數字檔案管理系統。

（二）針對“電子文件命名按個人風格處理”對策的實施。在電子文件命名和圖紙整編過程中發現，出版歸檔的設計成品圖紙和文件命名存在較多不規范的問題。為此，借助新的檔案管理系統確立的電子和實物整編命名規則，將這些錯誤都篩選出來進行處理。補充并修訂《勘測設計圖紙管理辦法》，進一步規范文件命名規則，完善原有編碼體系，使得設計成品的編碼規則分類更清晰，使工程檔案管理系統能夠通過編碼自動識別工程類別、工程階段以及專業分類等，便于過濾受限電子文件，更有利于工程電子文件的快速利用。

（三）針對“電子文件無加密保護”對策的實施。關于電子文件加密保護，我們考慮過兩種方案，一種是采用加密控件，提供在線瀏覽服務，另一種為受控下載方式。通過調研及評估電子文件加密軟件的加密、解密效率，服務器負荷以及執行速度等方面，最終決定采用受控下載方式結合在線瀏覽控件加密保護的方式提供電子借閱服務。

（四）針對“舊系統無查詢歷史記錄統計分析功能”對策的實施。在數字檔案館管理系統中工程檔案查詢、在線瀏覽、實物及電子借閱申請、審批中的申請狀態和歷史借閱記錄查看均可在同一個界面的不同區域中完成，便于用戶操作，提高操作效率。數字檔案館還可以對用戶的圖紙借閱、電子下載和在線瀏覽操作進行數據分析，從不同的側面來研究數字檔案館檔案信息用戶的信息需求，以便有針對性地開展檔案信息服務。上述措施實施后，工作人員普遍反饋數字檔案館檔案管理平臺使用便利，應用狀態查詢明晰，管理人員監測方便。

四、電子圖紙借閱率提升的效果檢查

數字檔案館信息平臺全面上線后，檔案信息用戶通過企業局域網隨時進行網絡查詢、瀏覽、下載和遠程查詢服務，跨越了時間和空間的限制。并能提供電子檔案光盤刻錄等數字化服務，有效地提高了工程檔案的電子利用率。經過我們的共同努力，工程檔案的電子借閱率從5.88%提升到88.6%，達到了滿意的預期目標。

五、結語

企業檔案工作者不僅應做好檔案管理與信息服務工作，更應肩負起數字化檔案信息的集中統一、完整有效和永久保存的重任，有力地推動工程檔案的電子利用率，使企業信息化建設持續健康發展，從而實現“檔案強企”的戰略目標。

【參考文獻】

[1]馮惠玲.關于電子文件管理頂層設計的若干設想[J].中國檔案，2007（4）：7-9.

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