淺析現代信息技術在檔案信息化建設中的作用

姚艷麗

摘 要：隨著信息技術的快速發展，檔案信息化建設成為檔案事業現代化建設的必經之路。就信息技術檔案信息化建設中所發揮的作用進行了研究，通過分析檔案信息化建設過程中存在的問題以及檔案信息化建設中能夠運用到的現代信息技術，論述了現代信息技術在解決檔案信息化建設過程中問題的作用和影響。

關鍵詞：信息技術；檔案； 信息化

中圖分類號：F49 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）26-0123-02

引言

隨著科學技術的飛速發展，現代信息技術發展也有了質的飛躍，并逐步滲透到我們的工作學習乃至生活中，成為社會各行業現代化發展的核心和主導。行業的需要和政府的重視，使得信息化成為推動現代化的基礎[1]。檔案是積累和傳播知識的重要載體，是非常重要的信息資源。為了滿足現代信息化建設的需要，檔案信息化建設勢在必行，因為這將直接影響著檔案事業的穩定健康發展。檔案信息化建設又離不開現代信息技術的支持，現代信息技術的發展直接關系著檔案信息化建設的發展。

一、國內外研究綜述

當前，國家對檔案信息化建設給予了高度的重視，也出臺了相應的政策，加快了我國檔案信息化的進程。研究者對檔案信息化的研究更加全面，隨著現代信息技術的發展和大數據時代的到來，越來越多的學者開始對檔案信息化建設中所運用的當代信息技術進行了深入的研究。目前，國內的研究主體是高校的理論研究者，這些研究者大多分布在經濟發達地區，中西部地區在當前的條件下出現在該領域的研究者很少。而國外學者對于該領域的研究還較少，一般都是偶爾涉及，沒有深入系統的研究。

二、檔案信息化建設概述

1.檔案信息化建設的內涵及意義

檔案信息化是指以檔案信息資源為對象，運用計算機、網絡等現代信息技術，對檔案信息進行科學的搜集、保管、整理以及開發和利用，使得檔案事業走向現代化的過程，包括檔案信息化所需的基礎設施、標準規范、人才隊伍建設等。檔案信息化建設對于檔案事業的健康發展意義重大，能夠加大信息資源的存儲量、提高檔案的運行效率、促進檔案信息公開化，可以進一步提高人們的檔案意識、提高檔案的利用率。

2.檔案信息化建設存在的問題

在國家政策和先進技術的支持下，檔案信息化建設獲得了一定的成效。但檔案信息化的建設并不是一帆風順的，還存在一些問題亟待我們對其加以分析和解決：首先是資金投入不足；其次是專業人才短缺[2]；再次是體制機制不完善；最后是信息資源整合難[3]。

3.檔案信息化建設中所需的信息技術

在檔案信息化建設的過程中，可以運用到的現代信息技術有很多。一是海量化存儲技術，包括移動硬盤、光盤、存儲卡、數據庫技術等；二是數字識別技術，包括數碼相機、攝像機、掃描儀、電子標簽（RFID）、手機二維碼、PS、GIS、GPS等軟硬件系統；三是虛擬技術，包括虛擬終端、 虛擬存儲、虛擬桌面、虛擬展廳等；四是檢索技術，包括搜索引擎、智能檢索、圖像檢索等；五是融合技術，包括移動通訊（3G、4G）、有線電視、互聯網三網融合，手機、電視機、計算機三機合一，以及計算機、大數據技術等；六是移動技術，包括筆記本電腦、智能手機、移動電視、平板電腦、MP4、電子閱讀器等；七是信息安全技術，包括數字簽名、數字加密等。

三、現代信息技術在檔案信息化建設中的作用

現代信息技術對檔案信息化建設的影響非常大，促進了檔案管理與服務水平質的提升。運用物聯網、云計算、大數據分析等技術建立了更加高效、快捷的檔案管理與檔案信息服務體系；通過手機、電腦等移動設備，豐富了檔案信息化的載體，使檔案信息化建設呈現出基礎設施集約化、檔案管理智能化、數字檔案管理集群化以及檔案信息服務智慧化等趨勢。

1.基礎設施集約化

近年來，各地檔案部門為了加強檔案信息化建設，已經投入了大量的人力物力財力，建設了機房、配備了相關設備及軟件，進行了檔案數字化以及信息系統的運行維護。然而，信息爆炸社會的到來使得不同來源、各個種類、不斷積累的大量電子文件檔案不能及時歸檔，這些都使得對檔案的有效保管和開發利用更加困難，也危害著網絡信息安全[4]。

電子政務云平臺建設有效地幫助檔案管理部門解決了這些困難。檔案部門將各個檔案應用服務系統遷移到政務云平臺，可大大減輕配置設備、運行維護、數據備份、安全防御、應急演練等技術工作量 [4]。

2.檔案管理智能化

隨著科技的發展，越來越多的先進信息技術應用到了檔案領域中，使得檔案實體以及庫房建設和管理更加科學、更加智能化，如智能密集架、智能溫濕度控制設備、門禁系統、RFID芯片控制系統等。物聯網技術的運用，也將檔案管理轉移到智能化的網絡管理體系，提高了檔案管理中的各項工作效率，包括檔案的查閱、統計、盤點以及安全監管工作等等，實現了館庫與存放的檔案、檔案實體與檔案信息、檔案與人等互聯互通、相互感知，實現更高效的智能化管理[4]。

3.數字檔案管理集群化

當前，各地的檔案館數字化建設項目都是相互獨立的，檔案信息資源相對分散，需要查閱的檔案經常要結合多個數字檔案館網站或者通過多個部門和地區進行查閱，造成效率低下。信息技術的發展能夠有效解決這個問題，以大數據、云平臺技術為基礎，各部門可以建立文檔整理、檔案管理以及檔案信息資源一體化的集群化信息共享系統，實現多個數字檔案館資源的一體化，連接其他信息系統，在查閱檔案的時候可以進入多個數據庫進行搜索，從而解決跨庫、跨地區查閱的困難。將各地區、各館的數字檔案信息進行統一的整合，突破地域和空間的限制，建立檔案信息資源的大型數據庫，以達到某些檔案信息資源在全社會范圍內共享共建的作用，這樣既提高了檔案的利用價值，又提高了檔案的查閱效率，能夠進一步完善檔案的社會功能 [4]。

4.檔案信息服務智慧化

隨著信息的大量積聚，館藏檔案信息資源量將越來越大，給檔案的整理、開發和利用都帶來了很大的挑戰，使得一些高利用價值的資料不能及時歸檔。而利用數據分析、數據挖掘等大數據技術可以從根本上解決這一難題。利用數據分析等大數據技術對大量的信息資源進行科學分類、查找、管理，能夠更加快速準確地對信息資源進行整合、挖掘和開發利用，可以按照不同需求進行定制，以推送的形式向定制人員、工作單位提供更豐富更多樣化的服務，使檔案信息服務的智慧化展現得淋漓盡致。另外，可以建立移動檔案信息服務中心，通過微博、微信客戶端發布檔案信息，讓更多的移動用戶可以享受便捷的檔案信息服務[4]。

隨著科技進步，信息技術也有了長足的發展。現代信息技術在檔案信息化建設過程中成功運用，成為了檔案信息化建設進程中的重要一環。現代信息技術的應用能夠增加檔案信息的存儲量、提高檔案的運行效率、推動檔案信息資源共享的實現，從而進一步提高社會檔案意識、強化檔案的社會功能以及提高人們對檔案重要性的認識。總之，脫離了現代信息技術的奠基，檔案信息化建設的高樓不會拔地而起。

參考文獻：

[1] 吉志紅.檔案信息化在現代化事業發展中的重要性[J].現代經濟信息，2015，（14）：88.

[2] 孔丹瑩.檔案信息化建設中存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2015，（3）：64.

[3] 黃麗華.信息技術對檔案信息化建設的影響與路徑指引[J].中國檔案，2015，（10）：60.

[4] 陳艷云.信息技術對檔案信息化建設的影響[J].辦公室業務，2016，（1）：76.