“互聯網+”時代檔案管理體系的構建與發展對策

仇秀麗

(福建省農業科學院 350003)

2017-07-06

仇秀麗，女，1982年生，助理研究員。

福建省農業科學院科技創新項目(2015CX-13) 。

“互聯網+”時代檔案管理體系的構建與發展對策

仇秀麗

(福建省農業科學院 350003)

“互聯網+”時代給檔案管理工作帶來了全新的發展契機，從檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系等現代檔案管理體系的構建，提出：加強組織領導，科學制定規劃；建立健全制度，實施規范管理；開展教育培訓，注重人才培養；促進開發合作，打造共享平臺；加大投入力度，保障信息安全等發展對策。

“互聯網+”；檔案管理；對策研究

2015年3月5日，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃。7月4日，國務院印發《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》。國家檔案局楊冬權在2015年全國檔案局長館長會議上提出要給傳統檔案工作插上網絡這一現代翅膀[1]。國家檔案局李明華在2016年全國檔案局長館長會議上指出，“各級檔案部門要密切關注大數據、云計算和人工智能的發展應用，以‘三個體系’建設為重點，全面加快檔案信息化建設進程，著力提升檔案信息化應用層次，不斷豐富檔案信息化內涵，實現檔案工作轉型升級、提質增效”[2]。可見，“互聯網+”已經成為時代的必然選擇，構建現代檔案管理體系，也已成為時代發展的要求。這種新常態要求檔案工作人員，要轉變工作思維和工作模式，打破時間和空間限制，積極融入“互聯網+”時代的創新與實踐，實現網絡信息服務的智能化、個性化和精品化，將檔案資源轉化為知識資源，構建檔案共享機制，及時獲取準確信息，實現更好的公共服務。

1 構建現代檔案管理體系

面對數量巨大、呈指數式增長的檔案信息，要從只要保管好檔案的觀念，轉變為大數據、大服務、大安全的檔案管理觀念，即從“看好門，守好攤”，轉變為“重藏用，保安全”。為此，要構建以“檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系”為核心的現代檔案管理體系，滿足人們對信息多樣化、高效化、個性化、專深化的需求。

1.1檔案資源體系

檔案資源是檔案工作賴以存在和發展的重要基礎，要不斷增大各級各類檔案館的資源總量，優化館藏結構，豐富館藏內容，構建門類齊全、內容豐富的檔案資源[3-4]。一是從文件與資料的控制與管理環節抓起，即從檔案的源頭抓起，加強對各職能部門文件與資料的實時跟蹤指導，特別是對重點工作、重大事件、重大活動等內容的及時跟蹤指導和監督檢查。二是做好文件材料的移交接收工作，做到手續齊全、賬物相符、不遺漏不丟失，從而在工作程序或流程上保證檔案資料的完整、齊全、安全。三是建立檔案信息綜合管理系統，在互聯網背景下，對檔案信息資源進行收集、分類、合并、整理，建成規?；潭却?、標準化程度高、類型豐富的現代檔案信息資源數據庫。

1.2檔案利用體系

在“互聯網+”時代，針對人們對信息的需求量大、準確度高、傳遞率快的要求，采用檔案信息資源互聯網的方式，實現在線檢索、查閱和傳輸等信息化服務。一是加強檔案管理配套軟件的開發和應用，利用構建的檔案信息綜合管理系統，按統一的要求存儲信息，建立全文數據庫、文獻數據庫和多媒體數據庫等多種類型數據庫。二是對檔案信息進行加工、編研和深度挖掘，將紙質檔案和數字檔案進行加工和提煉，將各類信息載體和信息來源有機鏈接起來，提高檔案信息的可讀性和知識性。三是探索創新和優化服務方式，構建多種檔案利用服務體系，提升信息的集成度與科技含量，滿足各類用戶查檔需求，提高檔案利用質量和水平[5]。

1.3檔案安全體系

認真貫徹落實《關于進一步加強檔案安全工作的意見》，發現問題及時整改，確保數字檔案信息內容的完整性、真實性、可用性和保密性。一是確保檔案實體的安全，通過建立健全完善的檔案安全管理制度和配備先進實用的安全設施設備，提高安全防范意識和水平[4]。二是做好異地備份，在做好檔案館數據安全備份工作的同時，采用近線、離線等多種有效手段，實現檔案數字資源的多套備份，切實提高應對毀滅性災難的能力[6-7]。三是確保信息內容的安全，主動配合有關部門開展檔案信息安全檢查工作，維護信息內容的原始性與真實性，確保在網絡環境下形成的數字檔案資源的所有信息與原始狀態一致，不被蓄意刪除、修改和泄漏[8]。

2 促進現代檔案管理發展的對策

現代檔案管理體系的建立對于更好地開展檔案保護和利用工作有著重要意義。實踐表明，在互聯網時代，如果能將全國的檔案數據資源統籌起來，利用現代信息技術進行大數據分析，檔案信息資源中蘊藏的巨大的信息資源將會得到更有效的開發和利用，從而將大大提高檔案的價值和利用效率。為此，要著力把握好5個重要環節，力求從根本上促進和引領現代檔案管理發展，使其在檔案事業建設中發揮不可替代的重要作用。

2.1加強組織領導，科學制定規劃

建立現代檔案管理體系是加快我國檔案工作基礎建設步伐、提高工作效率和水平的重要舉措，各檔案管理部門要提高認識，高度重視，明確工作責任目標，結合當地實際情況制定工作規劃，有計劃、有組織、有落實地開展工作。一是各級領導尤其是主管檔案工作的領導，要切實增強責任感、緊迫感和使命感，加強頂層設計，努力構建符合發展需求的現代檔案管理體系。二是科學制定規劃。研究“互聯網+”時代檔案資源管理、利用服務、安全保障的主要技術問題和實際應用問題，統籌制訂工作方案，把檔案信息化納入信息化建設整體規劃，統一部署，集中管理，科學整合檔案資源，切實抓好工作的謀劃、部署和落實。三是各檔案部門要加大普法力度，深入開展檔案法律法規的學習、教育和宣傳活動，提高全社會檔案法治意識。

2.2建立健全制度，實施規范管理

制度建設是檔案規范化管理的前提，是保證檔案規范化運行的基礎，是推進檔案行業持續創新、健康發展的重要保證。因此，只有建立健全相應的管理制度，才能使相關檔案管理人員有章可循、有法可依。一是加快檔案管理的制度的規范化建設步伐。各單位應加強制度建設，嚴格規范管理，特別是針對涉密檔案，應建立專人專項專管制度，明確管理人員的崗位職責，并建立文件歸檔制度、存儲備份制度、保密制度、責任追究制度、借閱制度、應急預案等等[9]。二是加強監督和檢查。不斷強化對制度執行情況的檢查與監督，提高制度執行力，從檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個方面，均進行嚴格的制度控制，切實做到以制度建設促進檔案管理工作水平的提升[10]。三是實施科學有效的考核制度。各省、市、縣級綜合檔案館要時時關注國家發布的業務考核標準，按照國家統一標準，結合實際情況，開展本地區本部門本系統的檔案業務考核，通過層層推廣宣傳，層層落實責任，層層嚴格把關，不斷推動檔案業務工作做好、做細、做強。

2.3開展教育培訓，注重人才培養

檔案管理人員不僅要具備傳統檔案管理的基本技能，保管好檔案，還要掌握現代化管理的基本技能。這就要求檔案管理部門要建立一支高素質檔案專業人才隊伍，才能在“互聯網+檔案”建設中穩步前進，實現檔案現代化管理的新突破。一是加大培訓力度。可開發一套“互聯網+檔案培訓”系統，全國從事檔案工作人員，可憑借自己的身份證號碼或是手機號碼登陸系統，在線進行業務知識學習和法律法規學習，完成必修和選修學時，同時在線開展“每月必練活動”或是“有獎競答活動”，在掌握知識的同時，滿足學時學分要求，實現線上線下互動，提高檔案隊伍的整體素質。二是建立檔案專家庫。按照《全國檔案專家選拔與培養實施方案》要求，加強檔案專家庫建設，重點培養檔案信息開發研究、檔案開放鑒定、檔案保護技術和檔案信息化方面的專家型人才，為高層次人才成長和發揮作用搭建平臺。三是強化網絡意識。培養檔案工作人員的互聯網意識，組織學習與檔案信息化有關的網絡技術、數字化技術和現代管理技術等，使其不斷提升運用互聯網解決檔案相關問題的基本能力，在新的時代背景下實現工作的創新和提升。四是創新人才發展機制。各級檔案部門要調動各方面的積極性，遵循檔案人才培養規律，樹立科學的人才觀，打造良好的人才發展環境。

2.4促進開發合作，打造共享平臺

信息是一種可利用的社會資源，而檔案作為巨大的信息資源庫，如果能準確及時地被利用，就可能產生巨大的社會效益和經濟效益。一是新技術應用。利用“互聯網+”等信息技術，積極探索數字化檔案管理活動，電視、視頻、APP客戶端、微博、微信、QQ、微電影、圖片展、史實展等傳統媒體和新媒體為檔案工作的開展提供了非常便捷的網絡載體。新老媒體結合，線上線下互動，主動作為，伴隨著科學技術的發展，還會有更“新”的方式出現，不斷更新方式、擴大影響、傳播文化、提升形象。二是開發合作宣傳。如：國家檔案局與新華社《光輝歷程》欄目合作推出珍貴歷史檔案背后的黨史故事系列稿件，通過新華社、新華視點客戶端和微信公眾號同步向公眾傳播展示；福建省檔案館充分挖掘館藏豐富的紅色資源，開展“為民務實清廉”實踐教育活動，充分發揮“存憑、留史、資政、育人”作用[2]；福建省農業科學院研發的科研信息綜合業務系統，根據不同的檔案調閱權限，隨時查閱所需的檔案材料。三是打造共享平臺。通過打造數據流通共享平臺，將原來的“死檔案”變成“活信息”，不斷滿足未來檔案信息化發展的需要。

2.5加大投入力度，保障信息安全

隨著檔案信息化建設的逐步深入，傳統檔案工作面臨嚴峻的挑戰，只有軟件、硬件不斷升級，才能保障檔案信息安全有效。一是加大投入力度。檔案管理現代化要有充足的硬件做保障，各檔案部門要加大人力物力財力投入，不斷推動檔案管理與互聯網融合，要開展信息化基礎設施建設，特別是硬件和數據庫建設，從庫房、機房到防火墻、服務器，再到掃描儀、投影機等硬件建設，都要從實際需要出發，逐步配齊配足。二是保障信息安全。按照《國家電子文件管理“十三五”規劃》要求，積極推進數字檔案館(室)建設，保障數字檔案資源達到“收得進，管得住，交得出，用得好”的要求。在系統運行模式下，可采用用戶身份認證、控制訪問權限、數據加密技術等措施來保證檔案利用者在查閱到有用的信息和資料時，檔案資源網絡運行安全，檔案信息安全，防止檔案泄密事件的發生[11]。

總之，檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系之間，既相互獨立又緊密聯系。我們要把握科技發展潮流，在深入挖掘檔案資源，形成一批有價值的檔案史料成果后，時時創新檔案工作方式方法，實施跨界融合構建新的平臺系統，不斷提高檔案管理服務水平，實現檔案管理數字化、網絡化、智能化。

[1]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案，2015(1)：16-24.

[2]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[J].中國檔案，2017(1)：16-24.

[3]林素云.檔案館“三個體系”建設的實踐初探[J].蘭臺世界，2013(11)：65-66.

[4]王國振.對“三個體系”內涵及相互關系的幾點認識[J].檔案學研究，2010(5)：11-14.

[5]孫朝霞.大數據時代檔案管理模式革新研究[J].辦公室業務，2017(2):148.

[6]王莎莎.檔案工作“三個體系”建設的理論基礎與實踐途徑[J].建筑工程技術與設計，2015(2)：1740.

[7]陳慧瑛.智慧檔案 數字先行-紹興市檔案信息化建設轉型升級的探索實踐[J].浙江檔案，2013(12)：14-15.

[8]聶云霞，張加欣，甘敏.“互聯網+”背景下數字檔案資源安全研究[J].浙江檔案，2016(6)：22-25.

[9]楊淑梅，陳玉娟，崔立紅.淺談底圖檔案數字化管理[J].機電兵船檔案，2015(5)：57-59.

[10]徐榮梅.“互聯網+”背景下的學校檔案工作探索——以鹽城市田家炳中學為例[J].檔案建設，2015(5)：77-79.

[11]高敏.“互聯網+”背景下的檔案管理現代化建設路徑探析[J].濟南職業學院學報，2015(6)：116-118.

Constructionanddevelopingcountermeasuresforfilemanagementsystemin‘Internetplus’era

QIU Xiu-li

(FujianAcademyofAgriculturalSciences,FujianProvince350003)

The ‘Internet plus’ era will create a entirely new opportunity for archives management. In this paper, the modernized archives management system was promoted to be constructed, which was consist of file resource system, file utilization system, file security system, and so on. And the related developing countermeasures were put forward as follows: to strengthen the organization and leadership, and make scientific plannings; to establish a sound system for standardized management; to carry out education and training and pay attention to talent training; to enhance cooperation and create the sharing platform; to increase investment on information security protection, and others.

‘Internet plus’; file management; countermeasure

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.07.015

(責任編輯：黃金澤)