機關后勤采購管理的內控風險點分析

王雪輝

(核工業機關服務中心 北京 100822)

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機關后勤采購管理的內控風險點分析

王雪輝

(核工業機關服務中心 北京 100822)

采購管理常常是經營管理中的薄弱環節，也最容易滋生腐敗、發生經營風險或者出現管理漏洞。因此加強采購管理的內部控制對促進合理采購、滿足經營需要、防范采購風險具有重要的意義。但采購管理的內部控制是個復雜的系統工程，必須從采購管理的目標出發，根據自身的采購業務特點、管理形式等選擇合適的采購管理方式，梳理內控流程環節、識別潛在風險，以風險為導向設計采購管理組織、制度和流程化控制活動，借助信息化手段，構建適合自身特點的采購管理內部控制。

機關后勤事業單位通常涉及到辦公物資采購、工程項目采購、物業服務采購等。本文僅就機關后勤單位采購管理的內控風險點進行分析。

1.采購計劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能影響單位后勤服務的及時性及效果，或導致單位資源浪費。

機關后勤物資采購通常包括低值易耗品、設備、物業服務等。機關后勤事業單位應設立專職或兼職采購辦公室作為采購的日常管理機構，每年根據機關各部門實際需求及以前年度使用情況編制下一年度采購預算，經審核通過后，納入預算執行審批程序。

2.忽視采購申請工作，可能導致單位內部未就采購事項達成一致意見的情況下盲目進行業務談判、合同談判、合同擬定等工作，造成談判結果不符合單位利益，工作反復，人力資源浪費，工作進度拖延。

采購申請應由需求部門提出，明確采購事項、數量、金額等，經需求部門負責人審核后，提交至采購辦公室。由采購辦公室審核采購事項是否必要、是否影響年度采購預算控制總額。對于影響年度預算控制總額的事項，必須先執行預算調整程序后方可實施采購。

3.采購方式不合理，可能導致單位不能在合理范圍內做出供應商與采購價格的最優選擇；或選擇成本與采購事項重要性不符。

機關后勤事業單位采購方式通常分為詢價采購、招標采購及競爭性談判。

詢價采購方式適用于：

1)低值易耗品采購；

2)技術規格和標準較統一，現貨貨源充足且價格變化幅度小，潛在供應商有三家及以上的：

3)緊急采購，指在抗災搶險、突發事件應對或上級臨時安排的重要活動籌備等緊急狀況下，為完成急迫任務而進行的采購(不包括庫存管理范圍內物資采購)，可簡化采購程序，但應確保采購質量標準不降低。

招標采購方式適用于：

1)重要設備、材料等貨物的采購，單項合同估算價在100萬元以上的；

2)物業服務的采購，單價合同估算價在50萬元以上的；

3)施工單項合同估算價在200萬元以上的。

競爭性談判方式適用于：

1)技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；

2)招標應答供應商不足三家的，可針對兩家供應商進行競爭性談判。

4.未按規定的方法和程序組織詢價，可能導致詢價結果不公允，結果與預期標準不符。

采購辦公室應針對采購計劃中的采購事項進行市場調研，選擇三家及以上供應商進行詢價，并對供應商資質審查，資質審查包括但不限于基本情況、資信情況、供貨能力、售后服務能力、質保能力、營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證及增值稅一般納稅人資格等，資質審查相關資料由采購組備案保存。對于零星采購，可采用口頭詢價，并對供應商報價結果進行記錄。根據調研結果填寫采購審批單，明確采購事項、數量、金額預算、采購方式等，后附詢價結果報告，并提出供應商遴選建議，由獨立詢價人員的價格稽核人員對采購價格進行稽核。紀檢人員對采購方式是否合理、采購程序是否規范、采購稽核工作是否到位等審核后，報主管領導審批。審批通過后方可組織簽訂合同或框架協議。

5.未編制招標文件，或評標方式、程序不當，可能導致招標結果有失公正或中標人并非符合招標要求的最佳選擇，招標結果偏離預期目標。

對于維修改造、項目施工的采購，采購人員需編制招標方案，明確招標范圍、招標方式、招標組織形式及機構設置等內容。并按照審批通過的招標方案牽頭成立項目管理工作組，作為招標組織管理機構。項目管理工作組可由采購人員、紀檢人員、法務人員、財務人員組成，具體負責協調招標代理機構編制招標文件、審查招標文件及評標結果。評標結束后，項目管理工作組審核備案并向投標人發送中標通知書。繼而采購人員與中標方談判并簽訂采購合同。

6.競爭性采購談判管理不當，可能導致在談判中處于被動或對于合同標的細節約定模糊，影響采購質量。

采購辦公室應委派3人以上單數專業人員作為競爭性談判代表，紀檢人員應作為其中代表參與談判。競爭性談判文件，應明確談判程序、談判內容、技術要求、合同條款、評審標準和方法等事項，由采購辦公室選擇供應商發出文件。談判代表按規定時間、地點拆封供應商提交的密封報價文件，逐一與各供應商進行談判，針對談判情況進行記錄，由談判代表全體人員簽字確認。繼而采購人員組織與中標方談判并簽訂采購合同。

7.驗收標準不明確、程序不規范，驗收異常情況處理不當，可能導致賬實不符，造成單位經濟損失或影響相關業務運行。

對于入庫類物資：庫管人員負責對到貨物資進行驗收，根據采購申請進行驗查，無誤后，由庫管人員填寫入庫單并簽字確認，入庫單的內容包括但不限于物資型號、規格、質量、數量、隨機配件、資料等。

對于非入庫類物資：采購人員及需求部門負責對到貨物資進行驗收，無誤后，由驗收人員填寫驗收單并簽字確認。

驗收不合格時，采購人員負責與供貨方聯系，并辦理退換貨相關事宜。

8.付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致單位資金損失或信用受損。

物資驗收無誤后，采購人員應填寫《預算經費支出憑單》，后附采購發票、采購合同、《采購審批單》、入庫單、驗收單等。支付審核應重點關注手續及相關單證是否齊備；支付申請的權限、程序是否正確；支付方式是否妥當；發票是否真實，供貨方名稱、數量及金額是否與采購合同及入庫單據一致等。對于未通過審核的票據，應及時予以退回。

9.未對合作供應商進行定期評估，可能導致不能及時根據供應商資質、經營情況、服務范圍的變化或實際履約情況進行更新，造成供應商選擇失誤。

采購辦公室應定期向財務部門和使用部門收集供應商信息，包括但不限于產品質量、供應商售后服務能力等，對供應商進行評價。對于不合格的供應商，由采購組將其納入黑名單，以后年度采購不予納入供應商選擇范圍。

10.未建立采購業務后評估制度，可能導致無法及時發現采購管理中的薄弱環節，影響持續優化。

每年年末，采購辦公室應對采購需求計劃、采購渠道、采購價格、采購質量等采購供應活動進行年度綜合分析，出具采購工作總結報告，完善采購業務中的薄弱環節，優化采購管理流程。

就采購管理而言，一方面，我國制定《中國人民共和國招標投標法》、《中國人民共和國政府采購法》等外部法律法規給予強制性要求；另一方面，采購質量、進度、價格直接影響后勤事業單位對機關服務保障的效果。所以，我們通過分析機關后勤事業單位采購管理中的內控風險點，編制科學合理合法合規的采購計劃，按照批復的額度和開支范圍執行采購，嚴格關鍵領域采購的不相容職責分離，規范采購程序。保證采購業務既能滿足運營管理需要，又不造成庫存積壓，資源浪費；既符合國家相關法律法規、上級單位要求以及單位內部規章制度，又能實現防范舞弊腐敗的目標；最終確保機關后勤事業單位實現管理、服務、保障的運營目標。