我省藝術(shù)類高職院校科研檔案管理淺析

馮顯容

湖南藝術(shù)職業(yè)學院 湖南長沙 410012

根據(jù)《檔案法》和《藝術(shù)檔案管理辦法》，可以將藝術(shù)類高職院校科研檔案理解為藝術(shù)類高職院校在科研創(chuàng)作、日常管理及專項工作過程中形成的，真實記載的具有保存和利用價值的文字、表格、數(shù)據(jù)、圖片、照片、聲像、實物等各種形式的資料。結(jié)合我省藝術(shù)類高職院校實際情況來看，藝術(shù)類高職院校大多是由藝術(shù)類的中職、技工學校合并或升級來的，相對而言科研能力較弱，同時容易忽略科研過程中的檔案價值及其管理，但隨著藝術(shù)類高職院校對綜合管理的重視與實際發(fā)展，科研能力與管理水平逐步提高，而且藝術(shù)類高職的科研除了對藝術(shù)理論的研究，也側(cè)重于藝術(shù)創(chuàng)造和藝術(shù)實踐，科研成果直接與市場或崗位接軌，所以藝術(shù)類高職的科研更具有藝術(shù)親民性，科研檔案有著很高的歷史保護價值和現(xiàn)實利用價值。然而，我省藝術(shù)類高職院校的科研檔案管理工作與其他綜合類高校相比，特別是與綜合類本科院校相比起步晚，為適應(yīng)藝術(shù)類高校科研事業(yè)的發(fā)展，科研檔案的管理與建設(shè)需要進一步加強重視，及時規(guī)范并逐步提高，相關(guān)部門應(yīng)該認真思考，努力探求較好的管理方法和途徑。

一、藝術(shù)類高職院校科研檔案管理的意義

（一）歷史的意義

藝術(shù)類高職院校科研檔案的內(nèi)容包括藝術(shù)類高職師生歷年的各種學術(shù)成果、學術(shù)性論文、文章和著作等，包括公開發(fā)表、宣讀、交流的和未經(jīng)發(fā)表、交流的文稿等，它是藝術(shù)類高職院校學術(shù)水平的真實記錄。客觀地記錄了既往的學術(shù)歷史情況，是一所藝術(shù)類高職院校不同時期學術(shù)水平的反映和憑證。保存這些科研檔案，就是保存學校科研發(fā)展的歷史，保存不同時期研究者的研究成果為藝術(shù)類高職院校和社會積累與保存歷史文化財富，尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，在整個高校中科研檔案在學校科研管理中所處的地位也越來越重要。科研檔案作為一種資源儲備，具體見證著合格評估、評優(yōu)評估、示范評估、卓越評估等藝術(shù)類高職院校發(fā)展軌跡。

（二）現(xiàn)實的意義

藝術(shù)類高職院校科研檔案管理也是一整套業(yè)務(wù)管理工作，對學校的教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。比如，科研檔案在管理過程中，有接收、鑒定、整理、編目、統(tǒng)計、保管、利用以及對科研檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各個環(huán)節(jié)，還包括現(xiàn)代信息技術(shù)在藝術(shù)類高職院校科研檔案管理中的應(yīng)用。隨著藝術(shù)類高職院校科研水平的不斷提高和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，將其納入高校科研管理的基礎(chǔ)性、日常性工作，進行科學化、規(guī)范化管理，是提高高校科研管理水平的必要前提，使科研日常工作、科研管理工作和科研建檔工作同步進行，密切跟蹤科研活動的全過程，準確界定科研檔案成果的價值，有利于建立完整、準確、系統(tǒng)的科研檔案。通過查閱已有的檔案資料，可以判斷科研成果歸屬，減少無謂的重復(fù)勞動，提高研究效率，拓展研究視野，保證工作質(zhì)量。有利于促進藝術(shù)類高職院校科學研究的發(fā)展和科研水平的提升，有利于科研成果與市場接軌，為社會建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

二、明確藝術(shù)類高職院校科研檔案的歸檔內(nèi)容

根據(jù)藝術(shù)類高職院校科研活動的內(nèi)容、特點進行分類，藝術(shù)類高職院校科研檔案大致可分為科研項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案。

（一）科研項目檔案

科研項目包括校級、省級、國家級項目（課題）。科研項目檔案是科研實踐活動的真實記錄，它記載和反映了科研項目研究的全過程和具體成果。這部分檔案是藝術(shù)類高職院校科研檔案的主體部分，主要包括：項目（課題）申報材料，批準文件，研究或?qū)嵤┓桨福芯繉嵤┻^程中的重要原始記錄，研究工作總結(jié)及研究成果報告，成果鑒定、驗收、評審及成果獎勵的有關(guān)材料，成果推廣階段所形成的文件等。

（二）科研文書檔案

藝術(shù)類高職院校科研文書檔案是科研管理活動的真實記錄，它記載和反映學校科研管理活動的歷史過程和經(jīng)驗，包括：科研計劃，總結(jié)，學校和上級管理部門下發(fā)的在科研日常管理和專項管理活動中形成的管理性科研文件、材料。也包括各級各類的項目申報通知、各項目立項文件、各項目結(jié)題文件和成果獲獎文件等。另外，還有藝術(shù)類高職院校本校制定的科研管理相關(guān)規(guī)章制度文件等。

（三）科研成果檔案

藝術(shù)類高職院校科研成果檔案是鑒證學校科研實力的依據(jù)之一，因此科研成果管理在科研管理中有著重要意義。藝術(shù)類高職院校科研成果主要包括學校科研成果匯編、科研統(tǒng)計報表、教師公開發(fā)表的學術(shù)論文和編寫的學術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利資料等。

三、提高藝術(shù)類高職院校科研檔案管理能力

（一）提高檔案管理認識

要使藝術(shù)類高職院校科研檔案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分認識到科研檔案管理的重要性，它是科研歷史的重要憑證，是積累科研經(jīng)驗的一種手段，是進行科學研究的重要依據(jù)，是進行學術(shù)交流的有力工具，是促進學校發(fā)展的一項重要內(nèi)容。學校可通過職稱評審、教育教學評估等有效載體凸現(xiàn)科研檔案的重要性，通過舉行專家講座、上門服務(wù)等途徑加以宣傳普及，促使教師加強認識和理解藝術(shù)類高職院校科研檔案管理的重要作用、歸檔內(nèi)容和歸檔方式，從而準確判斷目前藝術(shù)類高職院校科研檔案管理工作的狀態(tài)，提出合理可行的藝術(shù)類高職院校科研檔案的建設(shè)方案，對今后做好藝術(shù)類高職院校科研檔案工作，提升學校科研能力、科研管理水平，都有著十分重要的意義。

（二）加強管理隊伍的培養(yǎng)

按照科研管理的條例，一個科研項目（課題）的前期準備、研究實施、鑒定驗收、成果申報、獎勵認定以及推廣應(yīng)用等各個階段的材料必須收集和歸檔。科研人員是科研檔案的形成者和利用者，科研管理部門是直接服務(wù)科研人員和科研工作的部門，作為科研檔案管理人員要熟悉科研材料的產(chǎn)生、形成及相互關(guān)系，要做好積極與科研人員的溝通、對接，找到收集和整理檔案的行之有效的方法，及時做好資料的收集與保存。

（三）加強管理方法的改進

1.全面及時歸檔

目前，我省藝術(shù)類高職院校在科研管理方面，大多已經(jīng)對科研項目的開展和科研管理同時進行了提出了要求，并取得了一定成效，但對科研資料的收集、歸檔卻相對滯后。這不利于科研檔案的收集和保存的完整性。例如，一些科研項目要全面完成，往往周期長、范圍廣、人員多、資料雜，有時，在科研項目開展的過程中會根據(jù)實際情況，對之前的計劃作一定的調(diào)整，從而使相應(yīng)的資料內(nèi)容發(fā)生變化，所形成的檔案也會隨之變化。因此，項目研究、項目管理與項目建檔要同時展開，邊研究、邊管理、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，確保科研檔案完整、準確、系統(tǒng)，并能有效的提供利用。例如：在校內(nèi)制定激勵機制或獎懲制度，由項目負責人為第一責任人，充分發(fā)揮項目組在檔案的形成、收集、立卷等工作中的主觀能動性，在科研活動開展的各個階段，及時完善科研資料的歸檔工作。在校內(nèi)定期開展檔案工作評比，對檔案整理成效好的項目給予獎勵，對沒有達到歸檔要求的項目提出整改建議，要求及時整改，遲遲未整改到位的不予結(jié)題或不予參加評優(yōu)評先。藝術(shù)類高職院校的科研管理部門、檔案管理部門以及科研檔案形成的具體部門或項目組，要相互配合，在科研檔案管理中，明確職責，形成一個合理的歸檔秩序，提高檔案收集的質(zhì)量和效率，使科研檔案管理規(guī)范化、科學化，進一步完善藝術(shù)類高職院校科研檔案的管理工作。

2.加強信息管理

傳統(tǒng)的檔案搜索與交流方式已經(jīng)不適應(yīng)大量的檔案管理新發(fā)展、新需求，信息化管理是檔案管理的必由之路，亦是大勢所趨，藝術(shù)類高職院校的科研檔案管理也不例外。為了盡可能地開發(fā)和利用藝術(shù)類高職院校科研檔案資源，必須進行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)的前提下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子化，為檔案管理提供便捷途徑，這不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好的服務(wù)渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、展覽、檢索等利用信息化平臺來解決。藝術(shù)類高職院校由于信息化管理起步較晚，需加強這一塊的關(guān)注與投入力度，從而最大限度地解決藝術(shù)類高職院校科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新的科研動態(tài)，也可避免某一科研工作的重復(fù)進行，更好地利用已有基礎(chǔ)，提高科研能力，也更好地服務(wù)于藝術(shù)類高職院校的科研工作。

3.實現(xiàn)資源共享

藝術(shù)類高職院校的科研檔案，反映了學校藝術(shù)類科研發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，它是一種記載，也是一種憑證，反映了學校已有的科研能力，這是科研檔案需要完整保存的一個原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使學校及這一藝術(shù)門類得以更好的發(fā)展。因此，對藝術(shù)類高職院校科研檔案信息資源的開發(fā)利用是學校檔案管理工作的拓展與深化，高職院校科研檔案工作者在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實際需要，編研開發(fā)藝術(shù)類科研檔案信息資源，在校內(nèi)或指定范圍內(nèi)形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復(fù)。例如：利用某一已有的藝術(shù)類科研檔案實體，進行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語言匯編成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動態(tài)化，供全校科研工作者參考。以充分發(fā)揮藝術(shù)類高職科研的精品成果在一定范圍內(nèi)得到有效交流傳播，從而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合與分享，也使藝術(shù)類技藝、技能得到更好的傳承。

4.參與市場交流

藝術(shù)類高職院校的科研檔案，包含著許多精品節(jié)目、精品工藝形成的經(jīng)過與成果，為使這些成果更好的發(fā)揮其意義，并為文化強省、文化強國作出貢獻，藝術(shù)類高職院校科研檔案工作者可以深化服務(wù)形式，結(jié)合學校科研檔案特點，將科研成果及早與市場接軌，積極參與市場活動，在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的編錄、保存的基礎(chǔ)上對檔案中科研成果涉及的新工藝、新技術(shù)、新發(fā)現(xiàn)，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)問題的情況下，在學校的統(tǒng)籌安排下及時與社會相關(guān)部門進行交流，并配合學校為成果轉(zhuǎn)讓與開發(fā)等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科研成果傳播與轉(zhuǎn)化。

四、結(jié)語

在思想上高度重視藝術(shù)類高職院校科研檔案，明確科研檔案的管理范圍，依據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)，采取有效措施規(guī)范科研檔案管理，能為藝術(shù)類高職院校科研工作的深入開展提供有效服務(wù)，為藝術(shù)類高職院校科研水平的提升提供有效支撐，為藝術(shù)類高職院校的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障，也為社會文藝、技藝的傳承與發(fā)展保駕護航。

[1]教育部、國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法[Z].2008年9月1日實施.

[2]柯翠英.對高校科研檔案管理一體化模式的思考[J].新東方.2009（2）.

[3]楊麗輝.高等學校科研檔案管理改革淺論[J]開封教育學院學報.2009（1）.