獨立學院檔案數(shù)字化的質量和安全保密控制措施

張利梅 張自強

西南科技大學城市學院 四川綿陽 621100

檔案數(shù)字化程序的復雜性較強，且涉及諸多內容，我國現(xiàn)階段的檔案數(shù)字化發(fā)展穩(wěn)定性較強，具備一定的基礎，檔案館的成立更有利于資源共享的實現(xiàn)，獨立學院此項工作起步較晚，檔案數(shù)字化方面有關的研究還尚未成熟，在實際操作的過程中也存在諸多問題，所以十分有必要深入研究獨立學院檔案數(shù)字化管理的質量和安全保密控制。

一、檔案數(shù)字化質量控制的策略

（一）加強培訓檔案管理人員的力度

隨著時代的進步和獨立學院規(guī)模不斷擴大，檔案管理工作已逐步引起獨立學院的重視，高校檔案管理數(shù)字化管理逐步成熟。在固定的時間培訓相關人員是極為重要的，讓他們第一時間接受新方法和新知識的熏陶。其次，還要建立獨立學院相應的檔案管理制度，管理人員選拔制度也應運而生，借助合理安排其崗位從而做到合理運用人力資源，因為檔案管理較為特殊，在對人員予以選報的時候要著重選拔具有較強責任心和工作細致的人員，同時要選擇某一固定時間培訓起道德和技能方面，從而促進獨立學院檔案管理的質量和數(shù)字化程度不斷提高。

（二）做好數(shù)字檔案的檢查驗收

在整個質量控制中檢查、監(jiān)督、驗收和評估是最后一個環(huán)節(jié)[1]。主要對工作流程、人員和設備三個方面進行檢查，目前獨立學院在這三個方面都存在比較大的落差。監(jiān)督即為要不斷將問題發(fā)現(xiàn)并制定出相應的解決方案，如果有不能解決的問題要想上級主管部門上報。驗收分為兩種類型，即粗驗和細驗，前者主要由自動驗收軟件完成，后者就是立足于自動驗收軟件的軟熟，分別檢查每個畫幅的拼頁、重頁、清晰度、完整性等。評估就是綜合測試和評價整個數(shù)字化過程中檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡利用效果、檔案信息的真實完整性、檔案的掃描質量等。

（三）完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)

將檔案管理數(shù)字化工作做好，必須對檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)予以完善，充分借助先進的專業(yè)軟件，將檔案管理工作的質量水平全面提高，使檔案管理數(shù)字化的使用功能得到充分發(fā)揮，進一步完善獨立學院的檔案建設工作。第一，借助先進軟件系統(tǒng)把檔案數(shù)據(jù)信息收集、存儲和檢索工作的高質量目標順利實現(xiàn)，避免和提醒檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)信息中存在的數(shù)據(jù)和格式等方面的錯誤發(fā)現(xiàn)。第二，將檔案管理人員的工作質量和工作效率提高，借助先進的軟件使檔案管理人員的工作壓力得到緩解，讓檔案管理人員可以準確的以信息化軟件為中心操作和有效管理檔案數(shù)據(jù)。

二、檔案數(shù)字化的安全保密控制

（一）重視檔案管理人員素質的提高

人的錯誤操作行為會直接造成數(shù)字檔案安全隱患的產(chǎn)生，如一些檔案管理人員對數(shù)字化設備的操作技巧不熟悉，沒有在固定的時間對安全系統(tǒng)予以檢查，造成病毒入侵等。所以，必須對檔案管理人員的專業(yè)培訓予以重視，特別是對信息設備的操作能力。如可以在某一固定時間組織檔案管理人員參加信息技術講座，講解現(xiàn)階段的高校檔案數(shù)字化發(fā)展形勢、安全保密技術措施和數(shù)字檔案的管理形式，以此使獨立學院數(shù)字化檔案管理的安全性有效提供。另外，還要指派人員在固定的時間檢查檔案管理工作情況，第一時間檢查所存在的安全隱患，并批評教育相關負責人。

（二）落實制度建設和安全系統(tǒng)建設

在檔案管理工作剛剛開始開展的時候雖然已經(jīng)建立了安全保密制度，但獨立學院在真正實施的時候效果卻十分不理想。出現(xiàn)這種情況的主要原因有很多，如認為工作效率會收到執(zhí)行安全保密制度的影響，獨立學院中非專人管理，管理人員工作中粗心大意等。所以，我們要將這種錯誤的認識有效克服，嚴格檢查、追究責任，要根據(jù)相關規(guī)章制度嚴格處理因人為導致的泄密問題，進而讓相關人員高度重視起安全保密工作。同時，還應將安全系統(tǒng)建設落到實處，加強技術防范手段，把安全防護設備配備好。安全系統(tǒng)建設和制度建設相互配合相互幫助，缺一不可。

（三）進一步強化技術保障手段

檔案數(shù)字化安全保密控制技術保障是一種基礎性保障，數(shù)字簽名技術、防火墻技術、操作系統(tǒng)安全內核技術、加密技術等都有效保障這檔案信息的安全[2]。獨立學院在技防手段上還有待投入建設力度。加密技術可以說是網(wǎng)上檔案信息最直接、最安全的手段，在一定程度上可以避免丟失檔案信息。檔案加密的方式豐富多樣，其中在傳輸過程中的加密適合運用“非對稱密鑰”，這其中包含一個嚴格保密的私鑰、一個可以公開的密鑰，前者接收方用來接收密文，后者主要是對電子檔案進行發(fā)送。設置“非對稱密鑰”讓第三方難以解碼密文，從而為電子檔案安全傳輸提供了方便。

三、結語

在檔案信息化工作中檔案數(shù)字化工作占據(jù)著基礎位置，在工作中應對檔案數(shù)字化工作的質量予以嚴格控制，并將安全保密工作做好。本文詳細闡述了兩個方面的內容，對獨立學院把檔案質量建設、數(shù)字化建設和安全保密控制工作做好提出了相關建議，以期可以促進獨立學院檔案管理和數(shù)字化建設工作的順利開展。

參考文獻：

[1]祁慧霞.檔案數(shù)字化的質量和安全保密控制[J].經(jīng)濟技術協(xié)作信息,2017(19):20-20.

[2]林麗君.檔案數(shù)字化及安全保密控制[J].納稅,2017(24):81-81.