科研院所檔案管理信息化建設模式的思考與探索

馬昌燕

(福建省農業科學院 350003)

科研院所檔案管理信息化建設模式的思考與探索

馬昌燕

(福建省農業科學院 350003)

隨著社會信息化快速發展，檔案信息化建設也越發迅猛發展。該文從科研院所檔案管理信息化的意義和優勢進行闡述，分析建設中存在的主要問題，并提出關于科研院所檔案信息化管理的幾點建議。

科研院所；檔案管理；信息化建設

科研檔案作為科研院所在各項科研活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄，是國家和社會的寶貴歷史資源，具有巨大的服務社會、服務實踐的價值。隨著信息技術與社會生活的深度融合，信息技術已經在各行各業發展中留下了深深的烙印。同時，科學技術作為第一生產力對于經濟社會發展的貢獻率越來越大。在黨的十八屆六中全會中提出了“五大發展理念”，其中“創新發展”排在第一位，意味著創新對于建設國家創新體系和全面建成小康社會意義重大。科研院所對于轉變經濟發展方式和挑戰經濟結構中的支撐引領作用不斷加強，在全面推進創新型國家建設中，需要科研院強大的科研綜合實力，才能厚實國家創新的堅實基礎。提升科研院所的綜合實力，檔案管理是重要環節，科研檔案作為科研人員在各項科研活動中形成的各種形式的原始記錄，對于科研活動的深入開展具有重要的作用。由此，實現科研院所檔案管理信息化是發揮科研檔案價值的必由之路。2016年4月1日，國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，把檔案作為國家基礎性戰略資源，并提出“檔案管理信息化”的發展目標，明確了在“十三五”期間我國檔案管理事業的基本任務。檔案信息化對豐富和優化科研院所檔案館藏，提高檔案公共服務能力，建設檔案信息資源共享服務平臺，增強科研院所檔案工作的社會影響力，促進科研院所各項功能的發揮具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。如何實現科研院所檔案信息化并使之更好地服務社會、服務實踐、服務科研創新工作，是科研院所檔案管理現代化必須著力思考的現實問題。基于此，本文開展對科研院所檔案管理信息化建設模式的思考和探索。

1 科研院所檔案管理信息化的意義和優勢

科研院所檔案管理信息化是檔案管理現代化的基本走向，體現檔案工作的發展方向和趨勢。在當前各行各業深度嵌入信息化的環境下，科研院所檔案管理信息化、智能化是增強檔案利用效率、實現檔案價值再創造的有效手段。隨著大數據技術、云計算的發展和大量電子檔案的生成，檔案管理信息化已成為科研院所檔案管理的形勢所需、發展所求，通過信息技術對檔案的整合、挖掘和價值再造，將更好地實現科研院所檔案服務社會的功能[1]。可見，當前檔案管理信息化是一項緊迫而重要的任務。

1.1 科研院所實現檔案管理信息化的意義

在整個社會步入信息化的進程中，科研院所檔案管理仍然采用有紙化的人工服務模式，那么，其服務效率的低下以及服務范圍的狹窄將為社會各界所詬病。信息化是現代社會最為顯著的特征，并深刻改變了人們生活、工作和學習的范式，辦公自動化和信息化已經實現。由此，科研院所檔案管理信息化是檔案事業適應時代和社會發展要求的必然選擇，也將會給檔案管理帶來意想不到的效果。

1.1.1 實現檔案管理的便捷化 在傳統科研檔案管理實踐中，需要檔案管理工作人員以手工的形式對各種形式的科研檔案進行收集、整合、編輯、管理、查找利用，隨著科研院所的發展，科研檔案的數量以爆炸式的速度在增長，對于以手工形式進行檔案管理的模式將是難以估量的挑戰。實現信息化管理之后，只需要在存儲之前將文本檔案轉換為電子檔案即可，數據信息一經存儲之后，可以反復利用、實時共享，在檔案整理歸類、查找利用時，也可以通過信息技術快速找到，大大提高了利用效率和工作效率。

1.1.2 實現檔案查詢的高效化 在傳統手工形式的科研檔案管理實踐中，必須做好檔案分類工作，否則要精確查找某一份檔案，必然費時費力，難以找尋。實現檔案管理信息化之后，只需要在數據錄入時做好備注，就可以通過計算機的檢索功能進行查詢。此外，即使沒有做好備注，也可以通過模糊查詢、組合查詢和分類查詢等形式來查找所需要的檔案信息。可見，檔案管理信息化大大簡化了查詢程序，減少了工作人員的工作量，使工作人員有更多的時間進行檔案信息的價值再造。

1.1.3 實現檔案服務的效益性 在傳統科研院所檔案服務實踐中，過分注重內部服務的職能，這與紙質檔案本身的易損性、不易保存性、不可再生性有關。然而，檔案的真正價值應該是服務社會，滿足各類客戶的需求。檔案管理信息化之后，可以通過檔案服務共享平臺拓展服務空間，滿足多元化利用需求。使檔案不再是用于保管，而是作為一種信息資源轉化為現實的生產力。同時，通過大數據、云計算等技術對檔案信息的挖掘、整合和開發，將最大限度地提升檔案信息的利用價值，發揮其經濟效益和社會效益，進而提高科研院所的整體競爭力。

1.2 科研院所檔案管理信息化的優勢分析

信息技術之所以能夠在全世界范圍內得到廣泛普及，并成為變革世界的關鍵性資源，必然具有其獨特的優勢。必須看到，信息技術在科研院所檔案管理信息化實踐中具有空間存儲、便于維護和便捷運用等方面的優勢。

1.2.1 空間存儲優勢 在科研院所各項業務快速發展的過程中，傳統的紙質檔案的數量快速遞增，這就需要越來越多的空間來進行儲存。然而，在將有紙化檔案轉換為電子化檔案之后，只需要借助硬盤、光盤等存儲載體就可以實現對爆炸式增長的檔案進行保存。而這些儲存載體體積小、容量大，不占用大量的空間，具有難以想象的空間存儲優勢。

1.2.2 便于維護優勢 紙質檔案對于儲存環境的要求較高，要想實現長期保存，必須要避免受潮、蟲蝕、風化、火災等，這就需要投入較大的維護成本。此外，紙質檔案在利用過程中被反復查閱，難免造成破損，也不利于維護和保存。而檔案管理信息化卻能有效解決這些問題，通過信息手段查閱檔案，可以減少對原件的損壞，通過將檔案存儲在硬盤、光盤、網盤中，更加便于維護，也不需要過分擔心受潮、蟲蝕等問題[2]。

1.2.3 便捷應用優勢 手工形式管理優質檔案文件，對于檢索、查詢都是很大的挑戰，對于檔案利用更是帶來不便。信息化管理之后，這些問題都將迎刃而解，尤其是在進行電子歸檔之后，檢索更加便捷化。同時，信息化檔案管理在嵌入大數據技術之后，在開發出檔案管理信息平臺之后，客戶足不出戶便可以實現對檔案的查閱和利用，有效達成科研檔案服務社會的價值。

2 科研院所檔案管理信息化建設中存在的主要問題

檔案管理信息化是一個動態發展的概念，是以信息技術為工具，需要人力、物力和財力相結合的過程。科研院所檔案管理信息化是檔案事業發展的必然趨勢。但是，在檔案管理信息化建設實踐中，不僅僅是資金的投入，更需要人才隊伍建設和新技術開發利用等多種要素。正是基于此，在科研院所檔案管理信息化建設中，存在著諸多問題。

2.1 建設理念滯后與模式脫節問題

當前，一些科研院所檔案管理理念還停留在：檔案有空間儲存，存入借出有記錄，避免檔案被損壞。所以，在檔案管理實踐中，只需要設立綜合檔案室，將檔案存放于集中的地點即可。然而，這樣的做法，實際上導致了檔案管理整體上的零散無序狀態，不利于對檔案的整合利用。雖然有專人管理，但責任落實不明確，職能分工不明確，致使在管理中極其容易出現混亂、丟失或者損壞等情況，不利于檔案的保存。此外，紙質檔案不利于對檔案信息進行價值再造。

2.2 隊伍建設缺位與管理模式落后問題

馬克思主義認為，人是生產力諸要素中最為活躍的要素。在信息化時代，人才資源是關鍵性和決定性資源，實現檔案管理信息化最重要的是人才問題，要求這些人才必須掌握專業化的信息技術知識和技能，有能力開展對信息設備的維護、信息數據的開發、信息系統的更新等等。同時，還要求檔案管理人員具有先進的管理理念和方法。然而，從當前科研院所檔案管理隊伍來看，信息技術、信息素養的短板明顯，一些科研院所檔案室甚至沒有配備專業信息化人才，往往導致引進的現代信息設備閑置，檔案管理信息化現狀不容樂觀。

2.3 建設設施不足與水平較低的問題

信息化的發展，衍生出諸如辦公自動化、電算化、電子文檔、視頻資料等一系列文件，也實現了科研檔案形式的多元化，尤其是在科研新設備投入使用之后，所生成的結構化、非結構化甚至半結構化的數據檔案與日俱增。因此，如何儲存、管理和應用這些檔案信息，對科研院所檔案管理工作提出了更高的要求。因此，要更新管理理念和模式，強化信息技術對檔案管理的嵌入，建構現代化的檔案管理信息系統。然而，由于一些科研院所負責人信息意識不強，在信息化基礎設施方面的投入力度不足，導致檔案管理信息化水平偏低，雖然配置了計算機、打印機、掃描儀等相關設備，但只是停留在簡單的數據處理上，在數據共享、互聯網運用等方面利用率偏低，致使科研院所大部分紙質檔案只能躺在檔案室里，不能物盡其用。

3 科研院所檔案管理信息化的探索

科研院所本身就是科學技術的“代言人”，科學技術應用能力強，人才聚集優勢明顯，在實現科研院所檔案信息化的實踐中，不應該存在理念滯后、人才缺乏、水平較低的問題，但由于主客觀原因的存在，致使這些問題長期存在，極大地阻礙了檔案管理信息化的進程。對此，必須結合實際，立足當前，著眼長遠，在基礎設施建設、信息化標準體系、人才隊伍建設等方面進行推進，努力建設好檔案信息化的系統工程。

3.1 加大基礎設施投入，筑牢基礎環節

俗話說：“工欲善其事，必先利其器”。基礎設施是科研院所信息化建設最重要的“器”，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，是不可或缺的基礎條件。對此，科研院所必須從加大資金投入力度，購買和配備數字化設備，包括計算機、打印機、掃描儀等的更新換代升級，以及引進數字檔案管理系統等，使檔案室信息化設施得到完善，檔案信息化水平得到提升。同時，要建設檔案信息網絡系統，網絡是信息化的基本特征，只有建成規避“信息孤島”、互聯互通的網絡系統，才能實現檔案信息化整體效益的最大限度發揮。

3.2 抓好三大發展主線，厚實核心環節

在科研院所檔案管理信息化實踐中，必須要抓好三條發展主線，即電子文件管理系統、室藏檔案數字化、檔案信息網絡服務，只有這三個方面做好、做實，檔案管理信息化建設才算基本成形。所謂的電子文件管理系統，就是對傳統的紙質檔案進行電子檔案的轉換工作，做好電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔等工作，實現檔案信息存儲的數字化。同時，對于那些具有重要價值的紙質檔案，要實行電子檔案和紙質檔案保存的雙軌制。所謂的室藏檔案數字化，即是指重視檔案室檔案管理的數字化工作，實行檔案處理的計算機化，有計劃、有步驟地對傳統紙質檔案進行數字化采集和錄入工作，將所有的檔案都歸檔到檔案數據庫中。所謂的檔案信息網絡服務，即是拋棄傳統檔案只對內服務的弊端，開發檔案信息資源，面向社會服務，強化信息共享，建設檔案信息管理網站，完善網站功能，讓客戶在遵守一定規則的情況下通過網站即可查閱自身需要的檔案，并合法地利用檔案信息資源，實現檔案管理的規范化和現代化[3]。

3.3 培養專業人才隊伍，緊抓關鍵環節

人才隊伍是科研院所檔案管理信息化的關鍵性資源，必須要做好人才引進和人才隊伍培養工作，打造一支符合檔案信息化發展需求的專業化、高素質人才隊伍。對此，在人才隊伍引進過程中，要選拔具有檔案學基礎理論，熟悉檔案工作規律，掌握信息處理技能的復合型人才，讓人才在檔案信息化建設中有用武之地。同時，加大對檔案工作人員的培訓力度，開展信息技術知識、網絡化技術知識和現代管理技術知識的常態性培訓，增強從業人員的信息素養和信息素質，提升其信息整合、信息挖掘和社會服務能力，為科研院所發展服務，為社會發展服務。

4 結語

科研院所檔案信息化建設勢在必行，必須大力推進，才能彰顯科研檔案信息在我國創新型國家建設中的關鍵性作用。對此，必須認真分析科研院所檔案信息化建設的重要意義和優勢，審視當前科研院所檔案信息化建設中存在的問題，把檔案信息化工作作為科研院所各項事業發展的關鍵性環節，認真規劃、因勢而動、順勢而為，以強有力的措施提升科研院所的檔案信息化管理水平，讓檔案管理更好地服務社會、服務實踐、服務發展，以檔案管理信息化促進科研工作高效化、科研成果豐富化，確保科研檔案信息在全面建成小康社會中創造更大的經濟效益和社會效益。

[1]王莉芳,汪潔,辛紅霞,等.農業科研單位檔案管理探索與實踐——以江蘇省農業科學院為例[J].檔案與建設,2013(10):67-69.

[2]趙丹丹.農業科研院所檔案管理信息化建設研究[J].農業圖書情報學刊,2015(4):52-54.

[3]劉麗麗.科研單位檔案信息化建設存在問題與對策研究[J].蘭臺世界,2013(S4):64-65.

(責任編輯：黃金澤)

Thought and exploration on the informatization construction of archives management in research institutions

MA Chang-yan

(FujianAcademyofAgriculturalSciences,FujianProvince350003)

As the current society, the informatization construction for archives is developing quickly. In this study, the significance and advantages for informatization of archives management in research institutions were introduced, the main existing problems in the construction were analyzed, and then several suggestions were put forward.

Research institution; archives management; informatization construction

2017-04-05

馬昌燕，女，1977年生，館員。

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.04.026