試論高校檔案數字化建設

唐紅宇

（牡丹江大學，黑龍江 牡丹江 157001）

試論高校檔案數字化建設

唐紅宇

（牡丹江大學，黑龍江 牡丹江 157001）

隨著國家計算機網絡技術的發展，一種新型檔案信息形態即檔案信息數字化產生了，它由計算機系統進行管理，檔案資源以數字化形式儲存能長期保存和高效利用。高校檔案數字化建設工作十分重要，是實現檔案數據資源共享的根本。文章研究了高校檔案數字化建設的必然性和對其后續發展的思考。

高校；檔案；信息數字化

高校管理越來越現代化，檔案管理數字化成了一種新趨勢。完成這一工作對高校檔案資源共享有著很大的意義，它能夠節省很多人力、物力、財力，使得資源共享快捷方便。各高校在資金、檔案狀況等方面有所不同，因此建設程度、建設方式上也有很大差異，但是隨著高校的發展，信息化程度的加深，建設高校檔案數字化是必然趨勢。

1 高校檔案數字化建設的必然性

很好的利用高校檔案，能夠加深學校的文化底蘊，促進文化積累。響應國家開放、包容的號召，高校之間的交流活動大大增加，這樣使高校檔案數量增加許多，內容也較之前復雜許多。檔案信息十分重要，紙質版已經無法滿足需求，它需要更好的保護措施。下面將具體論述高校檔案數字化建設的必然性。

（1）能夠更好地保護檔案原件。紙質版的檔案原件不易保存，一旦時間久了，它的表面就會發黃，字跡也會變得模糊不清，難以辨認。通過實現檔案數字化，就能避免這種情況發生。檔案數字化建設是利用計算機系統管理，不會發生檔案原件意外破損的情況，對于字跡模糊的檔案原件還能進行修復。這樣使檔案原件能夠得到長期有效的保護，計算機系統操作的快捷也使檔案利用變得方便。

（2）使檔案管理更加方便。想要找出一份特定檔案，按照以往紙質檔案保存時的方式，需要工作人員一本一本地從檔案目錄里查找。無疑，這樣做既耗費時間有浪費體力。不僅是這一項工作，長期以來，檔案管理人員的工作都十分繁瑣而且工作量較大。他們需要對檔案手工收集、整理，耗時耗力。而檔案數字化建設則使得檔案管理變得方便許多，數據一次錄入之后就能使資源共享，多次利用。傳統的紙質檔案逐漸被機讀檔案取代，各種信息能夠實現數字化儲存和處理，使得檔案信息管理更加便利，檔案信息服務更加及時。

（3）高校信息化建設的基礎。隨著計算機網絡發展發展的日益成熟，新媒體技術與網絡技術相結合，我國努力探索建設信息數字化。高校檔案部門也應做好準備，積極開展檔案數字化建設。高校良好的網絡環境得益于高校信息化建設，而高校檔案數字化建設是信息化建設的基礎。隨著各高校間的交往活動日益豐富，使用計算機管理檔案是為了適應發展的必然需求。隨著“數字校園”的開展，計算機被頻繁運用于高校建設和教學中。這必然有大量的電子文件產生，珍貴的數字化檔案信息也將由此形成。因此，建設高校檔案數字化的問題迫在眉睫。

2 對于高校檔案數字化建設后續發展的思考

上面已經對高校檔案數字化建設的幾點必要性進行了具體論述，可以看出，高校檔案數字化建設工作的開展對于檔案資源的長期保存和資源共享有著很大的意義。但是目前，各高校發展情況不同，檔案數字化建設沒有一套標準的制度，下面闡述對于未來高校檔案數字化建設發展的思考和意見。

（1）結合實際完善檔案數字化建設制度。各高校在資金、人力、檔案管理狀況等方面存在著很大差異，想要順利完成檔案數字化建設工作，首先要根據自身的發展狀況，結合國家出臺的政策，制定一套完善的、適合本校檔案管理的制度。不僅如此，各高校在進行檔案管理數字化建設時，要先對檔案館內情況進行詳細了解，比如，館內檔案數量，種類、編制方法等。

（2）保障基礎設施條件。這里的基礎設施條件是指現代化的軟、硬件設施，這是高校檔案數字化建設的保障。實現檔案數字化建設需要將信息網絡化管理，因此，這項工作的順利開展離不開高速的數字通訊網絡。與此同時，還有一些硬件設施是必須具備的，比如，電腦、刻錄機、激光掃描儀、磁盤陣列等。

（3）遵循原則建設。首先，高校在進行檔案數字化建設時要為學校數字校園建設整體考慮，遵循全局性原則。因為建設高校檔案數字化管理離不開運用數字化技術、網絡建設、數據庫等，這與數字校園建設息息相關，為了與數字校園建設共同發展，在進行檔案數字化時要遵循全局性原則；實現檔案數字化還要遵循標準化原則，嚴格遵循國家、專業的標準，這是實現檔案數字化建設的基礎。在此原則下，結合自身的特點和情況，以實現資源共享為目標，制定切實可行的部門標準；雖然數字化檔案管理相對于紙質檔案原件更容易保存，但是仍然有丟失、更改的可能，并且這種細小的改變不能被及時發現。所以應該注重檔案形成、整理等各個環節信息的完整性。并且盡量使檔案保持原本的面貌，不加篡改、添加，同時字跡應當清晰。這樣才能保證數字化的檔案內容具有真實性和可靠性；在信息化的大環境里，也能在新技術的操作下實現數據檢索和長期保存。

3 結語

總而言之，高校檔案數字化是高校信息化建設的必然趨勢。實現高校檔案數字化建設不僅能夠使檔案信息長期保存、得到高效利用，還能使檔案管理變得快捷便利。但是目前現有的制度標準還不夠完善，建設高校檔案數字化仍然需要各位學者不斷探索、勇于實踐。希望各高校結合自身情況，逐步完成此項工作，推動高校信息化建設的進程。

［1］陳敏.對高校檔案數字化建設的思考［J］.中國管理信息化，2015，18 （24）：206-207.

［2］謝文杰.可持續發展理念下的高校檔案數字化建設分析［J］.城建檔案，2016，（2）：20-21.

［3］姚大明，柯鐵軍，叢云，等.高校檔案數字化建設實踐與思考［J］.卷宗，2014，（3）：51-51.

On the Digital Construction of Archives in Colleges and Universities

TANG Hong-yu
（Mudanjiang University，Mudanjiang，Heilongjiang 157001，China）

With the development of national computer network technology，a new type of archival information is the digitization of archival information.It is managed by computer system.Archival resources can be stored in digital form for long-term preservation and efficient use.Digital archives in important for university archives work，and the basis to achieve the basic data file sharing.This paper studies the inevitability of the digital construction of university archives and its follow-up development.

colleges and universities；archives；information digitization

G647.24

A

2095-980X（2017）04-0201-01

2017-03-23

唐紅宇（1969-），女，四川岳池人，大學本科。