電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

王焱

【摘要】當(dāng)前，電子文件檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)與單位的檔案管理中得到了十分廣泛的應(yīng)用，這主要是由于電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢決定的，相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)而言，電子文件檔案管理系統(tǒng)更加適應(yīng)新時期企業(yè)單位發(fā)展的需求，有著極高的效率和安全性。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計；應(yīng)用；實現(xiàn)；探討

電子文件檔案管理系統(tǒng)作為信息時代的產(chǎn)物，對企業(yè)單位的檔案管理起到了至關(guān)重要的作用，不僅能有效地提高檔案管理工作的效率，保障企業(yè)單位檔案的安全，還能大大地促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。在實際的應(yīng)用中，要不斷加強(qiáng)對電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，做到與時俱進(jìn)，切實將電子文件檔案管理系統(tǒng)與時代相結(jié)合，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的內(nèi)部管理環(huán)境。

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用趨勢分析

電子文件檔案管理系統(tǒng)主要以計算機(jī)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)電子文件的生成和儲存，電子文件檔案管理工作的主要內(nèi)容是收集電子文件、歸檔和存儲電子文件，在電子文件檔案管理工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作有著極大的區(qū)別。從檔案的收集方式來看，電子文檔管理工作具有比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作更多的收集方法，并且其具有多樣性、全面性。在電子文件檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用過程中，主要呈現(xiàn)出了以下趨勢：

（一）電子文件檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化應(yīng)用趨勢分析。電子文件檔案管理系統(tǒng)工作的核心內(nèi)容就是必須保證電子文件檔案的完整性和全面性以及可靠性，但是對于電子文件檔案管理系統(tǒng)收集的多樣性而言，這是一項具有難度的工作內(nèi)容。因此，在電子文件檔案管理系統(tǒng)可持續(xù)的發(fā)展過程中，必須不斷地規(guī)范電子文件檔案管理系統(tǒng)，才能保障電子文件檔案的完整性、全面性和可靠性，才能充分地證明電子文件檔案的管理價值和參考價值。

（二）電子文件檔案管理系統(tǒng)的一體化應(yīng)用趨勢分析。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的一體化應(yīng)用越來越廣泛，對于電子文件檔案管理系統(tǒng)來說，一體化應(yīng)用也顯得十分必要。電子文件檔案管理系統(tǒng)的一體化發(fā)展，是實現(xiàn)電子文件檔案管理安全可靠的重要保障，不僅保障了電子文件檔案的真實性，也利用一體化的技術(shù)手段實現(xiàn)電子文件檔案的安全管理。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)探討

在電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程中，必須加強(qiáng)電子文件檔案管理的流程設(shè)計，對電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)有一個清晰的認(rèn)識和目標(biāo)，根據(jù)不同的設(shè)計目標(biāo)制定不同的工作計劃，另外，電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計必須符合實際的需求；同時，要根據(jù)電子文件檔案的生命周期及其周期特征，進(jìn)行電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計，從而實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的高效、高質(zhì)量、可靠性設(shè)計。

（一）電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)探討。電子文檔管理系統(tǒng)具有當(dāng)前、動態(tài)、可逆操作的主要特征，在電子文件檔案管理系統(tǒng)中，電子文檔管理系統(tǒng)作為一個獨立的子系統(tǒng)，電子文檔管理系統(tǒng)的主要作用就是區(qū)分文檔的草稿和定稿，充分保證文檔的執(zhí)行力。要充分保障電子文檔管理系統(tǒng)作用的發(fā)揮，就必須在電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計過程中，加強(qiáng)對文檔的審核工作，并按照規(guī)范的流程進(jìn)行，對于不合格或者存在明顯錯誤的文檔應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時的修正和更改以確保文檔的可靠性。

（二）管理流程設(shè)計與實現(xiàn)探討。管理流程設(shè)計是電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的重要內(nèi)容，管理流程設(shè)計主要包括流程規(guī)則設(shè)計和系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)計。

1.在進(jìn)行流程規(guī)則設(shè)計時，需要確定電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)，對于不同的管理工作需求，要確定和設(shè)計不同的子管理系統(tǒng)功能目標(biāo)，并設(shè)計出功能使用的優(yōu)先級別。在進(jìn)行流程規(guī)則設(shè)計時，設(shè)計人員要對電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行深入的分析，并且與先進(jìn)的技術(shù)相結(jié)合，保證電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。其次，設(shè)計工作人員要對電子文件檔案管理系統(tǒng)的信息錄入和輸出內(nèi)容進(jìn)行確定。

2.在進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)計時，設(shè)計工作人員要規(guī)定電子文件檔案管理系統(tǒng)的活動要素，并設(shè)計活動集，主要包括電子文件收集、電子檔案鑒定、電子檔案整理、案卷編目等內(nèi)容。其次，設(shè)計人員要對檔案管理工作的流程進(jìn)行先后順序的設(shè)計，并做好檔案收集方法的設(shè)計和選擇，對于檔案的可靠性和安全性，在設(shè)計過程中要運用先進(jìn)的技術(shù)，預(yù)先檢測文檔的安全和可靠性，對文檔的內(nèi)容屬性進(jìn)行分析和確定，從而保證電子文件的效用。

（三）業(yè)務(wù)流程設(shè)計與實現(xiàn)探討。在電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，要通過業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化設(shè)計來實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的價值。首先，在電子文件檔案的收集階段，要利用自動化辦公系統(tǒng)對工作人員的日常文件進(jìn)行收集與歸檔，然后進(jìn)行技術(shù)鑒定，確定各個電子文件的儲存屬性，進(jìn)而進(jìn)行電子文檔的分類歸檔。其次，要對電子文件的價值進(jìn)行評定，從而確定電子文件的保管或銷毀，通過抽樣調(diào)查等方式，可以實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)空間的最大化。最后在電子文件的整理過程中，工作人員要根據(jù)文件的不同屬性、不同價值、不同存儲時長進(jìn)行分組，為電子文件的后期利用提供重要的保障。

三、結(jié)語

綜上所述，電子文件檔案管理系統(tǒng)在我國企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)檔案管理工作中的應(yīng)用十分廣泛，加強(qiáng)對電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計，是保證檔案管理安全性、高效性、可靠性的重要手段。在電子文件檔案管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用發(fā)展中，必須加強(qiáng)其規(guī)范化、一體化的發(fā)展，進(jìn)而全面地提高我國電子文件檔案管理系統(tǒng)的工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

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