淺析信息時代下電子檔案管理的應用

趙文婷

【摘要】電子檔案的飛速發展，對于傳統檔案產生了巨大的沖擊，相應的傳統檔案的管理方式也不再完全適用于電子檔案管理，那么在電子檔案的管理過程中，當然不可避免地存在著很多問題。因此加強對電子檔案管理的研究，是推進我國電子檔案管理進程的必要措施。本文首先從電子檔案管理應用存在的問題進行探討分析，然后闡述了電子檔案與傳統檔案相比的優越性，最后對如何做好電子檔案的應用提出了相應措施。

【關鍵詞】信息時代；電子檔案；管理；應用

一、電子檔案管理應用現狀及問題

電子檔案是指能夠由計算機直接進行處理保存的政府和企業形成的具有價值的文獻資料，它不同于傳統的紙質文檔，其儲存介質是硬盤、優盤和磁盤等。這也就要求不同于傳統紙質文檔的管理方式。電子文檔的管理人員必須對電子文檔有深刻的認識，才能更好地完成電子文檔管理作業。

電子文檔是信息時代的產物，是近幾年隨著信息技術的發展所興起的，所以相應的管理方法和政策還不盡完善。而更好地進行電子檔案管理工作的重要前提就是能夠清楚的對當前電子檔案管理工作所存在的問題有清楚的認知，并在此基礎上提出相應的解決方案。筆者通過研讀文獻及進行調研，歸納出電子檔案管理主要存在以下幾點問題：

（一）電子檔案管理規章制度的落后。由于電子文檔在近幾年剛剛興起，所以相對應的制度和法律并不完善。這就造成了在對電子文件和電子文檔進行管理時，沒有一個可靠統一的法律制度作為保障。電子檔案的管理不同于傳統紙質檔案的管理，傳統紙質檔案只需在收集、價值評定和保管時進行妥善的管理和處理，其完整性和真實性基本就能夠得到保障。但由于電子文檔的的特殊性質，如果在對電子文檔進行處理的某一步驟出現問題，都會對其真實性和時效性產生威脅。因此，在當前的信息時代背景下，應該盡快加強電子檔案管理相關制度的建設。

（二）電子檔案的管理得不到全方位安全保護。在對電子檔案進行管理時，其安全性面臨的威脅來自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。這就要求重視電子文檔在形成、處理和歸檔涉及到的每一環節，對其進行全方位的保護。而且威脅電子文檔管理的因素不止操作因素，還有一些人為因素。因此應該對電子文檔管理人員進行專業的培訓以及加強其在日常操作過程中的監督，以此來減少由于人為操作造成的對于電子文檔安全性的威脅。但是現在電子文檔管理仍然采用哪里有病哪里進行醫治的措施，導致了沒有充足的電子檔案安全保護能力。

（三）電子文檔管理粗糙。目前由于電子檔案管理的相應軟件和制度還不夠健全以及運行不夠標準。雖然一些有關的檔案管理部門對于本企業電子檔案的管理制定了專門的管理制度，但也僅僅只是針對電子檔案在某一環節的某一方面，尤其偏重于對于電子檔案的收集和整理。但在電子檔案的保密管控處于粗糙化管理階段，這也就導致了電子文檔的機密性不能得到很好的保障。

（四）缺乏專業的管理人才。由于電子檔案的特殊性，要求其管理人員不僅要擁有扎實的檔案管理知識，還要能夠對計算機軟件進行熟練的使用。但是由于電子檔案剛剛興起，相應的對于電子檔案專業管理人員的培訓課程設置還不夠完善和合理，也就導致了現在的電子檔案管理人員對于電子檔案管理的基本理論知識掌握的很扎實，但對于相關的計算機軟件并不能很好地進行操作。專業的電子檔案管理人員是現在社會上的一大缺口。

二、電子檔案管理的優勢

（一）降低工作強度，提高工作效率。由于電子檔案管理的一系列操作都是通過計算機進行的，相比于傳統的紙質檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計算機具有能夠同時快速處理一定數量的數據的優勢，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過計算機進行處理和操作的，相對于傳統文檔由人力做主導，這就大大的降低了工作人員的工作強度，工作人員現在只需點擊幾下鼠標，就能夠完成之前需要很長時間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。

（二）有效防止管理過程中的遺漏。因為對于傳統的紙質文檔進行管理時，這些操作都是通過人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現此種情況時，檔案管理人員只能對已經封裝好的檔案進行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過計算機進行處理時，文檔是服務器直接進行處理，很難發生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補漏，檔案管理人員只需點幾下鼠標，就能完成相應的操作，省時省力，提高了工作人員的效率。

（三）有效提高了文檔的保密性。之前對于傳統紙質的文檔進行查閱時，是將包含查閱內容的整個問卷提供給相應人員，這就導致了其他與查閱內容無關的文檔存在著泄密的危險，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應內容并監督查閱人員查閱，又相應地增加了檔案管理人員的工作強度。如果是電子檔案，就無需擔心這一問題。在檔案查閱者請求查閱某一檔案時，要對其進行身份認證和權限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過時才能進行查閱，而且只能查閱其要求內容，這就更高效地滿足了檔案管理的保密性要求。

（四）大大提高了檔案質量。能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價值的文檔，就必須提高檔案內容的質量。但是由于傳統的紙質檔案在進行存檔時， 是根據檔案管理人員或相關部門人為設定一些標準進行存檔，很難對檔案的整理和歸檔制定統一的標準，這也就造成檔案的質量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價值。而且在對傳統檔案進行歸檔時，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時間，使得檔案管理人員沒有充足的時間來提升自身的素質，使得檔案的質量受到了很大的影響。但是通過計算機進行操作卻有效解決了檔案的質量問題，而且可以通過計算機可以對檔案的價值設定全面的標準，通過計算機進行篩選操作，大大提高了檔案的質量，而且使得工作人員從復雜的工作中抽取出來，有更多的時間和精力提高自己的工作素質。

三、如何做好電子檔案管理應用

（一）建立完善的電子檔案管理標準和體制。為了使電子檔案的管理有法可依，應該建立完善的電子檔案管理標準和體制，從根本上保證電子檔案管理的規范性。在對電子檔案管理的制度進行制定時，首先應該將文件管理和電子文檔兩者進行統一的管理，因為電子文件是電子文檔的基礎組成部分，只有先從基礎上進行規范操作，才能更有效地保證電子文檔的規范、正確和真實。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門的職責，在統一的指導和監督下確保文檔的整個操作環節的規范。最后，檔案接收部門也應該設立相應的檢測規范，保證電子文檔的原始和真實。

（二）嚴格控制電子檔案的轉換性。由于電子文檔是通過計算機對其進行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進行相互轉換。所以電子檔案的可轉換性是保證電子檔案能夠得到長期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內容既使被修改也毫無痕跡的特點，且對電子文檔只需要進行簡單的復制和粘貼工作就能夠做到對其內容的傳播，從而使電子文檔的真實和原始無法得到充分保障。這就需要我們對電子文檔進行更復雜和高級的操作。而且電子文檔的承載介質存在著易老化的缺點，這就需要在一定時期之后對電子文檔進行轉化保存。以上這些，都對電子文檔的轉換性提出了更高的要求。

（三）做好管理過程中的管控。要想做好對電子檔案管理的操作，不僅應在其他外部條件上加強規范，也需要檔案管理人員根據企業實際情況，有針對性地制定出一套更加適用于本企業電子檔案管理的制度，以此來規范電子檔案管理過程中的操作，做好過程控制。首先，應該設定檔案管理權限，即規定哪些人或哪些部門對哪些內容有相應的操作或查閱權限。然后，要做好文檔傳播過程的監控，保證文檔不能進行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強電子檔案使用過程中的監控，對文檔信息的安全等級進行分層次加密，而且要對文檔查閱有紀錄，方便日后的查閱監控。

（四）優化檔案管理隊伍結構。在電子檔案發展越來越快速的今天，企業和社會的首要任務就是培養一批既懂檔案管理知識又懂計算機技術的檔案管理人才。可以從以下兩個方面入手，一方面，各大高校應該加強對信息時代下的電子檔案人才的培養，從根本上解決人才缺失的問題；另一方面，企業應該加強對現代化檔案管理人員的引進，來保證現階段企業電子檔案能夠得到完善管理。另外，企業又要加強對企業內部原有檔案管理人員的培訓，使其能夠盡快熟悉電子檔案管理工作。因此，企業和社會應該根據信息化需要，改變單一型的檔案管理結構，建立一支適用信息時代的高素質、高技能的電子檔案管理人才隊伍，來保證電子檔案管理的高效進行。

四、結語

電子檔案管理把推動檔案信息化、數字化和高效化作為其工作的主要目標。在計算機技術迅猛發展的今天，要加強對電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質特點，還要加快電子檔案管理相關的技術和硬件建設，建立完整的電子檔案管理制度，培養高素質的信息化電子檔案管理人才，加強電子檔案管理各個環節過程的相互銜接以及加強電子檔案管理有關部門的高效和及時溝通。只有這樣，才能在信息化高速發展的今天，快速準確地向社會和國家提供更有價值的檔案。

【參考文獻】

[1]唐雪妍.淺談電子檔案的管理[J].蘭臺世界，2006（15）.

[2]于中.開發建設圖書館專題數據庫[J].情報雜志，2010（11）.

[3]路玲.余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J].韶關學院學報·社會科學.2009（07）.

[4]夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部（下半月）2009（8）.

[5]林娟. 淺談電子文件檔案管理[J].辦公室業務.2012（13）