新時期檔案材料收集研究

文/劉 寧

檔案材料收集工作，就是檔案管理部門通過各種渠道將其所管轄部門已經形成的分散的檔案材料收集起來，匯集成檔案案卷的工作。收集工作在檔案工作中是最基礎的工作，但是這項最基礎的工作卻決定和制約著檔案工作的各個方面。檔案材料的收集是檔案工作必不可少的重要環節，也是檔案工作的起點，沒有收集工作，檔案工作就成了無源之水。

一、檔案收集工作的意義

一是收集是檔案工作的起點。從檔案工作構業務程序來說，收集是首要的工作環節，只有在做好收集工作韻基礎上，集中了大量的檔案材料，諸如整理、保管、利用等工作才能有條不紊地進行。否則，開展任何業務工作均將是無米之炊。所以，從這個意義上說，檔案工作是從收集開始的。長期的實踐經驗證明，沒有檔案的收集工作，就沒有檔案工作的建立和發展，也就沒有健全的檔案工作。二是收集是檔案工作的基礎。只有把該收集的檔案材料收集完整齊全，才能更好地整理和鑒選，才能更好的把這些收集到的材料分類并加以利用。如果收集工作不扎實，收集到的檔案材料殘缺不全，或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的檔棗材料。由于收集工作薄弱，整理和鑒別將會遇到無法克服的困難，查閱利用時，因沒有完整系統的材料，不能發揮應有作用，失去檔案工作的意義。所以，檔案材料的收集是檔案工作的基礎，只有收集到檔案材料，才談得上業務工作的開展和管理水平的提高。檔案工作者必須花大力氣做好收集工作，占有豐富的檔案材料，才能為檔案工作打下堅實的基礎。三是收集是實現檔案集中統一管理的基本途徑，以實現對檔案的集中統一管理。

二、檔案材料收集的要求

一是主動積極。一般，對檔案材料收集，有以下要求：能夠主動及時，并且保質保量深入細致地完成。但是，由于檔案材料涉及眾多的部門單位，檔案材料在產生和形成的過程中，和諧部門和單位由于種種原因，不能及時把檔案材料轉遞到檔案部門，檔案部門又不能消極地等待各部門主動地傳遞檔案材料，也不能等待各部門的材料堆積成山的時候再去收集，這就會導致很多負面影響，為了解決檔案材料不能及時傳遞這一問題，檔案部門就應該積極主動作為，緊密與各個部門單位取得密切聯系，通過各種方法，走出辦公室，做好檔案的收集工作。對于檔案部門來說，一定要防止檔案材料的積壓，這就要求，檔案人員在工作中要有時間觀念，做工作絕對不拖拉，這樣檔案材料才會不積壓，把形成的檔案材料以最快的速度收集起來。使已建立的檔案能源源不斷地補充新材料，尚未建立的及早建立起來。一個檔案材料，應是歷史材料與現實材料的集合，內容充實，富有新意，才能在為檔案利用工作發揮現實作用。如果收集工作拖拖拉拉，慢慢騰騰，甚至認為早點晚點關系不大，無所作為和消極等待的思想是有害的。因此，檔案工作者要以只爭朝夕的精神，講究工作效率，采取有效措施，盡快地將所形成的、新發現構檔案材料收集起來，及時歸入檔案。二是深入細致。對于檔案工作者來說，做工作必須要深入細致。檔案材料門類眾多，分類復雜，這就需要檔案工作者在檔案收集與整理過程中，耐得住性子，深入細致地對待每份檔案材料。在收集工作中，不能只打電話、發文件，坐在辦公室中遙控指揮各個部門傳遞檔案材料，應當到各個部門調查研究，針對不同的單位，不同的情況，提出可行的方針對策，同時要廣泛動員宣傳，疏通材料來源渠道，摸清檔案材料的形成規律，更快更好地指導檔案的收集和整理工作。收集是一項比較具體的工作，要求認真負責，踏實細致，不允許馬馬虎虎，粗枝大葉。否則會造成錯收漏收，范圍不清，玉石混雜。這樣很容易造成收集工作效率低下，增大鑒別工作量，造成人力物力的浪費，還有可能把沒有價值的材料收集起來，影響了檔案作用的發揮。

三、檔案材料收集的方法

一是定向收集。所謂定向收集，就是向一定的單位、部門收集，具體說，就是根據形成檔案材料的廣泛性的特點和收集途徑，向有關單位，或與該項工作有過重要聯系的部門，收集可能形成的檔案材料。為了更有效的收集所形成的檔案材料，收集之前要調查了解清楚各個單位的實際情況，逐一收集。收集之前，要向有關單位、部門宣傳收集工作的意義，說明收集的內容和要求，爭取支持和配合，保證收集工作順利進行，定向收集，是開展收集工作的主要方法。二是按時收集，檔案材料形成的不定時特點，決定了收集工作是一項經常性的工作，收集檔案材料不是一次、兩次突擊便可了事的，它是一項長期的任務。按時收集，是對收集時間的總要求。具體講，它包括隨時收集、定期收集和不定期收集等幾種情況。隨時收集是指及時掌握檔案材料的信息，根據檔案材料所形成的時間，及時收集。定期收集是指收集一定階段形成的檔案材料。根據不同單位部門的實際情況，可以制定不同的計劃，每季度、每半年或者每年收集一定時間內所形成的檔案材料。不定期收集是根據實際工作需要而進行的不定時間的收集，它有較大的靈活性，但時間不能隔得太久。這三種方法在不同的檔案管理部門可以各有側重，靈活掌握，相互結合，使收集工作經常地有效地開展。

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