淺談怎樣做好檔案工作

耿昭艷

昭通市信訪局接訪勸返中心 云南昭通 657000

淺談怎樣做好檔案工作

耿昭艷

昭通市信訪局接訪勸返中心 云南昭通 657000

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。檔案人員如何做檔案工作，筆者結合工作實踐經驗談談認識和體會。

一、爭取領導重視是做好檔案工作的前提

檔案的收集、整理、保管的最終目的是利用，而目前大多數檔案室的工作開展是滯后的，許多領導認為單位做檔案就是為了應付檔案局的年終檢查。針對目前領導的這種認識狀況我市市直單位專職檔案人員數量極少，多數單位的檔案人員都是兼職，事情繁多，工作變化太頻繁，這都不利于檔案的管理。因此，要想使單位的檔案工作有起色，就要爭取領導重視。爭取到領導的重視我們檔案員就要做好宣傳，通過宣傳增強領導的檔案意識。檔案人員可以把自己收集到的關于多年前的人們認為可有可無的資料，而現在確實珍貴的檔案信息或者事件編制成大家喜聞樂見的小冊子呈送給領導參考，讓領導在潛移默化中感受到檔案的價值，從而引起領導對檔案工作的重視。此外，檔案員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，踏實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，要努力做好檔案服務工作，及時為領導及部門提供所需檔案資料，使檔案室保存的檔案發揮最大限度的利用價值，讓領導在利用中認識到檔案工作的重要性。

只有領導重視檔案工作，領導召集會議安排部署單位各科室負責人對檔案工作的重視程度會比檔案員自己宣傳高很多，科室領導重視了檔案工作，檔案員在收集檔案的時候，科室的配合程度會有很大提升，科室人員在平時檔案資料的收集整理中也會更加盡心。

二、檔案人員的敬業精神是做好檔案工作的核心

檔案工作是一項枯燥而細致的工作，要做好檔案工作，那就要檔案人員認真細致的做好各個環節的工作。

首先，做好甄別檔案工作。要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：（1）對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。（2）要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。（3）要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。我局在整理檔案過程中，已經形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規律性，即年度--組織機構--內容，但在實際工作中，文秘人員不應該拘泥于傳統的整理歸類思路，但也不應該隨意更改，要結合單位的具體發展實際，嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求，進行科學地創新，不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

其次，要做好檔案收集工作。檔案部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：（1）檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其摘進行借鑒和利用。因此應按檔案整理規范要求，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。（2）檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

再次，檔案工作人員要善于交流，接受新信息，達到資源共享。隨著社會形勢的變化和發展，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，檔案人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

三、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

四、健全制度，加強在職教育，提高檔案人員素質

沒有規矩不成方圓，制度是行為得以實現的必要保障。因此在職教育要得以長期有效的開展，就必須加強制度建設，建立長效培訓機制。

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全檔案管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的取消評聘資格，激勵廣大檔案人員參加在職教育。

其次，相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵循“學有所用、用有所長”的原則安排培訓。第一，學習檔案專業知識。為檔案專業人員提供系統學習檔案專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。