關于第二輪志書索引編制問題的思考

俞富江

[摘 要]從志書的特點出發 ，從讀者的需要出發 ，設計和編制出科學實用的志書索引，是第二輪志書中應解決的課題。本文試從二輪志書索引的形式、種類、篇幅、編排方式、編制方法進行分析，強調編制索引的作用、原則，以及在索引編制中推廣的計算機技術，探討第二輪志書索引的編制問題。

[關鍵詞]第二輪志書；索引；編制

索引是檢索志書文獻資料內容存在形式的一種方法與手段，是第二輪修志倡導的一種新體裁，它跟目錄同樣具有檢索和查閱的功能，達到指引讀者以便捷的途徑，準確、完整、快速地查閱到主觀所需要資料的目的。由于編制索引是一項復雜的系統工程，首輪修志中大多志書沒有編制索引，影響了資料性工具書的實用價值，但也有一些志書認真研究索引編制，成為首輪修志的一個開創性實踐。2008年9月，中國地方志指導小組下發的《地方志書質量規定》中將索引列為地方志書體裁之一，要求“分類標準統一，名稱概念清楚，提煉的標目符合主題原意，附綴正文頁碼準確”。近年來，從各地出版的二輪志書情況來看，基本上都編制了索引，證明二輪志書索引編制已成為必然趨勢。然而，二輪志書索引的編制還有許多不規范的地方。如：全國尚未制定統一的索引編制規則和標準，致使各地志書索引的質量參差不齊，在一定程度上制約了索引的編制。本文試就索引的形式、種類和篇幅、編排方式、編制方法等，提出一些不成熟的看法，與志界同行共同探討。

一、索引形式和種類

首輪志書的檢索系統，最多的是目錄系統，只能說明總體結構，既不能充分說明內容的豐富程度，也不能說明內容之間的相互關系。因此，二輪志書除了編制好目錄以外，還應該編制一套索引系統。志書是一種面向廣大群眾的綜合資料性工具書，和專業性書籍不同，編制索引的目的就是為方便人們查閱志書資料。從近年來已出版二輪志書的索引編制情況看，基本上可分為索引單卷本、總目（索引）單卷本、索引及編纂始末單卷本、卷前索引、卷末索引等形式。而索引種類大體有：條目索引、人名索引、地名索引、大事索引、機構索引、事物索引、圖照索引、表格索引、文件文獻索引、主題索引、名優特產索引、名勝文物索引、詩詞索引、民間故事索引、民間文學索引、歌謠索引、雜記索引、藝文志索引等等，最為常見的索引種類有：人名索引、地名索引、圖照索引、表格索引、大事索引等。

二、索引的篇幅和編排方式

志書索引的重要性在于為查用資料提供方便，如果一部幾百萬字的志書，索引太簡單，標目數量過少，要查的內容查不到，起不到方便檢索的作用。索引太細化，標目數量過多，不僅會影響出版、攜用，而且查證起來也費時費力。索引篇幅的大小除了與確定采用索引的分類多少，選取標引的寬嚴有關，還與編排方法（筆畫順序、拼音順序）有關。筆者認為，索引只是志書檢索的一種方法和途徑，是輔助的手段和內容，所占比例通常不超過占10%為宜，只要體現出其志書的主要內容和精髓即可。第二輪志書索引的編排方式主要有：按部首筆畫、拼音字母順序、頁碼先后次序、四角號碼等。索引的編排從檢索方法上來說，一般是單序的，即采用中文筆畫索引、漢語拼音索引，排列順序（一般是圖照和表格），或外文（一般為英文字母）索引之一種檢索，但也有多序排列以擴大檢索途徑，如以音序排列，附筆畫檢字表，或以筆畫排列，附音序檢字表，還有數種方法并用的。

三、索引的編制方法

第二輪志書的體裁有“述、記、志、傳、圖、表、錄”等等，索引編排要立足于志書的體裁和篇目。編制索引最基本方法是先要將具有實質意義內容的信息作為主題詞（關鍵詞）提取出來。若標題或內容的主題詞已能夠準確的揭示主題，則可按照原主題詞進行標引。從所標引的內容范圍來講，一般應以專志、人物、大事等為主。其中，尤應以各專志章節中的章、節、目甚至細目等內容為主要標引范圍。假若標題或內容的主題詞不能準確概括主題內容，應選取最能反映該事物根本特征的關鍵詞對主題進行釋義。釋義后的關鍵詞與原主題詞相比，雖然二者在字詞上已發生變化，但關鍵詞作為替代主題詞，在界定主題含義方面更準確，范圍也更加概括。“圖照索引”的編制要根據志書的具體情況而定，只有前置插頁的志書不必編制圖照索引，因為其使用價值不大。內文插圖或插頁多的志書應該編制圖照索引，但編制時也要注意提取關鍵詞。

從索引的范圍、分類、編排、標識以及檢索方法來看，尚無統一規范化的標準，但無論采取哪種方法編制索引，都必須遵循實用性、科學性、準確性、簡便性原則。從實用性和簡便性出發，二輪志書的索引最起碼應有目與子目索引、人名索引、地名索引和表格索引。圖照索引、大事索引可根據志書內容的實際情況確定。至于綜合索引，有條件的地區也可編制。在一部志書中，序言、凡例、編纂人員名錄、目錄、數據、注釋、編后記等不必編制索引。

四、索引編制需要重視的問題

（一）必須明確編制索引的作用

清代章學誠主張志書要經世致用，當今修志，李鐵映同志指出“修志的目的在于用志，不僅為當代人用，也為后代人用。”而現在讀者查閱志書往往只有按目逐頁地尋找。不要說普通用戶，就是我們熟悉志書分類方法的方志工作者有時找材料也難免有“按目逐頁查找”的痛苦體驗。然而，二輪志書編制索引就是要建立科學、便捷的檢索體系，方便讀者讀志用志，提高志書的信庫使用率，促進志書的推廣運用。編制索引的作用是彌補目錄檢索功能之不足。由于志書門類繁雜，且篇目設計是按類橫排，在檢索查找資料時目錄層次的局限性便表現出來了。通常，在志書目錄中只找到章節體的節和條目體的中類為止。而實際上，目、子目和小類才是志書的寫實部分，有價值的資料基本上在這些層次之中，對查閱的用戶才是最重要的。所以，編制二輪志書索引必須具備實用性和可操作性，使人們查閱時能夠快捷、準確地找到所需資料。要讓志書的目錄與索引形成一個完整互補的檢索系統，引導人們去準確快速地掌握志書的內容。這樣，編制二輪志書索引就會成為一項重要的、必不可少的內容，它的作用就顯而易見。

（二）必須遵循編制索引的原則

目前，各地已出版的二輪志書基本上都編制了索引，證明志書索引編制已成為時代發展的必然趨勢。從二輪志書索引編制的情況看，從索引編制的范圍、分類、編排、標識以及檢索方法，全國尚沒有一種統一規范化的標準。但無論采取哪種方法編制索引，都必須遵循以下原則：（一）實用性。為了推動讀志用志活動的開展，發揮志書的功能作用，索引所標志的款目，應根據該詞在文中是否具有實際意義和內容信息價值，而決定是否給予標引，以充分體現索引款目的實用價值。（二）準確性。索引的分類標準要統一，范圍要明確，同時在主題索引制作過程中名稱概念要清晰，要忠實體現原主題所表達的含義，不能引起歧義和誤解，更不能隨意曲解和歪曲。（三）便捷性。編制索引，是為讀者從志書中查找資料提供方便。因此，索引采用的信息符號要簡潔明了，使用方便，索引所標的款目必須直接指向主題，能揭示所標內容的具體位置，以確保用戶迅速地查找使用。（四）集中性。志書編制索引的內容，對既具有實質意義，又具有使用價值的重要信息，都要進行標引反映。同時，在索引制作過程中，即使采用不同的排列方式，相同的索引條目必須集中在一處反映，不能分散反映。對于性質相近的相關內容，必須建立參照系統，以明確相互關系，避免交叉重復，以利于全面集中反映信息內容。

（三）必須掌握編制索引的計算機技術

編制索引是一件涉及全書的系統工程，索引編制者不僅要通曉索引編制技術，了解所編志書的專業知識，還要掌握計算機操作技能，及時有效地轉換索引數據，如對索引的排序就要使用計算機自動排序，充分發揮計算機在索引編制工作中的巨大優勢。以往手工制卡排序，費時費力，而且由于個人對漢字的讀音習慣差異，會出現較多的排序錯誤。手工編制既麻煩，又容易出錯，還會延長志書編纂出版周期，這是首輪修志沒有編制索引的一個重要原因。改用計算機自動排序，不但提高了工作效率，而且出錯率也很低，易于直觀地核查、校對。因此，二輪志書增加編制索引這一新體例，也是時代發展的趨勢和讀者需求所決定的。在編制過程中，要培養專業的索引編制人才，充分利用計算機輔助手段編制索引，從提取標目（主題詞）、梳理規范標目、標注參照系統、頁碼、欄目、注明音序等排版程序全部實行計算機自動排序。這不能不說是現代計算機技術給索引編制工作帶來的革命性變化，同時對索引編制人員也提出了更高的要求。

綜上所述，編制索引是信息時代對二輪志書提出的要求。如果沒有一種快捷、便利可供查閱檢索的索引，二輪志書的實用性就很難發揮。因此，一部內容豐富、編排科學、檢索方便的二輪志書，才是一部完整的、有實用價值的志書，三者互相聯系，缺一不可。

參考資料：

[1]李萬輝：《對續志編制索引的思考》，《內蒙古史志》2010年第5期；

[2]聊聊吾心：《編志百問》，《鳳凰網》2011年9月14日。