自動化辦公在企業信息化管理中的應用

一霞

自動化辦公早在上世紀80年代就興起于西方發達國家，當時只有簡單的計算機文字及數據處理功能。如今隨著互聯網信息時代的快速發展，自動化辦公系統已經逐漸融入企業信息化管理體系中，成為一種優秀的管理模式，它為企業的高效率管理及高水平決策提供了重要參考與技術支持，是企業必須建設并加以不斷完善的長期系統工程。

一、X公司采用自動化辦公系統的現實意義

X公司屬于國資平臺企業，日常業務中面臨大量的文件上傳下達、數據收集、業務。從過往實際的辦公業務狀況來看，X公司內部的信息化管理是存在問題的，例如數據流通不暢，公告發布、會議及個人事務管理混亂等問題。所以基于X公司現有的辦公工作流程來設計一套系統以滿足他們所需要的網絡信息化、智能化、自動化需求，即自動化辦公系統。自動化辦公系統設計的現實意義主要包含以下五點：第一，要對X公司的辦公流程進行進一步規劃，提升公司本身的信息化管理能力和業務綜合協調能力。換言之，自動化辦公系統必須貫穿于公司的各個部門，并形成各個部門之間的有效串聯，使信息發布等核心業務處理工作更加順暢。第二，要有效提升X公司的協同性與辦公效率，實現對不同部門辦公業務的完全統籌協調，并避免工作中所存在的重復性、信息傳達不到位問題。第三，提高公司在管理方面的信息透明度與公開度，同時提升公司的公眾服務能力。X公司在傳統的會議通知、文件傳輸等信息流通環節一直以來辦公效率較低，所以設計該系統也是希望將信息的公開度與透明度進一步提升，加速公司的信息化管理運營效率，提升公眾服務能力及信任度。第四，希望通過自動化辦公系統的建立來提高X公司員工的業務水平，尤其是對系統的適應應用能力和計算操作能力。要將這些基本技能作為員工培訓重點來做。通過對智能化系統的應用來提高員工學習與工作的熱情，進而循序漸進的提升整體員工業務素質。第五，目前市場上OA系統已經相當成熟，但實際上它們的成本太高，而且存在維護不夠便利等問題，所以有必要在符合X公司的現實需求條件下，有針對性的設計和實現該套系統。

二、X公司自動化信息管理及辦公系統方案設計

根據X公司在企業信息化管理方面的現狀和現實需求，設計一套自動化辦公系統，下文將給出該系統的整體框架設計方案與各個功能模塊設計流程。

1.自動化辦公系統的整體框架設計。以X公司現有的辦公系統與信息化管理現狀來看，新設計的自動化系統應該滿足五方面需求：公告管理、公文管理、會議管理、個人事務管理以及系統管理。這五個功能模塊還下分若干子功能模塊。這五大功能模塊在系統中各司其職，其中公文管理模塊主要負責收發文管理與查詢；公告管理模塊主要負責對電子公告、企業知識信息、新聞進行相關管理；會議模塊負責會議前后的各項事宜，例如收發會議文件、會議直播、會議展示信息處理等等；個人事務管理模塊主要負責日程安排與待辦、已辦事務相關管理，并同時負責通信管理信息錄入相關事宜；最后的系統模塊主要對公司各項業務信息進行歸納總結，是綜合性管理模塊。文中主要分析了個人事務管理模塊的設計及應用。

2.個人事務管理模塊的設計方案。個人事務管理模塊主要針對X公司內部個人辦公事務的相關工作安排、日程、通訊等進行細化管理，它是公司內部最注重細節管理的工作環節之一。因此要設計個人事務管理模塊子系統，以提高自動化辦公效率及個人事務處理效率。從模塊設計角度來看，它主要涵蓋兩個子模塊：日程安排管理模塊以及待辦和已辦事務管理模塊。首先說日程安排管理模塊，它會輔助公司人員規劃每天的工作事務，并計算其與日程時間的合理結合，以作出有序安排。該模塊在設計過程中與其它功能模塊聯動，可以根據工作日程的實際變動狀況作出適當調整，而且所有調整都基于按時完成任務的基礎上。所以說該模塊的設計非常科學合理，能夠有效提高公司的個人事務辦公效率。待辦已辦事務模塊的設計主要是為了管理日常公司事務，它擁有對各項業務的待辦、已辦、修改、查詢與刪除等功能。系統主要分別設計了待辦與已辦操作窗口，并配合提醒功能。如果事務已經辦理，系統就會將業務自動從待辦轉為已辦，并且為用戶整理待辦已辦相關事務分類。

三、X公司自動化信息管理及辦公系統的應用與測試

1.對個人事務管理模塊的實際應用。如上文所述，個人事務管理模塊的設計主要圍繞日程安排與已辦待辦事務處理兩項功能展開。而在日常應用過程中，它首先會在系統中為用戶自動創建一個日程對話框，其中包括了日程的具體執行時間范圍，個人事務項目的相關屬性以及事務內容。同時日程安排模塊也同時顯示兩類信息：工作日程與個人日程。兩類信息的輸入內容、時間范圍、業務屬性方面有所不同，但日程創建流程是相同的。

2.對自動化辦公系統的測試。①測試目的。X公司為了提升自動化辦公系統的安全穩定性與應用效率。對其進行技術測試，確立基本標準，以滿足軟件應用功能的現實需求。而通過對軟件進行測試，還能實現對系統的合理調試，優化系統設計流程，避免任何系統應用錯誤的出現。②測試流程。X公司對自動化辦公系統的測試分為兩層進行，它們分別為服務器及客戶機，測試過程中將數據庫服務器與Web應用服務器相連并部署在主服務器上，在基于數據庫的SQL server軟件，以Web應用服務器為基礎測試環境，滿足系統的功能與性能測試目的。另外，X公司還應用了模擬服務器、互聯網來為系統附加高負載測試環境，檢測系統應用過程中的受壓能力，測試模擬客戶機上同時承載多客戶對主服務器請求情況下的實際壓力。③測試結果分析。

如表1，如果20個用戶同時利用自動化辦公系統的數據庫查詢功能，他們的平均查詢時間就會少于2s，擁有極快的查詢速度，也能夠第一時間讀取系統數據。如果同時查詢用戶人數超過200人，查詢時間會有大幅度增加。所以說經過測試可以證明該系統最多能夠同時承載200名用戶共同進行查詢活動，這基本能夠滿足X公司的日常辦公需求，已經達到了公司設計該系統的預期期望值。

四、總結

為了滿足X公司的企業信息化管理與自動化辦公需求，文章為其設計了自動化辦公系統，實現了五項重要子模塊功能。經過應用及測試結果證明，該系統性能良好，運行穩定，基本滿足了X公司的日常辦公業務需求。

（作者單位：湖南省紡織科學研究院）