數字時代供電企業檔案管理與信息化問題探討

沙麗娜

【摘要】供電企業的快速發展給企業本身的各項工作及管理帶來了越來越大的挑戰，而檔案管理是供電企業管理的重要內容，數字時代供電企業的檔案管理需要進一步提升加強，向信息化管理與網絡化邁進。本文從數字時代供電企業的檔案管理信息化的優點及必要性談起，基于供電企業的檔案管理的現狀和問題提出改革方向，以期為供電企業檔案管理的數字化、信息化、網絡化提供建議和參考。

【關鍵詞】 供電企業；檔案管理；信息化

供電企業的發展與社會能源的需求和供應密不可分，而隨著社會能源的需求量越來越大，供電企業的發展也越來越快，而企業的管理更是為經濟的發展提供后盾的保障。企業的檔案管理工作也越來越復雜和龐大，人工檔案管理出現的問題也越發重要。網絡的普及和廣泛應用、數字時代的來臨為企業的檔案管理提供了新的改革出路，檔案管理的信息化具有使用和管理多方面的優勢。而利用信息化的檔案管理模式需要從意識、模式和水平幾方面去提高。

一、供電企業檔案管理信息化的優點和必要性

（一）提高工作的效率和標準化水平。檔案管理的信息化能夠大大提高管理的工作效率，人工的檔案管理都是采用人工錄入和檢索，在查找和歸檔方面都需要長時間的檢索和核對，而信息化的管理模式則可使用光標掃描等現代科技手段去實現檔案的錄入，在檢索時也不必查找大量資料，檢索使用非常快速方便。而人工模式的管理不免會出現錯漏，但信息化的檔案卻可以大大降低這種錯漏幾率，甚至可能實現無錯漏現象。對于管理工作的標準化是一個很大的提升。

（二）信息化可以實現資源共享，便于企業的檔案使用和交流。目前的企業大都存在部門之間各自為政的分隔問題，這種分隔十分不利于企業的整體管理。而信息化的檔案管理可以實現資源的共享，即統一檔案資料，可以在不同部門之間傳遞和共同使用，避免了部門間的獨立管理產生的重復作業和孤島效應，對于企業的檔案交流和通用十分必要，同時也更方便企業對外交流時的檔案調取。

（三）信息化管理的安全性。普通的人工檔案管理大多采用集中管理方式，且一般不會提供備份，一旦丟失或發生意外受損，則彌補起來極為困難，甚至可能需要重建，更是要消耗大量人力物力。而且由于檔案的數量較多，需要一定空間去儲存管理，也會隨時間定期淘汰一部分原始檔案，檔案的時效較短。而信息化的管理則采用網絡式檔案儲存，且會做出網絡云端備份等，即使網絡狀況遭到意外，也可以通過網絡找回，為檔案的安全提供了一分保障。而信息化網絡管理空間巨大，可以足夠容納供電企業的所有檔案內容，不需要短期的檔案淘汰，因此也加長了檔案的時效。

二、供電企業檔案管理的現狀和主要問題

（一）供電企業檔案管理信息化意識不強。目前的供電企業檔案管理情況主要為，省市級供電企業設有檔案室，也有專門的檔案管理人員，對檔案的分類和分別管理也有區分，而縣級供電企業的檔案管理一般只有辦公室的人員進行職責性的兼管，并沒有專門人員和機構去管理檔案。而這種現狀下，供電企業的檔案管理對于進行信息化管理的需求和意識卻并不強烈。實際上，省市級的供電企業檔案一般都是比較龐雜的，人工的管理難免會出現許多問題和不足，縣級的供電企業檔案管理又沒有專人負責，安全性和管理的標準化規范性都十分堪憂。因此檔案管理的信息化是十分必要和有意義的。

（二）供電企業檔案管理標準不一。供電企業的檔案管理是有法可依的，也有一定的國家標準，如《檔案法》《文書檔案案卷格式》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律法規中都有一定的規范標準，國家也會定期對企業進行指導和檢查。但供電企業本身的管理卻存在許多問題，對相關標準的理解和實施都缺乏適用性，根據企業自身的情況針對管理的標準制定往往不盡科學合理，不能根據企業實際制定使用管理標準，使檔案管理出現混亂，降低檔案管理的效率。

（三）供電企業檔案管理水平不高。當前供電企業的檔案管理大部分仍以人工模式為主，盡管有些開始使用了計算機技術，但數字化程度并不高，人工管理還是主力軍，而人工模式的檔案管理水平有限，主要是存在于管理、使用和檢索以及人員水平等方面。檔案管理的數字化缺少長遠計劃性和宏觀管理，使信息的錄入和使用的時效較短，對于企業長期發展中的檔案管理十分不利。而在使用信息時也往往會陷入被動，對于信息化的管理模式的被動接受使信息化的管理過程中缺乏主動的管理能力。而檔案的檢索采用了一定的數字化信息化管理模式，但目前的檢索能力還無法實現完全的智能檢索，對有些文件和資料的識別度還不夠，仍需要人工輔助。而信息化檔案管理的使用人員素質和水平也有待加強，對于信息化的錄入、檢索等工作的能力不夠，責任心也不強。綜合來看，當前供電企業的檔案管理水平還需要有很大的提高。

三、供電企業信息化檔案管理的改革方向

（一）建立開放管理的新模式。供電企業的檔案管理迫切需要改革，減少對人工管理的依賴，建立信息化的管理新模式。這首先需要企業工作人員樹立信息化檔案管理的意識，認識到檔案管理信息化的必要性和重要意義，加強管理人員的責任心。從意識上開始，建立一個開放管理的現代化新模式，逐步進入檔案管理信息化時代。 （下轉第99頁）（上接第76頁）

（二）完善檔案信息數據庫。從檔案管理標準和水平上，首先要完善檔案信息的數據庫管理。從加快基礎設施建設開始，使用先進設施設備，采用現代化信息技術的錄入。而完善檔案信息的過程中，更需要根據實際情況，適時地進行檔案的調整和更新，使檔案信息的數據庫處于動態最新狀態，增強檔案信息的實時性和實用性。此外對于檔案管理的安全性和保密工作也要加強管理和警惕，對于網絡環境的安全，要進行多方面的殺毒、防火墻、密碼等設置，嚴防黑客和網絡病毒的入侵，保護檔案的網絡安全。對于人員的管理也需要進行一定的保密責任處理，一旦發現泄露企業機密人員，嚴肅處理，同時在企業內部制定對應規章。

（三）逐步實現網絡化管理。檔案信息的網絡化管理不能一蹴而就，需要逐步建立完善。網絡管理的優勢和好處是能夠使企業各部門間進行信息的交流互通，也能夠便于檔案的不同地、不同時段的檢索。但又由于網絡的開放性，企業的檔案信息的流通范圍需要進行限制，所以也需要企業根據自身實際情況，進行選擇網絡共享區域，明確哪些檔案信息能夠被哪些部門檢索，在保護企業內部信息安全不被公開的前提下，設置能夠便于企業內部檔案信息交流和檢索的網絡環境。

（四）加強提高管理人員的能力水平和工作素質。檔案管理的信息化不代表脫離人的管理，離不開管理人員的工作，而信息化的管理工作也對這些檔案管理人員提出了更高的要求。首先是對檔案管理的保密意識和責任心，然后是工作的水平和素質，不僅要求有較強的檔案管理能力，熟悉檔案管理工作，還需要有較高的計算機操作水平。結合各方面的素質要求，建立一支信息化的檔案管理隊伍。

四、結語

供電企業的檔案管理事關企業的整體發展和綜合實力，需要不斷加強建設，數字時代下信息化的檔案管理已成為必然趨勢，而結合實際，從意識、管理模式、管理水平等方面，全面建立完善信息化的檔案管理也是企業長久穩定發展的必然要求。

【參考文獻】

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