計算機技術對辦公自動化的具體影響探究

摘要：計算機技術的引入將辦公的自動化成為現實，不僅提高了辦公效率，而且大大降低了失誤率，在各方面對企業的發展都有極大的推動和幫助。本文主要對辦公室自動化領域計算機技術的應用現狀進行了簡要敘述，并圍繞計算機技術在辦公室自動化中的具體應用展開了一系列探討，最后就基于計算機技術的辦公自動化的發展趨勢進行了展望。

關鍵詞：計算機技術 辦公自動化 應用 發展

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）10-0248-01

辦公室自動化沒有明確的定義，但凡為傳統的辦公室引入新設備、新技術和新機器的都統稱為辦公室自動化。辦公室實現自動化的基礎在于網絡技術的發展，目前多數應用于行政單位、事業單位等，辦公室與計算機技術的綜合應用，大大提高了辦公室的辦公效率，具有重大意義。

1 辦公室自動化領域計算機技術的應用現狀

目前，事業單位、行政單位等相關企業單位已經普遍將計算機技術應用到辦公中，從而使辦公自動化的效率和便利程度都有所提高。計算機應用在辦公室中的應用現狀從以下幾方面來闡述：（1）信息科技的快速發展，正在促使當前辦公室中的計算機技術應用向智能化方向發展，使得辦公進程與監督管理更加智能化，也更加高效。（2）計算機應用程序多種多樣，應用到辦公室的系統自然也是千差萬別。各個企事業單位根據自己所需，引入不同的計算機應用系統，辦公人員只需要掌握操作系統的流程與系統的各項功能即可，各種繁瑣的計算已經由計算機代替了大腦，這在一定程度上降低了辦公人員的壓力并提高時效性。（3）我國已經將計算機技術規定為辦公室自動化的首要技術，計算機技術的發展地位可見一斑。

2 計算機技術在辦公室自動化中的具體應用

2.1 為辦公自動化提供所需要的硬件和軟件設備

辦公自動化所需要的硬件設備主要是實際設備和裝置，軟件設備則主要指用于維護、管理、運行等的計算機程序。現代辦公室人員的主要工作由信息處理、文字編輯、信息檢索以及信息傳輸等，以上種種業務統統離不開計算機系統，工作的流程與操作都是以計算機為核心。例如信息的檢索和傳輸都離不開通信設備如電話和局域網，輸出設備如傳真機、復印機和掃描機等，而信息的處理和編輯則需要相關軟件的支持，如office軟件、翻譯軟件和數據庫管理系統等。

2.2 將辦公數據進行集成處理，提高了管理的高效性

許多大型企業都需要進行商品進銷存的管理，涉及到采購、入庫、盤點、出庫等環節。如果各個環節的數據沒有統一的數據系統管理，僅僅靠人工，將會出現各種數據偏差，不僅繁瑣，工作效率也是極其低下。例如某超市的諾達軟件系統，便是一個強大的數據庫管理系統。集合入庫、出庫、盤點、采購等多項系統為一體，操作者只需要確保錄入的數據準確即可。管理者瀏覽銷售情況也只需要通過該系統調取日常銷售數據即可，各種所需信息便盡收眼底。

2.3 電子表格制作，數據處理軟件

這是一個被數據充斥的時代，百分之九十九的企業都是以營利為目的，每天領導最關注的自然也是銷售數據。幾乎任何員工都是在與數字打交道，會計部們是資金流動，市場部是業績數據，人事部是員工的保險、公積金、工資等，就算是一個簡單的自媒體，每天也會密切關注自己的粉絲量漲跌多少。以上的種種數據自然無法依靠紙質文件來處理，既浪費資源又費時費力。如果用excel表格來統計，也就是敲幾個數字的時間。Excel表格的篩選、排序、公式等功能都能起到很好的輔助效果。如排序功能可以將數據按照大小進行依次排列，對數據表格的閱覽起到很大的幫助。

2.4 圖文美化，操作演示

辦公室工作需要涉及到office文檔操作，如word、exccel、ppt、access等。如果僅僅是簡單的文字羅列，文檔的整體美觀將大打折扣，利用計算機技術對文檔進行簡單的排版修飾，可以給人賞心悅目的效果。例如利用word在文章中插入幾張圖片，使文字分散開，以免閱讀者產生視覺疲勞，另外插入適當的圖片對文章觀點會起到畫龍點睛的作用。關于操作演示，具體指工作人員遇到問題無法解決時，即便遠在千里，他人也可以通過專業軟件對工作人員的電腦進行遠程操控，幫助其解決難題。例如teamviewer就是一款專業的遠程軟件，它將一人同時操作不同地點的數臺電腦成為現實，大大解決了時間和空間上的困擾，提高了工作的高效性。

3 基于計算機技術的辦公自動化的發展趨勢

網絡技術依然在飛速發展，VR行業的興起就是典型的例子，信息技術正在嘗試讓人類體會到虛擬世界的魅力。事實上，信息技術的發展方向在一定程度上決定了辦公自動化的發展方向，雖然暫時無法確定網絡具體向哪個方向發展，但是大體上可以歸結為智能化、超高速、系統化和微型化的發展方向。辦公自動化的計算機應用將會以自然語言、手寫體、圖像等人機互動的輸出輸入方式為主要形式，人機之間的交互將會發展到更高的級別。另外，計算機將會擁有更多的智能化表現例如黑屏體感，輸入法設置也將會更加人性化，現在移動端微信、QQ等交友軟件已經實現語音交流功能，相信日后PC端的語音輸入法也將日益普遍，寫日記、博客再也不需要手敲字母，取而代之的是某軟件直接將語言轉換成文字。因此，以后的世界將會是一個更加便捷的世界，也將是一個“懶”人的世界。

當今的辦公自動化管理已經開始建立知識庫，開始將“知識管理”為核心，為員工建立知識的氛圍，激發員工知識交流的意識，知識對日后的企業而言不再是虛擬的存在，而是成為一種無形資產，為員工的創新和智慧提供平臺，將會承擔更加復雜的企業責任。

4 結語

計算機是辦公自動化的核心，基于計算機技術的辦公自動化發展趨勢將主要依附于網絡技術，因此計算機應用技術成為國家未來發展的首要任務。辦公智能化、知識化也將是發展的主方向。

參考文獻

[1]趙志鵬.計算機技術對辦公自動化的具體影響探究[J].科技傳播，2016，（10）：76-77.

[2]左旭楠.計算機技術在辦公自動化中的應用與研究[J].黑龍江科技信息，2014，（32）：191-191.

收稿日期：2016-08-18

作者簡介：李明艷（1976—），女，漢族，湖北仙桃人，本科，講師，研究方向：計算機軟件。