淺談農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化

馬昌燕

(福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 350003)

2017-07-11

馬昌燕，女，1977年生，館員。

淺談農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化

馬昌燕

(福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 350003)

總結(jié)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化的重要性，分析檔案管理中存在的問題及其原因，并提出促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的一些建議。

農(nóng)業(yè)科研單位；檔案管理；云管理平臺

檔案管理現(xiàn)代化是科學(xué)利用檔案、科學(xué)管理檔案的必然要求，必須遵循現(xiàn)代管理理論，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法，采用現(xiàn)代管理手段，在管理技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備的協(xié)同下，通過檔案管理人員的創(chuàng)造性活動，從而達(dá)到系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化的管理目標(biāo)。農(nóng)業(yè)科研單位作為國家重要的農(nóng)業(yè)科技研發(fā)事業(yè)單位之一，是農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的主要研究機(jī)構(gòu)，積累了大量的科研資料，還擔(dān)負(fù)著服務(wù)農(nóng)村、服務(wù)農(nóng)民、發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的重要責(zé)任，對農(nóng)民增收和農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步有著重要的貢獻(xiàn)。如何讓檔案管理人員在現(xiàn)今信息化時(shí)代開發(fā)利用好館藏檔案，提高檔案管理工作水平，是農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員面臨的一項(xiàng)重大任務(wù)。本文對農(nóng)業(yè)科研單位在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化方面存在的問題進(jìn)行分析和研究的基礎(chǔ)上，對如何加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行一些思考，為更好地為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)服務(wù)，規(guī)范和加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理提供參考。

1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化的重要性

農(nóng)業(yè)科研單位檔案是一種重要的信息資源，對促進(jìn)社會發(fā)展有著重要的作用。而科研工作中的檔案管理更是科研結(jié)構(gòu)建設(shè)和管理中不可缺少的重要組成部分,一方面高質(zhì)量的科研檔案管理表征著科研機(jī)構(gòu)管理水平較高，另一方面通過檔案管理可以保存有價(jià)值的圖表、數(shù)據(jù)和文字等[1]。

隨著社會的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研工作中的科研檔案管理工作現(xiàn)代化對加速科技成果轉(zhuǎn)化及應(yīng)用,發(fā)揮科技資源對生產(chǎn)的推動作用尤為重要[2]。農(nóng)業(yè)科研檔案是在科研工作中形成的具有貯存價(jià)值的圖表、數(shù)據(jù)、文字、影像載體等資料，是農(nóng)技推廣、科研成果轉(zhuǎn)化的重要基礎(chǔ)媒介及儲藏形式。特別是在信息爆炸的今天，農(nóng)業(yè)科技快速發(fā)展與進(jìn)步，對科研單位檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。因?yàn)橹挥袡n案工作的現(xiàn)代化才能更有效地助力農(nóng)業(yè)科研工作的發(fā)展，更好地保證農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，并使之高效地運(yùn)用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)及科研實(shí)踐中。

1.1檔案管理現(xiàn)代化的概念

檔案管理現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行式、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對科研單位檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念[3]。檔案信息化建設(shè)是需要依靠運(yùn)用當(dāng)今計(jì)算機(jī)獨(dú)有的特點(diǎn)(如運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等)[4]，在檔案的管理上實(shí)現(xiàn)無紙化收集、整理儲存、自動檢索和庫房管理等。

1.2科研檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)實(shí)需要

農(nóng)業(yè)科研檔案產(chǎn)生于科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)及成果示范推廣的實(shí)踐活動之中，是農(nóng)業(yè)科研、管理、科技開發(fā)活動的直接記錄。內(nèi)容涵蓋很多方面，有項(xiàng)目申報(bào)資料、國家級省級市級等各級別的任務(wù)資料、成果鑒定資料等文字性檔案，以及圖表、音像等光盤式檔案。如何合理且分門別類地管理這些檔案，既方便查找又有利存檔管理，是值得檔案管理人員深思的一項(xiàng)重大任務(wù)。農(nóng)業(yè)科研單位傳統(tǒng)的檔案管理一直使用紙質(zhì)材料管理，存檔占用大量地方且查閱借閱檔案極其不便，如要查找一些僅僅知道大概信息(不知道時(shí)間、所屬類別等)的檔案，就必須每一個(gè)資料庫都從頭開始查找，直到找到需要的文件為止，這個(gè)過程中往往消耗大量的時(shí)間，在反復(fù)翻閱查找的過程中也容易造成資料損壞。同時(shí)，很多科研單位和科技人員往往認(rèn)識不夠到位，不注意檔案的管理，也缺乏科學(xué)合理的管理方法，出現(xiàn)存在許多科研檔案資源分散、檔案資料未入庫不易找尋、甚至無法找尋等問題，信息資源處于浪費(fèi)狀態(tài)等問題，導(dǎo)致檔案保存不完善，對農(nóng)業(yè)科研和事業(yè)發(fā)展造成難以彌補(bǔ)的損失。因此，農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案數(shù)字化管理顯得十分重要。

1.3可顯著提高檔案管理效率

隨著農(nóng)業(yè)科研的不斷深入推進(jìn)，信息化程度不斷提升，各級檔案的種類和數(shù)量急劇增長，尤其是自動檢測技術(shù)及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，促使科研檔案也實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)期，農(nóng)業(yè)科研也由單純數(shù)據(jù)、文字等小樣本記錄轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)、圖像、音像的綜合海量數(shù)據(jù)，紙質(zhì)檔案比重越來越低。如果還用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理或簡單數(shù)據(jù)庫管理方式，無法實(shí)現(xiàn)科研檔案快速、高效保存與提取利用。

現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科學(xué)研究已從單一的小樣本事件分析，發(fā)展為通過對海量大數(shù)據(jù)的分析與發(fā)掘，實(shí)現(xiàn)科研目的。因此，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研過程中，不能把檔案工作視為單純的資料收集保存，檔案工作必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境平臺，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息一體化管理功能，以發(fā)揮檔案資源的最大價(jià)值，提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。在這一過程中農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)代化電子數(shù)字存儲就變得格外重要，檔案管理工作人員應(yīng)通過計(jì)算機(jī)在文件的管理上的便捷性實(shí)行檔案電子數(shù)字化轉(zhuǎn)變，同時(shí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的檔案文件等的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。另外還可以用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引為檔案的編研工作提供服務(wù)及檔案統(tǒng)計(jì)等工作[5]。做好這些前期工作以后，才能不斷提升科研單位科研人員對檔案的借閱與查找效率，做到“查閱及時(shí)、有借立取”的高效檔案管理，為科研人員提供更便捷的服務(wù)。

2 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

由于農(nóng)業(yè)科研單位檔案部門前期對檔案數(shù)字化建設(shè)重視不夠，造成了檔案數(shù)字化工作起點(diǎn)低、人才缺乏，使檔案數(shù)字化還停留在案卷、文件級目錄檢索自動與人工查詢混合的現(xiàn)狀，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到全文、圖文、視頻、音頻全自動檢索的階段[6]。

2.1檔案管理部門現(xiàn)代化管理意識不夠強(qiáng)

長期以來，農(nóng)業(yè)科研單位往往比較重視科研項(xiàng)目的立項(xiàng)和實(shí)施，對于檔案整理工作則不夠重視，認(rèn)為不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以沒有必要花太多的人力和財(cái)力。有的管理觀念陳舊，存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，致使很多有用資料常年“躺”在檔案館中，不能被有效利用，只有在用到某一方面材料時(shí), 才感受到檔案的重要性。有些單位沒有配備專職的檔案管理人員，通常都是身兼數(shù)職，致使檔案管理工作十分混亂，許多科研檔案歸檔不及時(shí)，或者和其他黨、政收發(fā)文件混在一起，既無層次，又無分類，查找和應(yīng)用十分困難。此外，一些科技人員沒有意識到科研資料歸檔保管的重要性，對一些應(yīng)當(dāng)歸檔的核心材料卻私自保留在個(gè)人手中，遺失、損壞的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，造成檔案的丟失和不完整。

2.2檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

一些科研單位的檔案工作人員素質(zhì)不高，大多是從其他的工作崗位調(diào)整過來的，缺乏從事檔案工作的專業(yè)訓(xùn)練，對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，對做好檔案工作也缺乏信心，有的檔案工作人員還身兼其他工作，常常會被其他工作擠占工作時(shí)間，導(dǎo)致檔案工作不夠規(guī)范，檔案整理不夠及時(shí)。有的工作人員甚至還不能熟練掌握計(jì)算機(jī)，檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化更是無從談起。有的檔案工作人員缺乏農(nóng)業(yè)科技方面的基礎(chǔ)知識，對于有些科研檔案的價(jià)值缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識、分析和識別，無法對歸檔材料作深入且細(xì)致的分析研究，從而影響到對歸檔材料的開發(fā)和利用。

2.3對檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強(qiáng)有力的指導(dǎo)

由于農(nóng)業(yè)科研單位的檔案種類繁多，各式各樣的檔案錯(cuò)綜復(fù)雜，并且缺乏規(guī)律性，加大了檔案收集的難度，加上各種檔案歸檔的方式?jīng)]有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)操作平臺也各不相同，造成檔案檢查和利用極大的不便。此外，一些農(nóng)業(yè)科研單位存在多部門管理檔案現(xiàn)象，一些重要的檔案分存于不同部門，如科研處、行政處、人事處等。加之檔案管理制度不完善不健全，也會出現(xiàn)重要的科研檔案遺、漏、缺失、損壞和泄密等混亂現(xiàn)象，給單位的科研發(fā)展帶來不同程度的影響。

3 提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化的建議

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

檔案工作的管理，離不開各項(xiàng)規(guī)章制度[7]。我國《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》《檔案銷毀制度》等規(guī)章制度都在不斷完善[8]，這些制度涉及檔案管理的方方面面，可以說檔案管理工作已經(jīng)有法可依、有章可循。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理部門當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)是：結(jié)合實(shí)際細(xì)化規(guī)章制度，細(xì)化工作流程，細(xì)化管理要求，使上級的規(guī)章制度落到實(shí)處。要定期主動收集材料, 建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善檔案材料移交歸檔和檔案借閱管理。同時(shí)，建立嚴(yán)格的檔案保密制度，特別是有些涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案，保密性就顯得更加重要，這也是對廣大科技人員切身利益的必要保護(hù)。此外，對檔案管理人員還應(yīng)制定相應(yīng)的考核機(jī)制，將檔案的收集、整理、歸檔工作等作為年終考核的一項(xiàng)指標(biāo)，促使他們重視檔案工作。

3.2加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

隨著科技的發(fā)展、設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要著力培養(yǎng)一批高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理人才。檔案工作好不好，檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是關(guān)鍵。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識，增加檔案和科技方面的知識儲備，著力提高自身素養(yǎng)，更好地肩負(fù)職責(zé)。

首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)并自覺遵守檔案管理機(jī)關(guān)法律法規(guī)。其次，要具備一定的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。要掌握檔案管理所需要的知識，例如心理學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)及管理學(xué)等等。還要符合時(shí)代的要求，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，以便更好地服務(wù)農(nóng)業(yè)科研。最后，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，培養(yǎng)創(chuàng)新精神和責(zé)任意識，在做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)提高檔案信息服務(wù)能力。

3.3加大資金投入，推進(jìn)信息化建設(shè)

長期以來，農(nóng)業(yè)科研單位對檔案管理的軟硬件建設(shè)投入不多。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須配置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必需的相應(yīng)硬件設(shè)施，如必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動硬盤、光盤、磁帶機(jī)、光盤刻錄機(jī)、檔案管理軟件、數(shù)碼相機(jī)、錄音、攝像設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是以紙質(zhì)或相片形式存在，需要通過計(jì)算機(jī)錄入、掃描儀掃描等工作進(jìn)行電子數(shù)字化轉(zhuǎn)變存儲，要把傳統(tǒng)的檔案管理手段與現(xiàn)代信息管理技術(shù)結(jié)合起來，充分利用這些設(shè)備將檔案紙質(zhì)材料電子化，初步建立電子數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。因此，現(xiàn)代化的硬件設(shè)備設(shè)施、存儲資源是檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，要及時(shí)配備和對老化設(shè)備進(jìn)行更新，以充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用。

3.4建立檔案云管理平臺，實(shí)現(xiàn)高效存貯與利用

現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中，試驗(yàn)數(shù)據(jù)量巨大，試驗(yàn)記錄等均可實(shí)現(xiàn)無紙化、電子化，且農(nóng)業(yè)科研分工越來越細(xì)，如在分子水平研究上就細(xì)分出分子生物學(xué)、生物化學(xué)、生物物理學(xué)等學(xué)科，而檔案管理人員因未直接從事相關(guān)科學(xué)研究，無法實(shí)現(xiàn)科研檔案精準(zhǔn)歸類，影響科研數(shù)據(jù)的應(yīng)用。因此，在科研檔案數(shù)據(jù)庫建立前，宜進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研，根據(jù)不同作物、不同學(xué)科研究特點(diǎn)，建立易歸類、易檢索、易利用的檔案存貯平臺，設(shè)置不同存貯、更改及利用權(quán)限，利用科研人員的力量，實(shí)現(xiàn)科研檔案及時(shí)、高效的保存和利用[1]。讓科研人員可以直接使用管理平臺存儲科研檔案資料。

云計(jì)算的產(chǎn)物“云空間”讓農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理可以使用云計(jì)算服務(wù)，設(shè)立農(nóng)業(yè)科研單位檔案云管理平臺，實(shí)現(xiàn)科研檔案資源的共享。利用這個(gè)平臺，可以通過制定訪問權(quán)限的形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門和科研管理部門之間的資源共享，將會極大地滿足用戶對檔案信息的查閱需求。與傳統(tǒng)的科研檔案管理載體相對比，電子資源可以完全替代紙質(zhì)資源，信息化時(shí)代可以完全實(shí)現(xiàn)以電子載體作為科研檔案管理的主體。用戶可以根據(jù)需要，憑借訪問權(quán)限，不受時(shí)間、地點(diǎn)或設(shè)備條件的影響，方便、快捷地按需查看檔案。同時(shí)，載體類型和存取方式發(fā)生了改變，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于查閱引起的損壞或丟失的情況出現(xiàn)，延長了科研檔案備份的周期。

總之，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理的現(xiàn)代化，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要付出艱苦的努力。一方面離不開檔案管理人員對這項(xiàng)工作的高度重視，另一方面也需要單位領(lǐng)導(dǎo)和全體科研工作者的支持與配合，只有群策群力，多方努力，才能使農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作邁上現(xiàn)代化的新臺階。

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Discussiononmodernizationofarchivesmanagementinagriculturalscienceresearchunits

MA Chang-yan

(FujianAcademyofAgriculturalSciences,FujianProvince350003)

In this paper, the importance of the modernization of archives management in agricultural science research units was summarized, the problems in file management and its cause were analyzed, and some suggestions to improve the modernization of archives management were put forward.

Agricultural science research units; archives management; cloud management platform

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.07.019

(責(zé)任編輯：黃金澤)