新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作淺析

周春麗

【摘要】隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)辦公室工作的工作內(nèi)容、職能、地位、作用發(fā)生了顯著變化，緊跟形勢(shì)，找準(zhǔn)定位，培養(yǎng)適合人才，才能真正發(fā)揮辦公室的巨大作用，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的要求。

【關(guān)鍵詞】辦公室；職能定位；人員素質(zhì)

新形勢(shì)下，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷進(jìn)步，辦公室工作的地位和作用發(fā)生了顯著變化。從參謀職能、協(xié)調(diào)職能、督辦職能、服務(wù)職能入手，肩負(fù)起公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各種信息的上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理等諸方面工作，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的重要窗口。其工作任務(wù)日益繁重，要求越來(lái)越高。只有緊跟形勢(shì)，積極創(chuàng)新，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)方式，才能適應(yīng)企業(yè)的高速發(fā)展。

一、從現(xiàn)代企業(yè)職能定位分析辦公室工作

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度不斷完善，促使辦公室工作發(fā)生了深刻變化?，F(xiàn)代企業(yè)是企業(yè)法人制度，因此企業(yè)的政府依附屬性大大弱化，轉(zhuǎn)變成為產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確的法人實(shí)體和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主體，企業(yè)法人以盈利為目的來(lái)組織企業(yè)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把更多的精力投入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展中。為激發(fā)活力，對(duì)內(nèi)致力于新機(jī)制、新制度、新組織的構(gòu)建；對(duì)外更加關(guān)注政策引導(dǎo)、市場(chǎng)變化、技術(shù)發(fā)展等外在環(huán)境和因素，從而更好地保證企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。企業(yè)體質(zhì)的變革，使辦公室工作也發(fā)生了深刻的變化：辦公室工作職責(zé)的變化?，F(xiàn)代企業(yè)實(shí)行公司制后，建立了由股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理層和監(jiān)事會(huì)組成的規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)和科學(xué)的管理制度。面對(duì)新的領(lǐng)導(dǎo)體制和管理體制，辦公室工作的職能發(fā)生了質(zhì)的變化，增加更為豐富的工作內(nèi)容。首先在參謀職能方面，宏觀管理增多，行政干預(yù)減少；工作范圍擴(kuò)大，傳統(tǒng)工作減少。辦公室走出“文山、會(huì)?！保嬲M(jìn)入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)更廣闊的領(lǐng)域，從國(guó)家的政策、市場(chǎng)的變化，行業(yè)的興衰到結(jié)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)配等，成為了辦公室工作的主要內(nèi)容。其次在協(xié)調(diào)職能方面，由具體事務(wù)性協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變?yōu)檎咝詤f(xié)調(diào)，定方向、出點(diǎn)子。辦公室不僅做好宏觀協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)，同時(shí)要做好上下級(jí)，車(chē)間部門(mén)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，既要做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，也要統(tǒng)攬全局做好外部關(guān)系的協(xié)調(diào)，其工作任務(wù)更重，質(zhì)量要求更高。再次在督辦職能方面，由被動(dòng)工作向主動(dòng)工作轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下，辦公室已不再僅僅按領(lǐng)導(dǎo)的指令執(zhí)行檢查監(jiān)督，而是主動(dòng)作為，既要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指令正確理解，又要體現(xiàn)辦公人員的積極主動(dòng)意識(shí)，超前性、預(yù)測(cè)性地做好督辦工作。綜上，我們說(shuō)辦公室工作無(wú)小事，小事要當(dāng)大事看，小事要當(dāng)大事辦。

二、新形勢(shì)對(duì)辦公人員的素質(zhì)要求更嚴(yán)更高

現(xiàn)代辦公室工作人員不僅要具備筆桿子功夫，有豐富的文化內(nèi)涵素養(yǎng)，而且要具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、閱歷，靈活睿智的溝通協(xié)調(diào)能力。他是企業(yè)的辦事員，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是企業(yè)管理的參謀。首先作為企業(yè)辦公室的員工，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須具備多方面的能力，做到身兼數(shù)職，一專多能。只有高素質(zhì)的復(fù)合型人才才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)工作，只有工作機(jī)制完善、綜合職能強(qiáng)的辦公室才能在企業(yè)發(fā)展中起到助推作用。高素質(zhì)的辦公人員能夠做到統(tǒng)籌計(jì)劃，合理安排，熟練地使用各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備，在較短時(shí)間內(nèi)較好地完成指定的工作任務(wù)，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得時(shí)間。其次辦公人員的工作質(zhì)量、工作效率更高。高素質(zhì)辦公室秘書(shū)能夠運(yùn)用和發(fā)揮自己獨(dú)特的工作藝術(shù)，往往能解決許多棘手的問(wèn)題，甚至彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)工作的某些失誤，從而取得事半功倍的效果。

三、緊跟時(shí)代發(fā)展，注重辦公室工作改革

服務(wù)意識(shí)的變革。服務(wù)是辦公室的主要工作之一，要求具有服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、信息意識(shí)、程序意識(shí)。不能只滿足于日常的服務(wù)，隨著社會(huì)的發(fā)展變革，服務(wù)方式也必須創(chuàng)新發(fā)展。要多考慮如何更好地創(chuàng)新方式方法，追求工效，來(lái)保證辦公室正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)的改革發(fā)展和基層單位提供更好的服務(wù)。這就要求我們辦公室人員要對(duì)服務(wù)內(nèi)容有較高的領(lǐng)會(huì)能力；對(duì)服務(wù)形式要有較強(qiáng)的謀劃能力，對(duì)服務(wù)方法要有較強(qiáng)的多變能力，對(duì)服務(wù)交流要有出色的溝通能力。

工作重點(diǎn)的變革。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)既要外拓市場(chǎng)，又要內(nèi)強(qiáng)管理，工作頭緒多，工作壓力大。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能面面俱到，只能抓全面、抓重點(diǎn)工作，更多具體、細(xì)致的工作就需要辦公室獨(dú)立完成。這就要求辦公室人員進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，克服長(zhǎng)期形成的依賴心理，樹(shù)立獨(dú)立工作意識(shí)，分清主次，把握重點(diǎn)，自覺(jué)做好工作，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為基層解難。

工作范圍的變革。辦公室是上下左右、內(nèi)部外部聯(lián)系、溝通的樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)獲得信息和傳遞領(lǐng)導(dǎo)旨意的媒介。辦公室工作范圍日益擴(kuò)大，對(duì)企業(yè)的影響更大，工作側(cè)重點(diǎn)發(fā)生了轉(zhuǎn)移。為適應(yīng)企業(yè)新的管理體制的要求，工作的獨(dú)立性進(jìn)一步加強(qiáng)，從服從和服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的本職，外延工作發(fā)展到輔助和補(bǔ)充功能，越來(lái)越多地站在企業(yè)發(fā)展的全局高度，研究企業(yè)改革發(fā)展中的新情況、新問(wèn)題，把握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息和重大決策的參考意見(jiàn)，工作的內(nèi)容廣泛，工作任務(wù)舉足輕重。

綜上所述，新形勢(shì)下要把發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)作為工作的重要指導(dǎo)思想，引導(dǎo)辦公室人員樹(shù)立整體意識(shí)，著力培養(yǎng)團(tuán)結(jié)協(xié)作、敢于競(jìng)爭(zhēng)、爭(zhēng)創(chuàng)一流的精神，形成爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)、你追我趕的濃厚氛圍，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作的需要。

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