淺析如何做好福利院檔案管理工作

黃財芬

渠縣福利院 四川達州 635200

淺析如何做好福利院檔案管理工作

黃財芬

渠縣福利院 四川達州 635200

福利院檔案管理是珍貴的史料，最能以小見大將國家民生建設成效體現出來，因為在歷史波瀾曲折的進程里，國家主體意識隱藏在以價值觀為顯著特征的實踐活動之中，民族文化大都通過文字形式在檔案里被記錄，福利院的實踐活動檔案就是承載民生文化的重要載體之一。鑒于此，做好福利院檔案管理工作對民生事業的發展有重要意義。

一、擴大檔案收集范圍，完善福利院檔案

因福利院檔案人員緊缺，導致收集檔案的范圍較小，檔案資料并不完善。而社會福利事業發展正在持續深入，檔案管理工作面臨新的要求，檔案需求范圍不斷擴大，唯有擴大對福利院檔案的收集范圍，才能滿足時代發展要求。福利院檔案收集一般包括文書檔案、福利事務檔案、康復教育檔案、專用檔案這四個部分，其中要重視收集福利事務檔案、專用檔案[1]。特別是福利事務檔案，很多福利院的收集并不完整，個別單位的土地征用通知書、承包經營合同書等基本建設檔案都未被收集；收集專用檔案時也多以部門為主體，按照當下工作需求建立檔案，忽視收集那些具有總體性和長遠價值的福利院專用檔案，包括職工隊伍變動、黨政工團領導班子變動、黨員及工會會員年度花名冊、榮譽檔案等資料。這就需要明確規定收集福利院檔案尤其是專用檔案的范圍，預防發生過去重視收集一部分檔案、忽視收集另一部分檔案的情況。

例如：針對福利院福利事務檔案，檔案人員應重點收集福利院各類文件材料及其歷史沿革、大事記、重大紀念活動、重大捐贈活動以及文體活動等原始資料，還有各部門所編簡報，重要上級領導視察活動記載，單位主要領導原始記錄等；針對福利院專用檔案，就要側重收集兒童寄樣、兒童入住以及殘疾兒童康復手術等檔案，并大力收集福利院的基建檔案、科研檔案等，包括土地征用書、福利院規劃圖、施工設計圖、原始預決算資料、驗收憑據等。只有盡量在現有基礎上不斷擴大收集福利院檔案的范圍，才能保證福利院檔案的完整性，滿足社會福利事業持續發展的需要。

二、實現規范化管理，提高檔案工作質量

改革開放使得社會福利事業、民生建設事業蓬勃發展，福利院檔案管理也因此面臨諸多新情況，包括檔案數量越來越多，增加檔案管理工作的難度；工作手段落后，對福利院檔案管理質量產生嚴重的制約影響等。因此，只有實現對福利院檔案的規范化管理，才能從容應對新情況、解決新問題，提高檔案工作質量[2]。

例如：福利院檔案人員要增強管理意識，堅持學習檔案管理專業理論知識，提高自身責任感和職業道德水平，把新形勢下的福利院檔案管理工作做好。同時，要嚴格規范福利院檔案的立卷與歸檔程序，進一步建立健全檔案歸檔移交手續，規范化管理福利院檔案；認真總結工作經驗，改進檔案管理手段，拓展福利院檔案歸檔渠道，提高工作成效與質量。具體可改進福利院網頁版面，添加福利事務檔案網上歸檔版塊，最大限度發揮出檔案信息資料的效能；在福利檔案的利用上也要擴大范圍，允許被收養人員查閱、查詢自己的檔案，幫助他們確認過往病史或尋親等，也就是通過把檔案收藏與統計等工作做好，盡可能利用先進手段數字化存儲福利院檔案，方便被收養者查詢，提高福利院檔案利用效率。

三、大力宣傳檔案管理，擴大檔案的影響

領導對福利院檔案管理工作的態度對工作成效有直接影響，但個別領導并未充分認識到做好福利院檔案管理工作的重要性、緊迫性，認為只需按時歸檔、避免檔案損壞或丟失，在檢查時不發生問題即可，這樣的態度導致福利院的工作計劃、人員考核等均忽視檔案管理工作，檔案管理也在福利院整體工作之中逐漸被邊緣化。所以務必要大力宣傳福利院檔案管理，廣泛開展檔案宣傳工作，提高全員檔案意識，促使福利院檔案管理工作走向全民化、社會化，持續擴大檔案的影響。

例如：要加強對福利院檔案管理工作的重點宣傳，因為該項工作的階段性特征鮮明，只有堅持正確的政治方向，才能最大化統一福利院檔案管理工作的經濟效益與社會效益。所以要重點向福利院領導宣傳檔案管理的重要性，轉變他們的態度，改進檔案管理現狀。與此同時，加強專項宣傳，對基層單位主管福利院檔案管理工作的領導以及檔案人員的宣傳重點應有所差別，重視宣傳領導的監督與考核作用，宣傳檔案人員執行工作標準與制度的必要性。此外，加強普遍宣傳，利用報刊、雜志、廣播、電視、網絡等媒體大力宣傳有關于福利院檔案管理工作的法律法規，讓全社會了解檔案法律，擴大福利院檔案管理工作的影響。

四、結語

隨著國家民生建設以及社會福利事業等的高速發展，福利院檔案管理工作也將不斷改革和進步，面臨的要求也會越來越高。在實踐中，檔案人員務必要不斷提高認識，堅持科學發展觀，加強檔案收集，加強對福利院檔案的規范化、現代化管理，提高檔案的影響力，讓福利院檔案管理工作邁上新的臺階，為發展社會福利事業、推進民生建設貢獻更大的力量。

[1]陳金粉.孤殘兒童收養檔案利用二三事[J].檔案與建設，2015（05）：73-74.

[2]張旭.如何提高福利院檔案管理人員素質和服務水平[J].科技風，2016（09）：128.