淺談?wù)鞯睾贤瑱n案管理

陳桂香

摘要：政府機關(guān)檔案記載著政府機關(guān)在過去工作、業(yè)務(wù)活動中形成的有保存價值的各種歷史記錄，是過去政府機關(guān)重要工作、業(yè)務(wù)活動運行留下的軌跡；是今后政府機關(guān)工作的重要導(dǎo)航。那么做好政府機關(guān)檔案管理工作對促進社會和諧發(fā)展有著重要的意義。本文主要就鎮(zhèn)合同檔案管理中征地合同的管理進行了主要分析，僅供大家參考。

關(guān)鍵詞：合同檔案；獨立建檔；必要性；征地檔案

政府中的檔案記載內(nèi)容大多是針對一些機關(guān)部門以及事業(yè)部門，記載他們在社會活動中發(fā)生過的事件或者是一些有價值的方案等。一般情況下，都是以文字、圖片以及聲音的方式保存下來，方便日后的查找和利用。這些檔案的記載對政府職能的發(fā)揮起到一定的促進作用，所以必須要重視檔案的管理工作，提高檔案管理的工作效率。

一、鎮(zhèn)政府檔案管理概述

鎮(zhèn)政府單位檔案涉及范圍廣、種類多、信息量廣，包含設(shè)備、科研、基建、人力資源、財務(wù)、運作等多方面內(nèi)容。單位檔案是指單位在運營過程中保留下來供以查詢的歷史文件。此外，檔案管理工作的制度化，規(guī)范化，以及檔案材料完善，利于單位內(nèi)部人員對材料的使用以及對政府單位總結(jié)檔案中的經(jīng)驗有長遠幫助。

鎮(zhèn)政府機關(guān)檔案管理工作對組織而言，其發(fā)展歷史由來已久，但是在當(dāng)前信息時代背景之下又呈現(xiàn)出與以往不同的特征。首先，就目前我國檔案管理領(lǐng)域的工作開展?fàn)顩r而言，雖然隨著信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的自動化及信息化水平均有顯著提升，但從實際的落實情況看，檔案管理工作中的信息化仍然處于初級階段，有待進一步深人。在當(dāng)前大部分組織中，基于檔案的信息化體系已經(jīng)基本得到落實并投入使用，相關(guān)的信息終端，包括輸人及輸出兩類終端也基本實現(xiàn)。但在實際工作過程中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然由專業(yè)的檔案人員實現(xiàn)，而并未因相關(guān)信息化水平的提升而滲入到整個組織的工作過程中。對某些資料的采集，即便已經(jīng)能夠支持起不同部門多個工作人員的參與，也仍然難以實現(xiàn)檔案工作的全員參與。這種狀況在一定程度上阻礙了系統(tǒng)檔案的形成，阻礙組織的深人發(fā)展及借鑒歷史工作成績。

二、征地拆遷檔案的重要性

征地拆遷檔案是征地拆遷安置工作的歷史記錄，是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，是城市區(qū)域面貌某一時段真實縮影，是城鎮(zhèn)地域發(fā)展變遷和社會經(jīng)濟文化發(fā)展?fàn)顩r的詳細記錄，是人民群眾懷舊的窗口。完整齊備的征地拆遷檔案，是城市建設(shè)管理的重要依據(jù)和借鑒性歷史資料，是拆遷單位、被拆遷單位和個人維護各自利益的憑證，是政府或投資方經(jīng)費支出的重要依據(jù)，在拆遷安置工作中具有澄清疑慮、平息爭端、化解矛盾、預(yù)防腐敗、促進社會穩(wěn)定的作用。

（一）征地拆遷檔案形成主體多

拆遷檔案形成于拆遷工作第一線，檔案形成主體既有被拆遷單位、集體和個人，又有參與拆遷工作的相關(guān)部門和工作者，還有涉及被拆遷區(qū)域的鎮(zhèn)、村、隊或社區(qū)、居委會等政府管理部門和責(zé)任人。這些單位、集體、組織和個人，既是拆遷檔案的生產(chǎn)者，同時也是拆遷檔案收集管理的責(zé)任者。

（二）征地拆遷檔案收集內(nèi)容廣

征地拆遷檔案收集內(nèi)容是由拆遷工作任務(wù)和收集檔案的范圍所決定的，涉及農(nóng)林牧副漁業(yè)、加工業(yè)、飲食服務(wù)等各行各業(yè)以及個人的有形無形、有價無價、有言無文的建筑物、構(gòu)筑物、附屬物等各種資產(chǎn)和個人信息憑證資料、實物照片、聲像等。

（三）征地拆遷檔案審查程序多

征地拆遷檔案收集管理工作是一項由幾個或幾十個征地拆遷小組及征地拆遷區(qū)域內(nèi)政府部門共同負(fù)責(zé)的工作；各責(zé)任單位及拆遷小組對拆遷檔案的收集管理范圍、深度和內(nèi)容具有不同的層次性，每一份檔案的形成從實物、人口信息登記，到建筑物、構(gòu)筑物的測算、鑒定、確認(rèn)等各個環(huán)節(jié)，均要經(jīng)過上上下下反復(fù)校核，再通過被征地拆遷戶、征地拆遷小組成員及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，最后通過政府監(jiān)督部門復(fù)核審查等過程。

（四）拆遷檔案的收集管理人員不固定

征地拆遷工作本不是長期固有的工作，也就不存在固定的組織和單位，所有征地拆遷工作均由臨時成立的組織與臨時抽調(diào)的人員去完成，其工作人員具有變化快和變化大的特點，拆遷檔案歸集管理工作難度大。

三、征地拆遷檔案收集管理方法

（一）把握征地拆遷啟動環(huán)節(jié)，做好征地拆遷檔案重要作用的宣傳和檔案收集管理事前培訓(xùn)工作

在政府確定征地拆遷工作目標(biāo)任務(wù)后，積極主動地投身并參與征地拆遷管理工作，在征地拆遷動員大會上認(rèn)真做好拆遷檔案收集管理工作重要性的宣傳。依據(jù)不同建設(shè)項目征地拆遷總體方案和工作任務(wù)，制定《征地拆遷檔案歸檔細則》和《征地拆遷檔案組卷要求》，組織開展征地拆遷檔案收集的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。1.明確征地拆遷檔案收集的內(nèi)容及范圍。2.明確歸檔資料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如紙張規(guī)格、內(nèi)容準(zhǔn)確、書寫規(guī)范、簽字確認(rèn)、審核要求等。3.明確分類方法、組卷原則和移交報送程序等。4.依據(jù)《征地拆遷檔案組卷要求》，組織開展征地拆遷檔案組卷操作技能培訓(xùn)。通過實踐，讓拆遷檔案收集人員達到思想重視、思路清晰、方法明了、技能熟練、工作高效的目的。

（二）把握征地拆遷實施環(huán)節(jié)，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)

從目前各地征地拆遷情況看沒有一個固定的征地拆遷組織和單位，所有征地拆遷工作均由臨時組織與臨時人員去完成。臨時組織和臨時人員具有變化快、變動大的特點，因此，做好征地拆遷實施過程中的檔案指導(dǎo)工作非常重要。1.針對未參加事前培訓(xùn)的人員實施現(xiàn)場培訓(xùn)指導(dǎo)，增強其建檔管檔能力，促進征地拆遷檔案收集管理水平整體提升。2.對收集的征地拆遷檔案文件材料進行及時檢查，如收集內(nèi)容是否符合歸檔細則要求，對私人財產(chǎn)（包括人口、房屋及附屬物等）是否實施按戶登記，對村組、企事業(yè)單位財產(chǎn)是否按村組或單位實施登記，確認(rèn)、審核、簽章（簽字）手續(xù)是否完備等，確保拆遷檔案的真實可靠。3.查看歸檔材料是否按拆遷項目分類，是否按戶組卷，歸檔材料是否按形成順序編目，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，保障征地拆遷檔案文件材料完整，準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.對收集拆遷檔案管理工作進行檢查。檢查在收集工作中是否做到責(zé)任單位負(fù)責(zé)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)支持、村組配合，管理上是否實施了定人、定位、定點、防盜管理，確保征地拆遷檔案收集無遺漏，安全無事故。5.深入實際優(yōu)化《征地拆遷檔案歸檔細則》。根據(jù)不同工作任務(wù)，在征地拆遷檔案收集過程中，加強與征地拆遷檔案收集管理人員溝通，聽取意見建議，根據(jù)實際情況和實踐經(jīng)驗，不斷完善歸檔細則，精練歸檔內(nèi)容，提高征地拆檔案收集質(zhì)量和管理效率。

（三）把握征地拆遷收尾環(huán)節(jié)，做好檔案審查、驗收、移交、歸檔工作

依據(jù)征地拆遷總體方案要求，及時督促征地拆遷檔案收集管理人員，按時上報歸檔材料，檔案技術(shù)人員要對上報歸檔材料認(rèn)真負(fù)責(zé)地逐卷、逐頁、逐項檢查，凡是歸檔文件材料內(nèi)容和審核簽章不全的，一律要求責(zé)任人補齊補全，案卷達不到要求的退回重新整理組卷。對違反征地拆遷檔案歸集管理規(guī)定的人和事，及時向征地拆遷工作主管部門和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并通過印發(fā)簡報、工作動態(tài)等形式，總結(jié)征地拆遷檔案管理工作經(jīng)驗，通報表揚先進，鞭策后進，加快拆遷檔案及時、完整、準(zhǔn)確歸檔進度，務(wù)使拆遷檔案規(guī)范要求，確保征地拆遷工作順利進行。

四、總結(jié)語

檔案管理是機關(guān)工作必不可少的重要一環(huán)，對機關(guān)部門高效的發(fā)揮職能作用具有很大的指導(dǎo)意義。應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)人員自身在工作上的關(guān)注度，增加對專業(yè)人才培訓(xùn)周期，增加財務(wù)支出以及健全和完善硬件設(shè)施，引進國際優(yōu)秀理念，嚴(yán)格地完善檔案的管理制度，逐漸養(yǎng)成其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，為建設(shè)高效的政府機關(guān)創(chuàng)造足夠有利和便攜的條件。

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