高校檔案管理數字化的實踐意義及建議

劉亞靜

（商洛學院 黨政辦公室，陜西 商洛 726000）

高校檔案管理數字化的實踐意義及建議

劉亞靜

（商洛學院 黨政辦公室，陜西 商洛 726000）

高校檔案管理數字化不僅順應信息時代檔案工作的新特點、新要求，相對傳統的檔案管理方式，數字化檔案管理更以其高效、多元化運用、保存久遠等諸多優勢，對高校檔案管理，乃至高校建設具有非常重要和影響深遠的實踐意義.本文立足高校檔案管理現狀和數字化推廣中出現的問題，具體分析高校檔案管理的數字化的意義和價值，并從多角度提出綜合性的建議.

高校檔案管理數字化；優勢；實踐意義；推廣建議

數字化檔案管理是綜合計算機、網絡通訊、信息檢索、海量存儲以及多媒體應用、數據庫建設等多種技術手段，對檔案信息資源進行數字化轉化、存儲、管理和開發利用，能夠通過計算機網絡進行傳播，并為用戶提供快速便捷的信息服務.隨著全球化、信息化的推進，我國數字化檔案管理的應用推廣已經勢在必行.美、英等發達國家在20世紀90年代中期已經開展了數字檔案管理系統的研究和實踐[1].而在我國尤其新世紀以來，數字化檔案管理正在檔案館、圖書館、企事業單位、高校等逐步推廣、普及，其發展優勢日益明顯，已經成為信息化建設的重要指標之一.作為我國檔案的重要組成部分，高校檔案為學校和社會保存了大量具有研究意義和實踐幫助的資料和文獻，而高校的檔案工作面對新形勢、新變化的新要求，也需要作出相應的調整；在高等師范學校大發展的的背景下，高校檔案工作尤其在數字化實踐方面，更需要加強建設.本文將依據高校檔案管理現狀及數字化推廣中出現的問題，淺析推廣高校檔案管理數字化的意義，并提出可行性建議.

1 推廣高校檔案管理數字化，符合其發展現狀的時代要求

首先，就相關政策而言，推廣高校檔案數字化管理是對國家檔案工作規劃和要求的積極響應.2016年國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出“到2020年，要初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化.”此外，可供依據的還有《中華人民共和國檔案法》，其中《第三章檔案的管理》第十三條明確提出“各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當采用先進技術，實現檔案管理的現代化”[2].

其次，就高校檔案管理的現狀而言，諸多亟待解決的問題，需要引入現代化的數字化檔案管理新方式：（1）從高校檔案管理模式看，傳統高校檔案管理，往往只是學校辦公室分支部門的分支工作之一，缺乏明確而獨立的管理條例和決策權力，通常只是被動執行檔案工作.數字化檔案管理因其操作綜合性、運用多元性以及錄入、分類、編輯、運用的立體型運營特點，不僅要求要有技術、方法的創新，更要有工作人員管理模式的創新.比如需要設立專人專崗，鼓勵檔案管理人員及時發現工作漏洞并可以進行決策性處理等；（2）從高校檔案類型看，由于計算機在日常教學、科研、管理中的普遍應用，許多電子文件、電子檔案例如圖片照片、音頻、視頻等，運用傳統檔案管理方式無法歸類管理，且隨著信息化的推進，這一類檔案海量存儲和多元運用的要求日益急切；（3）從高校檔案內容看，很多紙質珍貴文獻以及歷史資料都需要轉化成電子格式，如此以來不僅有利于檔案的長久保存，更能擴大資料的傳播范圍；（4）從高校檔案管理標準看，現行的管理方法尤其是整理、分類的方法和著錄的標準，普遍處于一種散亂無章的狀態.“從檔案管理者角度看，無法同時滿足各類檔案的著錄要求，不能提供有效靈活的檔案檢索，同樣從利用者角度看，不能提供方便快捷的檔案信息利用方式”[3].

最后，就高校檔案管理的發展趨勢而言，雖然在全國范圍內還有不少高校沒有或剛剛起步建設檔案數字化管理，然而隨著高校教育教學的國際化、高端化、信息化發展，兼及數字化檔案管理優勢的日益顯現，高校檔案管理數字化網絡平臺的建設終將成為高校檔案管理的未來模式.

2 推廣高校檔案管理數字化的優勢及意義

在具體的實踐運用中，相對傳統的檔案管理方式，信息化數字化檔案管理平臺的建立，除了上文中提到的幾點創新外，還有很多明顯優勢，體現出對高校建設的重要意義.

（1）數字化管理適應了檔案管理新應用、新技術的發展.電子資料的海量和多樣，需要數字化檔案管理，同時針對電子文檔不斷發展的各種運行軟件和應用技術，需要檔案管理系統具有不斷自我更新的能力，以及良好的可拓展性.數字化管理的特點之一就是能夠從技術上做到與時俱進.

（2）數字化管理開拓了檔案管理的工作范圍.檔案管理不再局限于對過期資料的歸檔保存，而是在教學和科研各領域、各環節都有可能參與其中.從信息的產生到信息的傳播、應用，全方位為高校日常工作服務.

（3）數字化管理實現了檔案管理信息系統的開放性應用.檔案管理信息系統不再局限于某部門、某領域，甚至某區域、某學校，從相對簡單封閉的管理系統轉型為信息化平臺的重要應用系統，實現了信息的流動和資源共享.

3 關于推廣高校檔案管理數字化的實踐建議

目前，我國的高校檔案數字化管理整體來看，還處于初步建設階段.數字化檔案信息平臺和數據庫的建立，一方面需要前期投入不少的人力、財力支持，另一方面對檔案管理人員知識結構更新也提出較高要求.另外很多高校對檔案數字化的建設意識不強，對此項工作的意義缺乏明確認識，對數字化檔案管理的優勢也不甚了解，因而在實際工作中存在走形式、講過場的現象，導致信息更新不及時、信息錄入不準確，進而影響信息的查詢和使用.

因此，從當前高校數字化檔案管理現狀出發，推廣此項工作還需要分步驟、有計劃、有策略地，結合區域經濟文化發展水平和各高校具體情況逐步進行.在數字化檔案發展初期，還是要以紙質檔案的管理為基礎，這個階段的數字化管理以建立健全信息檢索系統為主，數字檔案作為有效補充和未來趨勢，首先要完成介質的轉化，然后逐步建立數字化檔案館.一般來說，數字化檔案館的建設分為檔案館辦公自動化、檔案資源數字化、檔案管理數字化三個階段.初步建成之后，就可以借助校園網平臺，面向學校管理、教學、科研等部門，提供館藏檔案服務，也可以為校園管理信息系統、圖書情報信息系統、網上辦公系統、師生教育等系統的檔案應用服務.

推廣高校檔案數字化建設過程中，還需注意以下幾個方面：第一，內容收錄方面，電子檔案館的館藏要做到全面、準確，內容多元、形式多樣，同時還應該具有“社會化、精品化、特色化、現代化”的特點，能夠面向社會為不同需求的讀者服務，擁有明確的文化定位、形成自身服務特色[4]；第二，內容管理方面，要建立科學統一的標準，按照國家、行業，乃至國際統一標準規范化處理.如音頻文件，可以參照聯合國教科文組織推薦的音頻檔案數字化國際標準和“國際音響音像聯合會”技術委員會制定的TC-03技術標準及相關的IASA編目標準，進行審核和修復，確保再現檔案原貌[5]；第

三，人才隊伍方面，數字化檔案管理需要注重檔案人才培養.在新技術革新推動和創新人才要求的雙輪驅動下，檔案工作人員需要不斷提高自身業務能力和服務意識，能夠適應檔案管理數字化業務的新要求，并能夠與時俱進做到自我知識結構和業務水平的更新換代；第四，制度管理方面，要形成明確的規章制度，檔案工作的所有環節都要做到有章可循、按章辦事，各涉及部門既統一協調又彼此積極配合，保障檔案數字化建設的順利進行；第五，完善保障措施、加強安全保密.《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中分析當前檔案工作面臨的形勢提到，“云計算、大數據和移動網絡技術的發展，給信息安全、隱私保護和數字記憶留存帶來挑戰”[6].因此在推廣高效數字化檔案管理同時，還要防止數據、網絡平臺的病毒感染、非法入侵，要做好數據備份以防檔案損壞，要杜絕密級檔案管理超范文使用，還要加強保密制度建設和法律法規宣傳教育，以及工作人員電子數據庫維護、修復業務水平.遵守檔案工作制度，依法用檔，維護電子檔案館安全，保守檔案秘密，避免出現“高校檔案信息數據通過學校網站公開信息披露，學生以及其他非檔案管理人員的私下傳播等方式進行大面積信息外流的現象”[7].

4 結論

高校檔案管理不僅輔助高校各項管理工作，是高校開展教學、科研工作的關鍵一環，是確保數字化資料完整、安全、合理運用的保障，且對高校的文化建設、文化傳承意義重大，因此高校的檔案管理部門應該響應國家相關政策法規，積極推進檔案管理人事、業務的創新機制，發揮數字化管理的優勢，以提高高校檔案管理的發展水平.

〔1〕柳黎，華俊，張夢.湘集團化企業數字檔案管理問題及對策研究[J].檔案學研究，2013（7）：74.

〔2〕文中提到的政策、法規，參見國家檔案局官網http:// www.saac.gov.cn/.

〔3〕陳素娟.淺議高校檔案管理數字化建設[J].遼寧師專學報(社會科學版)，2010（1）：121.

〔4〕俞志華，王軍寧.數字化時代高校檔案管理信息化建設[J].合肥工業大學學報(社會科學版)，2007，21（2）：81.

〔5〕馬玉妍.高校檔案館數字檔案資源的科學管理[J].黑龍江檔案，2012（5）：75.

〔6〕全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要.來源于國家檔案局官網http://www.saac.gov.cn/.

〔7〕楊婷.高校檔案管理數字化建設研究[J].內蒙古財經大學學報，2016，14（2）：149.

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