提高檔案管理水平的若干策略研究

李杰

廣西師范大學廣西桂林541006

提高檔案管理水平的若干策略研究

李杰

廣西師范大學廣西桂林541006

在任何歷史時期的任何社會當中，檔案都具有非常重要的意義。在現代社會當中檔案不僅關系到我們生活的方方面面，同時還關系到國家的發展與未來。尤其是在最近幾年當中，隨著經濟的快速發展，社會的各個方面都發生了較大的轉變，檔案的作用也逐漸變的越來越重要。同時隨著信息技術的不斷發展，檔案管理有了發展的新契機，在這樣的背景下，加快檔案管理改革，提高檔案管理的水平具有非常重要的意義。基于此種情況，在本文當中筆者結合自己的實際工作經驗，分析了當前階段提高檔案管理水平的若干策略。

檔案管理；水平；策略；路徑選擇

一、引言

黨在十七屆四中全會當中提出了要全面提高黨的科學化水平的口號，在這樣的背景下，我們必須要不斷提高檔案管理的科學性。同時從社會發展的角度來看，當前階段的社會系統與制度不斷趨于完善，檔案在社會前進的歷程當中所發揮的作用也越來越大。尤其是在最近幾年當中，我國逐漸進入到了“互聯網+”時代，在這樣的時代背景下，檔案管理的水平可以被有效地提高，目前也有許多專家與學者對我國檔案管理水平的提升策略進行了研究，但是從總體上來說，關注的重點都是放在具體的策略之上，很少有人對檔案管理的科學性進行必要的研究?；诖朔N情況，在本文當中，筆者結合自己的實際工作經驗，分析了當前階段我國檔案管理發展過程當中的一些建議與策略，希望能對我國現階段的檔案管理發展有所幫助。

二、提高科學化水平是檔案管理的時代要求

當前階段提高檔案管理的水平其實就是提高檔案管理的科學性與科學化程度，其基本的內涵是以科學的理論為基本導向，將一些科學的方法運用到檔案管理的過程當中去，同時以科學的制度來保障檔案管理的現代化，從而使得檔案管理的規范化與制度化不斷得到改善。尤其是在最近幾年當中，我國的社會發展逐漸加速，各種制度不斷趨于完善，因此，檔案的作用被有效地凸顯出來了，同時也逐漸被融入到各行各業當中去了，也融入了人們生活的方方面面，在現階段人們生產與生活的各個方面，檔案都具有非常重要的地位，同時檔案管理的水平也直接關系到了決策的過程。

（一）提高檔案管理的水平是提高國家文化軟實力的基本要求

在當今的國際形勢當中，國與國之間的競爭逐漸變得越來越激烈，但是不管是何種競爭，其最根本的競爭就在于文化的競爭，因此檔案管理也已經成為影響國家綜合實力的重要軟文化實力。檔案就是一個國家發展的歷史見證，同時也是一種寶貴的精神財富，在推動社會主義文化發展的過程當中具有非常重要的作用。檔案的最本質屬性在于原始的記錄，可以客觀的反應出國家在發展的過程當中所遇到的各種事情，因此，與其他的信息相比而言，檔案在真實性與權威性方面都具有不可比擬的優勢，同時對于國家的意識形態的鞏固也具有非常重要的作用。同時，檔案的內容不僅覆蓋到了國家發展的方方面，同時也涉及到了人們生活的方方面面，是一個國家發展的最根本見證，也是民族文化最集中地體現。推進文化創新的最好素材和堅實基礎。就一個地方的文化建設而言,檔案對豐富區域文化底蘊、提升區域文化品味、拓展區域文化發展空間同樣具有重要意義。當前國際國內文化競爭日益激烈,誰占據了文化制高點誰就能把握發展的主動權。作為國家文化軟實力建設的一支重要力量,只有不斷提高檔案管理的科學化水平,才能使檔案的文化價值得到充分發揮,更好地為中心服務、為大局服務。

（二）提高檔案管理的水平是信息技術發展的要求

自從上個世紀90年代開始，我國的網絡技術開始快速的發展起來，尤其是在最近幾年當中，隨著移動互聯以及無線通訊技術的發展，我國已經基本進入了移動互聯時代，根據最新的統計數據顯示，目前階段通過手機移動端以及平板電腦連接到網絡的用戶已經逐漸增多，在這樣的背景下，信息技術被廣泛的運用在各行各業當中，尤其是在進入到“互聯網+”時代之后，我國的信息技術以及進入到了一個全面應用的環境當中。同時,隨著信息技術發展,人們對檔案信息的多元化需求日益增長,特別是中華人民共和國政府信息公開條例的頒布實施,賦予了公眾更多的檔案知情權,也賦予了檔案管理更大的社會責任,這對檔案管理方式創新、信息資源建設以及服務功能提升,都提出了更高要求。為順應這一新趨勢,檔案管理必須站在信息技術前沿,把握人民群眾需求的新變化,努力提高科學化水平,使其更好地服務社會、造福人民。

（三）提高檔案管理的水平是檔案工作發展的根本要求

我國的檔案管理工作已經有了很長時間的發展歷史，在漫長的發展歷程當中，我國的檔案管理工作逐漸形成了自己獨特的管理特色，同時也逐漸形成了自己管理體系與管理制度，從而為我國的發展奠定了重要的基礎，但是從總體上來看，我國目前的檔案管理水平相對還較為低下，與西方發達國家之前還存在著較大的距離。同時檔案從業的人員總體素質還不夠高，尚未形成一個穩定的發展隊伍，同時還存在著許多需要我們進一步解決的問題，就檔案抓檔案的階段,微觀工作做得多,宏觀思維比較少,從而制約了檔案管理的長遠發展。二是信息化建設水平相對落后。檔案管理的整體現代化水平還比較低,許多檔案管理還停留在傳統手工模式上,檔案管理的軟件開發與應用也往往落后于現代信息技術的發展,存在檔案檢索效率不高的問題,也存在著檔案信息網絡化與網絡信息安全性之間的矛盾。三是檔案管理制度不盡完善。檔案管理的標準化、制度化體系還沒有真正建立起來,特別是一些基層單位,還沒有形成統一的標準和質量要求,也沒有建立起嚴格的責任追究和獎懲體系,存在卷宗混亂、檔案缺失、檔號無序等管理不規范問題。在新起點上推動檔案管理工作的健康發展,必須在提高科學化水平上下工夫,努力實現檔案管理質的提升。

三、提檔案管理科學化水平的若干策略

當前階段若想提高檔案管理的水平，必須要以科學的態度找準檔案管理的基本規律，同時推動檔案管理工作的創新，不斷探索檔案管理的有效路徑，是檔案管理的時代特色被不增強，基于此種情況，具體需要從以下幾個方面入手，不斷促進檔案管理的改革與發展。

（一）找準自己的科學定位

一直以來檔案管理的定位都是一種社會服務工作，但是從目前階段我國的檔案管理實際情況來看，我國的檔案管理的服務性并不是很強，尤其是社會服務性還存在著較大的問題。許多檔案管理部門都認為自己的工作只不過是社會與企業發展的一個附屬部門，基本上處于可有可無的狀態當中，檔案管理部門只需要根據上級領導的指示，將相關的檔案實體進行有效地保存就可以了，并不需要主動的做其他的服務。由于這種觀點在許多檔案管理部門當中都普遍存在，從而導致我國目前階段的檔案管理的積極性與主動性存在著較大的問題，大部分的檔案管理工作都是一種被動的工作，并不會主動的卻解決實際過程當中所存在的一些問題，也不會積極主動的去進行創新，這就使得檔案管理的實際效率受到很大的影響。同時在服務方面，其定位也存在著很大的問題，在許多單位當中，檔案并不是面向所有的工作人員以及社會公眾所開放的，只是作為本單位內部領導決策的時候的一些參考依據，許多對檔案有實際需求的人往往無法接觸到檔案，同時還有許多具有一定價值的檔案一直被埋藏在檔案室當中而無法被社會公眾所接觸到，這就使得檔案管理的服務性受到了很大的限制，同時也使得檔案資源的合理配置存在著較大的問題。

（二）推動館藏型檔案管理向利用型檔案管理的轉變

一直以來，我國的檔案管理工作都是以保管為工作的重點內容，所有的管理工作都是以保障檔案的安全性為基本目標。但是從檔案管理的實際內容出發進行分析我們發現，對檔案進行保護以及管理的最根本目標并不是將檔案實體進行有效地保存，其目標在于將檔案中所存在的價值有效地保護起來，同時將其價值充分的發揮出來。因此，在現代化的檔案管理當中，如何將死的“檔案”轉變為活的“檔案信息”具有非常重要的意義，只有通過這種方式才能使得檔案管理的社會效益得到充分的發揮，這也是現代化的檔案管理當中的一個重點內容。但是在實際的檔案管理過程當中，管理人員如何從海量般的檔案實體當中將有效地檔案資源找出來是一個較為艱巨的任務，同時也只有這樣這樣的方式才能使得檔案的社會效益得到充分的發揮，避免資源的嚴重浪費。推動檔案管理的館藏型向利用型發展是我國的檔案管理在目前的一個重要內容，同時對于我國的檔案事業的發展也具有非常重要的意義。從總體上來看，我國的檔案管理部門已經逐漸意識到檔案資源利用的意義，許多部門在檔案管理的實際過程當中都逐漸開始采用各種方式進行檔案管理的實際改革。

（三）推動檔案管理在手段上由傳統型向科技型轉變

雖然我國的檔案管理事業在我國已經有了多年的發展歷程，但是從總體上來看，我國目前的檔案管理水平相對較為低下，檔案管理的大部分工作還是采用傳統的手工進行的方式在進行管理，科學化水平相對較為低下。這種管理模式雖然可以滿足傳統的檔案管理當中的檔案保管的要求，但是目前階段我國對于檔案管理提出了更多的要求，這句使得我國目前的檔案管理已經逐漸跟不上時代的發展。基于此種情況，必須要全面提高我國檔案管理的科學水平。此外，從目前階段世界范圍內的檔案管理具體方式來看，隨著信息技術的不斷發展，大部分國家的檔案管理已經逐漸從傳統的檔案管理向信息化的檔案管理轉變，在這個過程當中，檔案管理的具體管理手段需要得到徹底的轉變才能滿足時代的發展需求。首先，我國的檔案管理部門需要充分借鑒其他國家的經驗，建立專業化的檔案數據庫，將所有的檔案資源利用電子信息的方式有效地保存下來，同時還需要建立專業的檔案資源共享與管理平臺，用戶通過網絡可以直接連接到相關的平臺當中，同時可以根據自己的權限進行相關檔案的查閱。而檔案管理人員也可以通過相關的平臺對檔案資源進行處理，從而有效地提高了檔案管理的效率，同時也使得檔案資源的利用率得到顯著地提高。

（四）提高檔案管理人員的專業素質

一直以來，在我國大不部分的企業與單位當中，檔案管理部門都是被認為是一個附屬部門，僅僅是進行檔案的保管工作，并不具有太大的作用，因此，許多單位的檔案管理部門都得到不應用的重視，從事檔案管理的工作人員大部分都是企業的通過零時聘用或者從其他崗位當中淘汰下來的工作人員，這部分工作人員一般都沒有接受過專業的檔案管理的培訓，在理論方面存在著較大的缺陷，只是在平時的工作當中通過經驗的累計，提高自己的檔案管理水平。隨著時代的發展，這些檔案管理人員的素質已經逐漸無法滿足時代的需求，基于此種情況，必須要全面提高檔案管理人員的專業素質。首先，需要加強對于工作人員信息技術的培訓，由于現階段大部分的檔案管理的工作人員都沒有接受過檔案管理信息化的相關教育，在信息化管理方面還存在著較大的缺陷，相關單位需要不斷提高檔案管理人員的信息化水平才能不斷提高檔案管理的效率。此外，還需要加強檔案管理人員對于檔案管理的理論知識的培訓，讓工作人員認識到檔案管理的重要性，同時將這些理論知識運用到檔案管理的實際當中去。

（五）完善相應制度體系

一直以來，我國的檔案管理在管理體系方面都較為封閉，這種封閉的管理體系導致其中存在著許多的問題，例如檔案的利用效率不高等。因此當前階段我國檔案管理當中的一個重要問題就在于管理制度與體系的完善。首先，必須要建立起檔案管理的基本制度標準，并在全社會當中推行，從而使得不同單位的檔案信息存在著一定的兼容性。另一方面，需要制定對應的管理體系，將所有的管理納入到體系當中去。

四、結語

當前階段在我國的社會發展當中，檔案的作用逐漸被凸顯出來，基于此種情況，提高檔案管理的水平對于我國的社會發展具有非常重要的意義。基于此種情況，在本文當中筆者結合當前階段我國的社會發展對檔案管理的實際需求，總結了現階段提升檔案管理水平的若干策略，希望能對現階段我國的檔案管理水平的提高有所幫助。

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