信息化背景下如何加強數字檔案管理

張光輝

【摘要】步入21世紀以來，人類社會已經從工業化時代步入了信息化時代，以往的檔案管理方式已經遠遠滿足不了用戶的需求，在這個信息化普及的現代，如何利用信息技術實現檔案的有效管理是許多單位面臨的嚴峻問題，很多企業已經實現了信息技術與檔案管理的契合，運用數字化的檔案管理模式。但是數字化檔案管理模式仍需要進一步改進和加強。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；數字化；管理模式

計算機技術的日益成熟，數字檔案得以普遍應用，很多單位已經實現無紙化辦公模式。在信息化時代，檔案管理的方法、體系和理念產生了翻天覆地的變化，檔案管理的各個層次都在追隨信息技術的進步，實現了檔案管理的數字化。在信息技術的應用下，檔案管理也迎來了前所未有的巔峰時代。至今為止，很多檔案管理可以充分利用信息技術穩妥管理檔案資源，實現數字檔案信息的快速傳遞、儲存、收集與共享等，但是在這個過程中不可避免地存在一些問題與差錯，因此檔案管理機構在做到管理信息化、服務便捷化的同時，要充分發揮現代化信息技術在檔案管理中的作用，找出信息技術在檔案管理中存在的主要問題，研究問題產生的原因，提出合理的解決對策，總結經驗教訓，實時掌握問題的動態，在當今的信息化時代背景下加強數字檔案管理，提高數字檔案資源的利用率，滿足用戶對于檔案的需求。

一、數字檔案管理的作用

數字檔案可以在管理過程中實現自動存取，有效縮減檔案信息傳遞時長，使儲存更快捷方便；數字檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用數字檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

（一）管理數字化。在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力、物力和財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，能提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

（二）資源擴展智能化。往往檔案管理過程中需要不停地完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力、物力、財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現數字化信息化，減少了大量不必要的成本后，檔案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多、更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。

二、信息技術在數字檔案管理中的改進

（一）提高數字檔案信息的安全性。將檔案采用不同種類的媒體儲存在介質中，或運用數據庫儲存。這樣一來，只要連接了數字媒體，管理者就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的數字化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散數字檔案的存儲位置，保證數字檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存數字信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證數字檔案的安全。

（二）提高檔案信息數字化的覆蓋率。目前信息技術應用下的數字檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的館藏圖書管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案進行查找、使用和管理，降低差錯率。

（三）滿足用戶的多元化需求。用戶的要求是隨著時代的變化而變化的，其對數據庫的功能要求也越來越多，例如提高檔案資源的利用率，提高檔案資源的讀取速度，減少檔案資源的浪費，更加注重數字檔案資源的分類與整理等等，這些都要求數據庫功能不斷完善，同時也要求更多的數據庫開發人員提高專業素質，不斷地補充完善數據庫功能，建立特色的、專業的、系統的信息數據庫。檔案管理員要具備相關專業知識，熟悉管理系統的功能，了解檔案管理、信息技術等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數據處理能力以及較好的溝通交流能力。同時，相關部門可以通過后續教育，幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施，充分發揮信息技術的作用，提高員工的整體專業素質、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務水平。

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