美國與墨西哥檔案工作訪問見聞

2017年6月17日至24日，以浙江省檔案局（館）副局（館）長丁越飛為團長的浙江省檔案代表團一行6人，應美國猶他家譜學會、胡佛研究所和墨西哥圣馬丁彼拉米德市政府的邀請，赴美國、墨西哥進行了為期8天的檔案文獻工作交流訪問。代表團先后訪問了美國鹽湖城猶他家譜學會和舊金山胡佛研究所、墨西哥國家檔案館和圣馬丁彼拉米德市政府。所到之處，代表團成員參觀現(xiàn)場，與相關(guān)負責人、工作人員進行深入交流，比較全面地了解這些部門的檔案管理情況，包括檔案管理體制、檔案資源建設(shè)、電子文件管理及數(shù)字化推進、檔案開放查閱等情況。這些機構(gòu)豐富的館藏資源、簡約而主題鮮明的展覽、富含用戶體驗理念的發(fā)現(xiàn)中心，都給我們留下了深刻印象。它們在檔案收集、展示開放、建設(shè)義工隊伍等方面的做法，也值得我們學習借鑒。

墨西哥國家檔案館外景

一、基本情況

（一）美國猶他家譜學會

美國猶他家譜學會（Family Search）涵蓋與家庭有關(guān)的一切內(nèi)容。這是全球最大的族譜組織，擁有紀錄來幫助你搭起世代間的橋梁，以及進行個人的各項探索。美國猶他家譜學會及其前身始于1894年。為加強家譜文獻的安全存放和科學管理，1965年在距城市中心20英里的地方開始建設(shè)花崗巖山紀錄庫，用于保存微縮膠卷的復制品。美國猶他家譜學會致力于幫助家庭尋找自己的祖先，讓他們與分布在世界各地的親族建立起聯(lián)系。在大力推進開放查閱的基礎(chǔ)上，將家譜資料數(shù)字化，開發(fā)網(wǎng)站供全球利用者查閱，并于今年6月9日建成啟用發(fā)現(xiàn)中心，以豐富的用戶體驗提升面向公眾的尋根服務品質(zhì)，豐富人們的精神文化生活。

美國猶他家譜學會重視中華民族的家譜收集和查閱利用工作。1978年在臺灣、中國大陸開始收集家譜、地方史志文獻，1999年與上海圖書館聯(lián)合出版家譜總目錄，并與廣州市圖書館、浙江省檔案館等機構(gòu)建立合作關(guān)系，專門開發(fā)中文網(wǎng)站，提供方便快捷的家譜查閱服務。Family Search負責人在與我們交流探討時表示，愿進一步加強與浙江省檔案館、各市檔案館的合作，愿意按照我們的要求提供更多的家譜資源、移植發(fā)現(xiàn)中心的應用。

（二）胡佛研究所

胡佛研究所（The Hoover Institution on War, Revolution and Peace），全稱“斯坦福大學胡佛戰(zhàn)爭、革命暨和平研究所”，是美國斯坦福大學附設(shè)的一所獨立文獻典藏和學術(shù)研究機構(gòu)。胡佛研究所檔案館典藏檔案約4500個全宗、6000萬件，其中涉及中國近代的史料大約有522個全宗、300萬件。這批檔案的形成主體，絕大多數(shù)是中國政治、經(jīng)濟、軍事、外交等領(lǐng)域的相關(guān)人員，同時包括少量戰(zhàn)時政府機構(gòu)、民間團體和個人；檔案的形式，主要是日記、信函、電稿、備忘錄、回憶錄及著作等；檔案的內(nèi)容，囊括了中國的軍事、政治、外交、經(jīng)濟和社會等領(lǐng)域現(xiàn)狀，是研究中國近代史不可多得的珍貴史料。

相關(guān)檔案的類型與數(shù)量如下：1.中國共產(chǎn)黨檔案：共33盒，包含中共關(guān)于全國及各級地方的政治、軍事、經(jīng)濟、社會狀況的內(nèi)部文件、書籍、期刊及小冊子等。2.中國國民黨檔案：共1747個縮微膠卷，包含國民黨的各種政治、軍事政策檔案，最為珍貴的檔案是最高國防會議記錄。3.名人日記檔案：蔣介石日記76盒、宋子文檔案71盒、孔祥熙檔案103盒、蔣經(jīng)國日記18盒、陳立夫回憶錄9盒、程天放檔案14盒、彭述之檔案5盒、張嘉璈檔案30盒、黃鎮(zhèn)球檔案10盒、胡世澤檔案10盒，等等。

（三）墨西哥國家檔案館

墨西哥檔案機構(gòu)設(shè)國家、州、市三級，州、市檔案館的檔案要定期備份到國家檔案館。

墨西哥國家檔案館由建于1821年的監(jiān)獄改造而成，有庫房886間，現(xiàn)建有新館，目前正在進行檔案搬遷。檔案館有工作人員（包括義工）200人，負責檔案資料的登記與管理，并負責對機關(guān)檔案工作進行指導，經(jīng)費由政府供給。檔案館館藏檔案資源豐富，排架長度52公里，保存的最早檔案為1525年西班牙人進入墨西哥時形成的檔案。檔案館設(shè)國旗廳，面積不大但主題集中，利用珍貴檔案文獻，旗幟鮮明地宣揚愛國主義價值觀；檔案館還安排專人負責接待10人以上團體的預約參觀，平均每天接待120人左右。館藏檔案對外開放，包括對外國人開放，但一般要求提前3天預約，憑證件申請，每次1個主題，可根據(jù)具體情況要求查閱1頁檔案，或1份檔案，或完整的1卷檔案。查閱檔案需先到目錄室檢索目錄，后分不同檔案內(nèi)容到不同的查閱室查閱檔案原件或電子檔案。復制檔案需要收費，但價格低廉，每頁1至2比索，也可采用拍照的方式。檔案收集工作有其特殊制度，一般在一屆總統(tǒng)任后收集、移交。檔案館非常重視館庫及檔案的安全工作，檔案館門口設(shè)有專門的安檢設(shè)備和存包處，所有工作人員和外來查檔、參觀人員都需要通過安檢，十分規(guī)范、有序，就連我們短暫的參觀活動，也向我們發(fā)放了參觀證，要求我們憑證進出。

（四）圣馬丁彼拉米德市政府

圣馬丁彼拉米德市現(xiàn)有人口28000人，市政府工作人員276人，其中檔案管理人員2名，設(shè)有1個小規(guī)模的檔案館，但沒有專門的檔案館建筑，保管檔案的地方是普通的，且只有年代久遠的檔案才進行專門保管。市政府秘書長分管全市的檔案工作，各部門、各鎮(zhèn)有檔案工作人員，一般由秘書兼任。

檔案以紙質(zhì)為主，也有電子文件。地產(chǎn)檔案、公路設(shè)施檔案、教育檔案是其主要的組成部分，分別由地產(chǎn)等3個部門管理，這3個部門負責每年將文件匯交到市檔案館；三年后（即市長一屆期末）經(jīng)檔案管理人員篩選、秘書長簽字，將有價值的檔案移交到州檔案館，并將拷貝備份到國家檔案館。市政府重視檔案的查閱利用工作，居民憑身份證登記即可直接查閱，但因檔案三年一上交制度的影響，一般要求提前15天申請，經(jīng)秘書長審核后由檔案管理人員先行了解檔案的存放情況，再通知申請人到市或州去查閱相關(guān)檔案，目前以查閱地產(chǎn)資料者居多。

二、主要印象

（一）重視檔案文獻的收集與安全保護

猶他家譜中心注重從全球視角收集家譜檔案。為加強檔案收集，猶他家譜中心在全球構(gòu)建了龐大的工作網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立了4500個分支機構(gòu)負責收集世界各地的家譜、地方志及珍貴史料。家譜中心共收藏27.4萬冊圖書、250多萬卷的縮微膠卷復制件，涉及3億多姓氏，資料涵蓋100多個國家、170多種語言、數(shù)10億人。從1970年開始以縮微膠卷方式收集華人家譜，以江南省份的家譜居多，并有許多地方色彩濃厚的臺灣家譜。僅收藏中國的家譜（包括支譜、族譜、通譜、總譜等）共有17099種，地方志 5043種，清朝戶口冊（東北）4375冊，清朝科舉資料1293冊，還有一些墓志銘、傳記、同鄉(xiāng)會刊物、古籍等。在臺灣設(shè)有中國臺灣家譜中心，位于臺北市，收集的臺灣人家譜已達9300多套，涵蓋192個姓氏。中國大陸設(shè)有兩個家譜中心，分別設(shè)在北京國家圖書館和上海圖書館內(nèi)，收藏有1.17萬多套、高達10萬冊的家譜。今年6月份，猶他家譜中心在浙江省檔案館設(shè)立了分中心。

今年6月份開始啟用發(fā)現(xiàn)中心和體驗中心，用戶可以在家譜中心尋根，發(fā)現(xiàn)家族的歷史，同時可以留下個人的口述資料和音像檔案，以進一步豐富家族歷史。以豐富的用戶體驗提升公眾的尋根服務品質(zhì)、完善家譜檔案收集的方式，此舉受到了公眾的歡迎。

胡佛研究所善于利用品牌形象收集世界各地檔案。胡佛研究所充分利用其特有的品牌形象開展檔案文獻收藏工作。研究所位于斯坦福大學內(nèi)，是世界聞名的和平、戰(zhàn)爭和政治研究中心，是享譽世界的著名智庫。研究者有一個突出感覺，即這里與美國其他智庫最大的不同點就在于，它非常重視原始檔案的積累。除擁有與俄羅斯國內(nèi)相媲美的前蘇聯(lián)檔案之外，有關(guān)中國近現(xiàn)代史的館藏也極為豐富，相關(guān)史料達到五六百種、數(shù)百萬件之多！其中有中國近代史上著名人物的檔案資料，如蔣介石、陳立夫、陳獨秀、胡適等人的檔案，以及難得一見的蔣介石日記等；有與中國歷史有關(guān)的美國知名人士的檔案資料，如美國將軍魏德邁、飛虎隊陳納德將軍、美駐華大使司徒雷登、記者斯諾等人的檔案，美國到華傳教士、醫(yī)生、商人等的歷史記錄；有與中國共產(chǎn)黨、國民黨相關(guān)的檔案，如比較完整的中共早期黨史資料和“文革”檔案等，其中“文革”檔案的數(shù)量到目前為止還在不斷增加。尤為引人關(guān)注的是，研究所擁有約300萬件與民國史及蔣宋孔陳四個中國現(xiàn)代史上著名家族相關(guān)的史料，這些史料是獨一無二的。豐富的館藏、專業(yè)的管理和一流的保存技術(shù)，為研究所樹立了良好的品牌形象，加之研究所注重以用促藏，吸引了世界各地人士捐贈檔案。

美國猶他家譜學會發(fā)現(xiàn)中心

胡佛研究所座談

墨西哥國家檔案館建立了檔案備份收集制度，規(guī)定每屆總統(tǒng)任期一到，就要將檔案移交到國家檔案館；市、州政府凡具有保存查用價值的檔案都須拷貝備份到國家檔案館。利用國家檔案館的優(yōu)勢實施檔案備份，有利于檔案的安全保存。

（二）重視檔案文獻的展示教育與開放共享

墨西哥國家檔案館充分利用建筑空間，在大門進口處到查閱室的通道上專設(shè)國旗廳，面積雖不大，展出的檔案文獻也不多，但主題集中，用非常經(jīng)典的珍貴檔案文獻，喚起民眾關(guān)于國家歷史的記憶，非常鮮明地宣揚愛國主義價值觀，并安排專人負責參觀的接待講解，用這種方式講好國家故事，激發(fā)民眾的愛國熱情，潛移默化地起到了教化育人的作用。檔案工作人員的職業(yè)自豪感和對館藏的熟悉程度，也給我們留下了深刻印象。

胡佛研究所以其檔案文獻的珍貴性和檔案文獻查閱利用的開放性，吸引全球研究者尤其是中國近現(xiàn)代史研究專家前往查閱有關(guān)檔案文獻，研究所還采用以用促藏的方式，吸引更多的名人向其捐贈和寄存檔案文獻。利用者只要憑身份證或護照，甚至是駕照，就可以辦理閱覽證，反復使用檔案文獻。查閱室管理有序、安靜整潔，非常適合研究者靜心研究和摘抄檔案文獻內(nèi)容。

美國猶他家譜學會分不同地區(qū)分別設(shè)立查閱室，并根據(jù)不同需求分設(shè)計算機查閱區(qū)、微縮膠卷閱讀區(qū)、開架家譜資料區(qū)等，滿足利用者的各種需求。近期，為推廣家譜的查閱利用，美國猶他家譜學會以增強用戶體驗理念專門開發(fā)了發(fā)現(xiàn)中心，不僅吸引了眾多家譜利用者，也引發(fā)了我們很大的興趣。發(fā)現(xiàn)中心充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，采取專用設(shè)備注冊、登錄，可查閱、可補充家族的歷史和精彩的故事、圖片、音像，并可與世界大事相關(guān)聯(lián)，如能夠查閱到某家族成員出生時的油價，這樣就使得查閱利用過程充滿歷史性和趣味性，能夠加深公眾家譜探索的印象。同時設(shè)立口述歷史采集室，讓公眾自己講好并記錄好家族的故事、自己的故事，并上傳至數(shù)據(jù)庫保存；設(shè)立拍照區(qū)，讓公眾與美國的著名景點、歷史圖片合影，并能即時發(fā)送到注冊的郵箱，充分展示發(fā)現(xiàn)中心的互動性、體驗性，讓公眾在體驗中走完尋根之路。

（三）十分重視義工隊伍的建設(shè)

無論是墨西哥國家檔案館，還是美國猶他家譜學會、胡佛研究所，都活躍著義工的身影，他們熱情而專業(yè)。美國猶他家譜學會的工作人員有700余人，其中80%是義務的。工作人員每天接待來訪者約2600余人，其中95%以上的來訪者是來尋根問祖、查找先人資料的，5%的來訪者為從事研究工作而來查找資料的科研人員。義工面向來訪者提供的服務基本是一對一的，服務內(nèi)容涵蓋檔案整理、查檔輔導、講解引導等方方面面。美國、墨西哥的檔案館等公共服務機構(gòu)都非常重視義工隊伍建設(shè)、發(fā)揮義工隊伍作用，不斷加強對義工的培訓和教育，確保義工的服務工作規(guī)范且保持激情。縱觀義工現(xiàn)象，我們認為其普遍性和高素質(zhì)還是取決于擁有相應的社會環(huán)境和制度保障，如有些義工原是大學生，但為鼓勵他們做志愿服務，學校允許其可以休學一年甚至更長時間，待志愿服務結(jié)束之后再回校完成學業(yè)。義工的志愿服務夯實了檔案文獻工作的基礎(chǔ)，更有效地服務了用戶，幫助用戶獲得了更好的查檔用檔體驗，提升服務工作的溫度。

（四）檔案數(shù)字化與電子檔案管理逐步推進

從交流訪問的機構(gòu)來看，它們都從實際情況出發(fā)，以需求為導向，合理運用資金，對年代久遠或利用頻繁的檔案文獻優(yōu)先進行數(shù)字化，同時開發(fā)系統(tǒng)、建立網(wǎng)站并及時投入利用，方便利用者檢索和查閱。此外，它們對于縮微技術(shù)運用非常重視。如美國猶他家譜學會保存的27.4萬冊家譜之中，原件只是其中的一部分，大量的家譜是縮微制品，特別是中國家譜的縮微膠卷復印件數(shù)量非常可觀。1938年以后，美國猶他家譜學會雇用了100多位攝影師，在世界各地采用微縮技術(shù)拍攝各國公民的原始資料，形成縮微膠卷250萬多卷，貯藏在鹽湖城東南幾十公里的“山洞”里，這里成是世界上最大最完整的家譜資料檢索中心的主體部分。

三、幾點啟示

一是深化與美國猶他家譜學會的合作大有可為。在交流訪問中，我們向美國猶他家譜學會的主要負責人通報了目前雙方合作的進展情況，包括浙江查閱利用中心的設(shè)立、開展媒體宣傳情況及形成的一定社會影響，并就存在的問題交換了意見。雙方重點就下一步深化合作進行了友好協(xié)商，初步達成了今后深化合作的意見，主要有：一是應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變目前數(shù)據(jù)離線傳輸?shù)膯我环绞剑捎秒x線與在線并用的模式，有效提升數(shù)據(jù)增量和數(shù)據(jù)更新的及時性；二是擴大雙方的合作范圍，在各市檔案館建立分中心，由省檔案館統(tǒng)一管理家譜數(shù)據(jù)，統(tǒng)一制定相關(guān)制度和要求，各市檔案館設(shè)立分中心提供家譜查閱利用，形成規(guī)模效應；三是借鑒其開發(fā)用戶體驗的模式（發(fā)現(xiàn)中心），由美國猶他家譜學會提供發(fā)現(xiàn)中心的模式和軟件，省檔案館提供配套設(shè)備，優(yōu)先部署發(fā)現(xiàn)中心建設(shè)，以豐富用戶體驗，為利用者提供豐富多樣的尋根、建譜體驗，并視各市的需求與條件，逐步推廣。同時，發(fā)現(xiàn)中心的做法可推而廣之，形成用戶體驗系列，如逐步疊加方言語音體驗等。

二是系統(tǒng)收集海外檔案文獻大有可為。僅以胡佛研究所為例，該所保存著大量的中國近代檔案文獻，其中大多與浙江有關(guān)。經(jīng)與胡佛研究所負責人協(xié)商，可以浙江重要人物為題，由研究所提供相應的重要人物名單，由省檔案局制定詳細的檔案收集計劃，聯(lián)合各市、縣檔案局按重要人物屬地分頭負責相關(guān)檔案文獻的收集工作，最后實現(xiàn)檔案文獻的整合共享。檔案收集的方式，一是可由各檔案局派人或聘請有關(guān)人員到研究所摘抄有關(guān)檔案文獻，二是可由省檔案局加強與研究所的合作協(xié)商，利用雙方的檔案文獻聯(lián)合出版重要人物檔案史料叢書。

三是數(shù)字檔案資源建設(shè)大有可為。隨著信息技術(shù)的廣泛運用、電子政務的普及和電子文件單軌制試點的運行，越來越多的電子數(shù)據(jù)形成并成為重要的歷史記錄形式。我們要突破原來只有實體原件才是檔案的認知，把電子數(shù)據(jù)納入檔案范疇。我們可借鑒美國猶他家譜學會運用縮微膠卷構(gòu)建世界最大家譜檢索中心做法，加強電子檔案的形成、收集和系統(tǒng)化管理，構(gòu)建覆蓋社會各領(lǐng)域、滿足民生需求的電子檔案數(shù)據(jù)庫，豐富檔案館室藏資源，提高社會各界檔案利用的滿意度。

四是舉辦主題鮮明的小型展覽大有可為。當前，我省越來越多的新館正陸續(xù)建成使用，檔案展覽作為重要的組成部分也陸續(xù)推出。除舉辦大型展覽外，也可充分利用新館的有限空間，借鑒墨西哥國家檔案館設(shè)置國旗廳舉辦小型專題展覽的經(jīng)驗，聚焦主題、瞄準靶心，利用珍貴檔案旗幟鮮明地宣傳社會主義核心價值觀。如省檔案館在今年“6·9國際檔案日”期間，利用臨時展廳舉辦“家的記憶”民間檔案文獻展，以“家”為主題展示家譜、地契、家信等民間檔案文獻，就是一次非常成功的嘗試。今后還可以不斷舉辦家風家訓等切合現(xiàn)實需要的小型主題展覽，加強文化陣地建設(shè)，弘揚正能量。