酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)探究

吳愛(ài)玉

摘要：目前，作為我國(guó)最早開(kāi)放的酒店行業(yè)日益飽和，但是其內(nèi)部的建設(shè)并沒(méi)有得到良好的改善，特別是在酒店的物資采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)這一部分亟待重塑，可是，物資采購(gòu)涉及到酒店的多個(gè)管理環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)難度系數(shù)高且工作量較大的工作，基于此，探究酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)是具有極大的現(xiàn)實(shí)意義的。

關(guān)鍵詞：酒店；物資采購(gòu)；內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）001-000-01

引言

目前的酒店大多是一個(gè)集娛樂(lè)、購(gòu)物以及餐飲等的多元服務(wù)的綜合體，其具有現(xiàn)金收入較多、營(yíng)業(yè)部門多以及財(cái)產(chǎn)物資較為分散等特點(diǎn)，是一種較為特殊的企業(yè)。而且，酒店的服務(wù)又具有不可存儲(chǔ)性、無(wú)形性以及差異與消費(fèi)并存的特點(diǎn)，這些都使得酒店的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置以及內(nèi)部控制的建設(shè)與其他的企業(yè)具有較大的差異性。酒店的相關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置往往會(huì)涉及到收銀、信息化管理、核算、采購(gòu)和供應(yīng)以及成本控制等幾個(gè)方面，而酒店能否高效率的且可以有效控制的狀態(tài)下運(yùn)轉(zhuǎn)，很大程度上決定于酒店的后勤管理是否到位，其中尤為重要的是采購(gòu)的內(nèi)部控制建設(shè)。酒店的物資繁多，雖然單個(gè)的金額不大，但是數(shù)量較多，這使得酒店在物資采購(gòu)管理這部分較為困難，需要酒店的管理者加以注重。

一、目前酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）酒店物資采購(gòu)在采購(gòu)合同方面具有一定的風(fēng)險(xiǎn)

酒店的采購(gòu)例如一次性牙刷毛巾等雖然單價(jià)不高，但是由于數(shù)量較多，且采購(gòu)的頻率較高，重要程度不言而喻。但是較多的酒店對(duì)采購(gòu)的質(zhì)量方面的監(jiān)督較低，采購(gòu)人員在與采購(gòu)企業(yè)進(jìn)行溝通時(shí)容易出現(xiàn)貪污的問(wèn)題。采購(gòu)人員在與被采購(gòu)方進(jìn)行采購(gòu)合同進(jìn)行溝通時(shí)，在和同設(shè)計(jì)方面有謊報(bào)材料采購(gòu)價(jià)位的可能性，而且采購(gòu)的物品在質(zhì)量方面也難以保證，這種采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)套取資金的行為會(huì)使得酒店在經(jīng)濟(jì)方面蒙受一定的損失。除此之外，采購(gòu)合同的條款規(guī)定模糊也是帶來(lái)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的原因之一。合同條款的規(guī)定不明確將很可能使得采購(gòu)成本出現(xiàn)上升的可能性。酒店在進(jìn)行材料采購(gòu)時(shí)對(duì)所需要的材料的信息掌握不全，了解不夠透徹，很多的供應(yīng)商將會(huì)根據(jù)企業(yè)這個(gè)弱點(diǎn)加以利用，促使采購(gòu)單價(jià)的提升，謀取利益。最后，酒店在合同的履行方欠缺執(zhí)行力，一旦采購(gòu)的物品質(zhì)量不合格，很多的酒店采取的都是商討方式，有的甚至視若罔聞，這不僅促長(zhǎng)了供應(yīng)商的不良風(fēng)氣，還使得酒店蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

（二）酒店的采購(gòu)行為沒(méi)有做好充足的前期準(zhǔn)備

在進(jìn)行材料采購(gòu)之前，企業(yè)一般都要進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)需要采購(gòu)的材料進(jìn)行種類和質(zhì)量以及價(jià)位的分析，特別是在供應(yīng)商的選擇上面，要對(duì)備選的供應(yīng)商信譽(yù)進(jìn)行調(diào)研。但是很多的酒店并沒(méi)有進(jìn)行前期的準(zhǔn)備工作，這樣的行為對(duì)于采購(gòu)的材料在質(zhì)量和價(jià)格方面都無(wú)法保證最優(yōu)，容易出現(xiàn)質(zhì)量較低、價(jià)格過(guò)高的情況。除此之外，材料采購(gòu)的前期方案不合理也是造成采購(gòu)材料較差的原因之一。在進(jìn)行材料采購(gòu)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)很多相互矛盾的地方，例如常見(jiàn)的采購(gòu)次數(shù)較多必然引起人工以及質(zhì)量檢測(cè)方面成本的增加，但是采購(gòu)次數(shù)減少必然會(huì)引起采購(gòu)數(shù)量增多，造成儲(chǔ)存成本的增加以及酒店在資金流轉(zhuǎn)方面承受較大的壓力。最后一點(diǎn)是酒店的供應(yīng)商的選擇出現(xiàn)問(wèn)題。目前，酒店的等級(jí)較多，不同等級(jí)的酒店其價(jià)位千差萬(wàn)別，伴隨的顯然是其生活用品、居住環(huán)境以及服務(wù)等方面的差異，如果高級(jí)酒店的日用品等和經(jīng)濟(jì)酒店一樣，必然會(huì)引起顧客的不滿，影響酒店的聲譽(yù)。

二、如何建設(shè)酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制

（一）建立完善的酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制對(duì)于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的防范時(shí)尤為重要的

隨著管理科學(xué)在目前企業(yè)中的廣泛運(yùn)用，內(nèi)部控制逐漸演變?yōu)槠髽I(yè)的一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理體系，酒店雖有異于其他的企業(yè)，但是建立完善的物資采購(gòu)內(nèi)部控制也是必不可少的。但是要知道，任何管理體系的推行，都離不開(kāi)企業(yè)的發(fā)展這一部分，一旦企業(yè)不再存在，談及物資采購(gòu)管理等就毫無(wú)意義。基于此，在酒店進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，不僅僅一套對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)加以控制，最為重要的是要保障酒店日常所需的材料可以及時(shí)的得到供應(yīng)部的供應(yīng)，不能背離酒店自身發(fā)展的需求?；趯?duì)酒店自身發(fā)展的要求，在對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)部控制進(jìn)行設(shè)計(jì)要在保證高效的情況下盡可能的精簡(jiǎn)，因?yàn)榫频晁枰奈镔Y是非常多且雜的，越大的酒店設(shè)計(jì)的采購(gòu)品種越多。因此，在進(jìn)行物資采購(gòu)的內(nèi)部控制流程的設(shè)計(jì)時(shí)，必須根據(jù)每個(gè)崗位的職責(zé)要求進(jìn)行職責(zé)分工，將管理的重點(diǎn)突出，對(duì)不同的控制點(diǎn)進(jìn)行區(qū)別設(shè)計(jì)，根據(jù)專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理評(píng)估的結(jié)果，對(duì)關(guān)鍵的控制必須制定控制措施。

（二）落實(shí)酒店的物資采購(gòu)內(nèi)部控制制度并持之以恒的進(jìn)行評(píng)價(jià)監(jiān)督

酒店的物資采購(gòu)涉及的金額較為龐大，酒店必須對(duì)此部分的內(nèi)部控制進(jìn)行必要的監(jiān)督和評(píng)價(jià)，以保證內(nèi)部控制制度持續(xù)的發(fā)揮應(yīng)有的效用。在簽訂采購(gòu)合同的前后，都要找專業(yè)的人員對(duì)合同進(jìn)行復(fù)核，特別是簽訂之前，經(jīng)過(guò)專業(yè)人員審計(jì)的合同才可以在物資采購(gòu)中進(jìn)行使用，一旦采購(gòu)的物資出現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)的對(duì)企業(yè)的實(shí)際利益進(jìn)行保護(hù)。在對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)材料采購(gòu)中的前述問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和預(yù)防，避免合同中的相關(guān)條款對(duì)酒店的經(jīng)濟(jì)效益造成不好的影響，最為重要的是，采購(gòu)的物資必須是酒店所需要的，符合酒店的實(shí)際經(jīng)營(yíng)的，特別是采購(gòu)的數(shù)量，必須通過(guò)最小成本進(jìn)行計(jì)算之后核對(duì)目前的剩余進(jìn)行采購(gòu)，避免出現(xiàn)物資材料不夠用或者超過(guò)預(yù)算，影響酒店現(xiàn)金流等狀況的產(chǎn)生，從而盡可能的減少酒店的采購(gòu)成本，為酒店謀取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

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