企業(yè)檔案管理社會化問題分析

李 萍

天津市河北區(qū)供熱燃氣公司 天津 300143

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展資料的載體，對推動企業(yè)管理意義重大?，F(xiàn)如今傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展，如果檔案管理過于落后，不僅不會發(fā)揮檔案信息價值，甚至會影響到企業(yè)的發(fā)展。近些年，社會化檔案管理發(fā)展尤為迅速，部分企業(yè)已經(jīng)將檔案管理工作交付給社會相關(guān)管理機構(gòu)完成，這樣不僅能夠節(jié)省檔案管理成本，同時也能夠保障檔案管理的精細化、可行性。再者，加強企業(yè)檔案管理社會化發(fā)展，能夠進一步公開檔案信息內(nèi)容，保證檔案信息更加透明，這對社會群眾發(fā)揮監(jiān)督職能有著重要意義。

一、企業(yè)檔案管理社會化的必然性

（一）降低成本、提高利用率

由于檔案管理不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此很多企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視，導致檔案管理部門形同虛設(shè)。而加強企業(yè)檔案管理社會化，也就是將檔案管理工作委托給管理機構(gòu)，這樣即可降低檔案管理的資金投入，這也是檔案管理外包的重要原因。同時，專業(yè)管理機構(gòu)的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)就是檔案管理工作，因此能夠保證檔案管理的科學性、規(guī)范性、專業(yè)性，提供高質(zhì)量的管理服務(wù)。

（二）優(yōu)化資源配置

檔案管理社會化可以加強檔案管理中的分工與細化，通過外界人員和專業(yè)管理技術(shù)提供高質(zhì)量服務(wù)，同時推動中介管理企業(yè)發(fā)展，能夠提供更多的就業(yè)機會，推動社會共同進步。再者，通過專業(yè)的檔案管理機構(gòu)可以有效的提高檔案信息利用率，并且可以融入社會資源，打造一個宏觀平臺，從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。可見，企業(yè)檔案管理社會化不僅是企業(yè)、組織的發(fā)展需求，同時也是社會發(fā)展的需求。

二、企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)

（一）集中統(tǒng)一管理

企業(yè)檔案管理社會化最為明顯的表現(xiàn)就是檔案集中管理。企業(yè)檔案管理作為市場經(jīng)濟發(fā)展的產(chǎn)物，相比企業(yè)檔案管理有著很大的差異性，在過去的檔案管理中，檔案通常是企業(yè)檔案管理部門進行管理，根據(jù)檔案級別、內(nèi)容重要性、種類進行劃分，如果管理不當就會造成檔案信息混亂問題。而企業(yè)檔案管理社會化能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案集中化管理。由于檔案管理機構(gòu)具備專門的設(shè)備、人才隊伍技術(shù)強，因此在管理中也更加科學，并且能夠避免出現(xiàn)檔案管理混亂問題。

（二）更加科學的管理模式

由于企業(yè)檔案信息包括企業(yè)知識資產(chǎn)、信息資源等信息，是企業(yè)日常經(jīng)營管理、經(jīng)濟活動所積累的信息結(jié)晶。所以企業(yè)檔案信息與企業(yè)資產(chǎn)有著很大聯(lián)系，這就需要保障檔案信息的完整性、統(tǒng)一性、精準性、安全性。企業(yè)檔案管理通常是采用一臺計算機和管理軟件實現(xiàn)管理工作，信息管理模式較為表面，無法適應(yīng)當今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展要求。管理手法滯后性強，給檔案管理工作帶來消極的影響。在加上企業(yè)日常經(jīng)營核心是經(jīng)濟效益，難免對檔案管理不夠重視，無法指定合理的檔案管理制度。而檔案管理社會化能夠改善著一系列問題，管理機構(gòu)為了能夠提高更高質(zhì)量的服務(wù)，全程實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理模式，從而大大提高檔案管理的科學性和系統(tǒng)性。并且，企業(yè)檔案管理社會化可以為企業(yè)各個部門提供更加便捷的檔案管理服務(wù)，如果企業(yè)需要尋找檔案信息，只需要將需求反饋給檔案管理部門，即可在幾分鐘內(nèi)將電子檔案傳輸?shù)街付ㄠ]箱中，非常方便，大大簡化了檔案信息查詢流程。

（三）避免自帶檔案現(xiàn)象

此類問題主要是針對人事檔案。自帶檔案就是工作人員將檔案帶離檔案室，從而造成檔案流失，并且會對檔案管理工作帶來極大的影響。由于很多企業(yè)在錄用職工時不注重檔案管理工作，將檔案留存在工作人員手中。人事檔案的重要性不言而喻，無論是在保險業(yè)務(wù)、社會福利辦理，還是在職位晉升中都非常重要，如果出現(xiàn)檔案丟失問題，后果非常嚴重。而檔案管理社會化由于是統(tǒng)一、集中管理模式，檔案存在檔案管理機構(gòu)中而不是企業(yè)檔案管理部門，從而可以避免出現(xiàn)自帶檔案等問題，如果需要調(diào)取檔案內(nèi)容，需要經(jīng)過第三方管理機構(gòu)，并對所帶出的檔案進行記錄，限定時間要求帶回。

三、檔案管理社會化發(fā)展趨勢與總結(jié)

檔案管理社會化不僅能夠提高企業(yè)檔案管理水平，同時也能夠保證企業(yè)健康發(fā)展、社會穩(wěn)定。如今，檔案管理工作逐漸朝向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、科學化方向發(fā)展，為了保證檔案信息的安全性和價值性，檔案管理社會化勢必會成為一種主流趨勢。因此，在未來的發(fā)展中，檔案管理機構(gòu)數(shù)量會越來越多，甚至是在全國普及，從而實現(xiàn)節(jié)約企業(yè)內(nèi)部管理成本的目的，為人員流通提供方便。在企業(yè)檔案數(shù)量不斷增多的背景下，社會檔案管理模式是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化背景下實現(xiàn)精細化管理的重要形式，更是發(fā)揮檔案信息價值的重要內(nèi)容。

[1]高曉宇.社會化問題在企業(yè)檔案管理中的分析[J].黑龍江史志,2015,13:98.

[2]張小鋒.企業(yè)檔案管理中的社會化問題分析[J].中國管理信息化,2017,2018:174-175.