當前時期下事業單位檔案交接過程中存在的問題及其策略探析

郭雪瑩

[摘 要]事業單位檔案工作具有管理性、服務性、政治性、科學性、文化性特點，主要對單位活動的記錄，借助檔案，能夠詳細的了解過去、把握現在、預見未來。所以做好檔案方面的工作已成為了現代事業單位必須重視的內容。本文首先指出了事業單位檔案交接過程中存在的問題，其次提出了加強事業單位檔案交接工作的具體策略。

[關鍵詞]事業單位；檔案交接；問題；策略

要想使事業單位檔案交接工作更加的規范，科學明確檔案具體歸屬與流動方向，避免單位寶貴的檔案資源出現流失或者損毀情況，就必須不斷強化檔案管理全程工作，特別要注重檔案交接工作。然而現階段，我國仍有部分事業單位領導層對檔案交接工作的重要性缺乏足夠的認識，嚴重制約了單位的健康持續發展。

1.事業單位檔案交接過程中存在的問題

1.1檔案交接手續嚴密度不夠

從事業單位檔案管理工作性質與崗位職責角度上分析，檔案管理是一項具有延續性、細致性且艱巨的工作，實際需要辦理大量的手續，對各步驟流程提出了規范性要求。但是部分事業單位中從事檔案工作的人員在工作調動或者離崗過程中，未嚴格根據檔案的標準程序來辦理交接手續，更有甚者忽視了辦理，沒有認真的核查該核查的事項，沒有系統清理該清理的事情，將檔案交接工作比作了鑰匙的交接，一旦出現問題，常常會因為缺乏齊全的交接手續而難以清晰的明確各自應當承擔的職責權限。

1.2檔案監交不嚴格

當前，有不少事業單位中普遍有這樣的現象：領導層將檔案交接工作納入到了事務性工作領域，認為此項工作應交由檔案管理人員全權負責，因此很少會參與檔案交接工作的管理活動中來，進行檔案監交過程中，沒有充分發揮自身的監督職能，如此一來，檔案管理人員在進行交接工作時就會越來越不嚴謹、越來越隨意，沒有按照規范的程序進行，一味的按自己的意圖辦事。

1.3忽視了傳幫帶工作的必要性

事業單位中工作的老檔案人員因為參加過專業的業務培訓活動，他們的工作經驗一般都是長年累月“攢下來”的，未更新、規范性差，而一些剛接觸檔案工作的管理人員因缺乏工作經驗，只有根據老員工一直遵照的自創程序來開展檔案交接工作。由于老員工的傳幫帶工作做得不夠好，給新進員工的檔案交接工作實效性帶來了直接的影響。

2.加強事業單位檔案交接工作的具體策略

2.1列入議事日程、規范工作程序和完善管理制度

檔案交接是事業單位檔案管理工作中不可忽視的重要一環，所以單位應充分認識到檔案交接工作的重要性，尤其是單位負責人應將檔案交接工作及時列入議事日程中，并根據單位檔案管理工作實際情況，構建行之有效的管理制度與管理機制，從而使檔案交接工作運行中具有堅實有力的依據。如果對檔案人員工作進行調動或者離職，必須辦理齊全的交接手續，如果發現手續辦理的并不齊全，那么相關的檔案人員就不得離開事業單位，也不得進行工資轉交手續的辦理，要在所有手續都具體辦理后方可離開事業單位。

2.2加強監督，保障檔案的延續性

檔案監交對檔案交接具有顯著的監督作用；實際中，不管是單位檔案工作人員的交接還是檔案機構負責人的交接，都必須配備專門的人員加強監督交接工作。對于從事檔案監交工作的人員，必須充分發揮自身的監督職能，根據規定的程序開展自己的工作。普通檔案人員檔案交接工作過程中，應讓檔案管理負責人對檔案交接事項加以監督，檔案管理負責人檔案交接工作過程中，應讓檔案管理領導者實時監督檔案交接工作。在檔案監交人員的監督下，移交方與接收方應根據具體的手續交接，交接工作結束后，在交接清單上明確具體的交接時間、交接地點及監交人、移交人、接收人的姓名、交接職務等。移交人、接收人、檔案單位應各持一份移交清單。填寫結束后，由移交人、接收人、監交人在交接文據上簽字和蓋章，這樣交接工作就算完成。

2.3規范檔案交接流程

為了將檔案交接工作制度貫徹落實到實處，就要求檔案行政管理部門提供科學的指導，編制適應于交接工作的文本格式，應設置以下幾項內容：確立交接整體情況登記表，主要詳細記錄監交人、接收人、移交人三方的基本情況，以及當前存儲的檔案、移交的檔案、未歸還的檔案，認真細致的核對檔案庫與檔案柜鑰匙。構建完善的檔案工作制度一覽表。構建檔案檢索工具一覽表。構建未完成工作登記表；認真填寫一些特殊情況，并詳細陳述具體的原因。監交人、移交人、接收人應在整體交接文據上簽字。將交接資料分別儲存于事業單位宗卷內、文書檔案內，同時上級檔案業務主管也要對交接資料進行有效保管。

2.4強化業務知識培訓

檔案行政管理部門每年都要編制和發放學習材料給新進檔案人員，事業單位每年都要強化檔案人員的業務知識培訓，以確保新進檔案人員能夠盡快的適應工作，全面掌握與了解業務操作流程，并促進檔案管理效率的提升。

3.結論

綜上所述可知，唯有充分認識到事業單位檔案交接工作的重要性，構建行之有效的制度，提高檔案工作人員的責任心，辦理齊全的交接手續，事業單位的檔案才會更加完整、真實、可靠，持續不斷的顯現自身的憑證與參考作用。

參考文獻：

[1]湯麗紅.做好檔案交接工作應采取的幾項措施[J].浙江檔案，2010（8）：41.

[2]李兆明.如何搞好檔案交接工作[J].山西檔案，2010（2）：38-39.

[3]王榮.對基層單位檔案交接工作的幾點認識[J].科學時代，2012（14）.

[4]馬素萍.關于檔案文化建設若干問題的思考[J].北京檔案，2012（8）：48—50.

[5]白慧平.基層單位檔案交接工作的現狀與對策[J].山西檔案，2009（z1）：34.