信息化時代高校人事檔案管理創新方向探討

賀瀅錦

摘 要 21世紀是一個被信息浪潮席卷的時代， 隨著信息化浪潮已經席卷到我國的各行各業，我國高校也應該順應信息化時代的要求積極創新。其中，高校人事檔案管理屬于比較重要的一塊，筆者認為，高校人事檔案管理模式要適應整個信息化產業的發展，必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進行革新，根據新形勢與新要求進行不斷的優化與創新。這種優化與創新，旨在摒棄舊觀念和措施 ，充分利用現代化的科學管理技術提升人事檔案管理工作的成果和效率。同時，做為檔案管理的負責人，應該積極引進新穎的管理理念和方法以及全新的管理舉措，從各種層面改變落后的管理模式，促進高校檔案管理與人事工作順利進行與展開。

關鍵詞 信息化浪潮 高校人事檔案管理 創新與優化

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.02.008

Abstract Twenty-first Century is a wave swept by the information era， with the wave of information technology has swept all walks of life in our country， China's colleges and universities should comply with the requirements of the information age and actively innovate. The management of college personnel files belong to a more important， the author believes that the personnel file management in colleges should adapt to the development of the information industry， must follow the change of university personnel system and constantly innovate， optimize and innovation under the new situation and new requirements. This kind of optimization and innovation， aims to abandon the old ideas and measures， make full use of modern scientific management technology to improve the results and efficiency of personnel file management. At the same time， as the person in charge of the management of archives， should actively introduce management ideas and methods of new and new management initiatives， at various levels to change the backward management mode， promote the university archives management and personnel work smoothly and expansion.

Keywords information wave； university personnel file management； innovation and optimization

0 前言

“術業有專攻”，我們國家之所以能夠取得的今天的輝煌成就無疑與各行各業的工作人員努力付出密不可分。在高校的管理工作中，我們必須承認，人事檔案管理無疑占據著比較重要的作用，這從各種層面發出的聲音就能看出來。在我國的各項事業中，檔案管理事業是一項比較繁瑣的工作，檔案管理工作是我們國家一切組織管理工作的基礎，也是我們整個民族事業興旺必不可少的一個環節。在高校工作中，人事檔案是高校人才數據庫管理的重要根據。隨著信息技術的進一步發展，高校人事檔案管理工作正在不同的層面不斷豐富著自己的內涵和外在，變得更充實，更具有現實的意義。當前，高校人事檔案管理工作如何更快更好地適應信息時代對高校人事管理提出的種種挑戰已成為高校工作的當務之急，同時，高校人事檔案管理也因其自身獨有的特點成為檔案界的標桿課題。接下來，筆者將分幾個層面闡述我國現階段各個城市內諸多高校人事檔案管理的現狀以及一些迫切需要解決的問題。

1 高校人事檔案管理實施信息化管理的重要意義

1.1 檔案信息化管理的意義

我們國家之所以能取得今天的成就，與各行各業周密細致的檔案管理工作密不可分。所以，我們可以不夸張的說，檔案管理工作是我國社會各項事業中的重中之重，在社會主義建設中，有著不可替代的作用和積極的意義。近幾年來，我們國家的檔案局緊隨信息化浪潮，從各種角度加大力度推進檔案的電子信息化建設，我國的各級高等學府人力資源管理（即人事檔案管理）工作也必須積極適應國家檔案管理的變革趨勢，緊隨變革的步伐，加快構建信息化建設的檔案管理的整體結構，實現高校人事檔案的資源共享，是當今全國高校適應信息化浪潮的最好體現，此舉具有劃時代的意義。

1.2 發揮高校的人才優勢，信息管理功不可沒

我國高校聚集著各種復合型人才，他們是社會的棟梁，是國家的精英。在高校的人事管理工作中，檔案是一個非常好的載體，它承載著高校內部教職員工政績、品德、工作履歷各方面的真實記錄，它是反映每一名人才的成長記錄的最真實的憑證，也是選拔高尖端人才的重要依據。它是一個十分重要的信息港灣，是重要的信息資源。高校人事檔案實行信息化管理后益處很多，可以隨時通過智能檢索和搜索引擎在數據庫里搜索到需要的查閱的數據和信息，同時可以通過數據庫合成大量的較為直觀的圖表，有利于為高校人力資源的統計提供有力的依據。

1.3 信息化管理對于人事管理的發展也有一定意義

傳統的高校人事檔案是以紙質為主的，以紙張為載體，存在各種問題。新型便捷的電子化檔案的出現，給傳統的檔案載體帶來不可估量的沖擊，同時也為高等學府人事檔案提供了良好的發展余地。電子化檔案更便捷、儲存資料的時間更久遠，我們在日常工作中通過計算機系統信息進行檢索、傳輸、等述種種技術手段，最終實現高校人事檔案工作的資源共享。

2 我國高校人事檔案信息化管理存在的弊端

我國高校人事檔案管理已經存在了數十年，經歷了較為漫長的階段。由于檔案管理工作的獨特性質，現階段，種種弊端仍然存在與現階段高校人事檔案信息化管理中：

2.1 管理手段過于滯后是現階段高校人事檔案管理存在的首要問題

隨著信息化浪潮席卷到世界各地，每個國家都在號召無紙化辦公，然而在我國，由于種種現實問題的存在仍然沒有得到廣泛的普及。目前我國各級單位的人事檔案管理，仍然具有很大的局限性，“齊堆式”的管理辦法仍然普及在各個單位中，同時，電子計算機技術沒有在高校的管理中得到有力的推廣，部分單位的的局域網和電腦配置跟不上，十分滯后。同時，網絡維護不到位，軟件的開發也不夠，導致檔案管理的信息化程度不高，無紙化辦公根本沒有實現，種種現實問題的存在，導致檔案信息管理需要沒有得到滿足，無法跟上行政干部人事制度的進展步伐。

2.2 人才數據庫的質量良莠不齊

目前，我國高校人才檔案信息數據庫的建設仍然跟不上時代的步伐，存在各種弊端。信息化建設的基礎是人事檔案信息數據庫。現階段，高校人事檔案數據庫建設的問題主要表現在以下幾個方面：（1）數據體系不夠完善。一些單位為了迎接上級單位的檢查不得不臨時構建數據庫，錄入的數據未經核實只是應付了事，態度過于敷衍。（2）檔案數據不準確。檔案數據不準確是檔案信息化建設的硬傷，往往出現這個失誤是因為缺少一定的審核環節，數據都是由高校的教職員工自行錄入，沒有必要的審查與核實，導致數據不準確。（3）數據更新不及時，數據庫質量無法保證。我國部分高校人力資源數據庫的信息更新不及時，導致人才數據庫的質量無法保證，錯誤較多，同時沒有專業的人員進行校準，大大降低了高校人事檔案管理系統的質量和使用頻次，這兩點成正比，越是沒人使用就越容易無人問津，長此下去，極易導致惡性循環。

2.3 檔案資源開發“重收藏輕使用”沒有切實發揮自身的效用

現階段，我國高校人事檔案管理有一個明顯的弊端就是“重藏輕用”，這個問題很普遍，不屬于個案。這種弊端產生的后果往往導致儲存的重要資源總是不能得到及時的利用。由于這樣的現象存在，導致檔案信息的資源不能有的放矢，產生的弊端過多，嚴重地限制了人事檔案資源的有效用途，已經嚴重違背檔案管理自身發展規律的要求。那么，現在橫亙在各所高校面前的一個現實就是，如何在做好保障人事檔案信息安全的前提下，加強檔案資源的廣泛開發利用，真正發揮出檔案信息化管理在高校管理中的基層作用，是高校檔案信息化管理工作中面對的最需要解決的問題。

2.4 高校檔案管理普遍缺乏高素質人才

現階段，我國高校的人事檔案管理工作普遍缺乏高素質人才。目前，我國檔案管理工作崗位的工作人員普遍缺乏系統、專業的培訓，大都沒有經過相對專業的訓練，業務水平相對較低，也沒有機會接觸到更為先進的理念和管理方法，他們普遍年紀較大，對局域網絡的維護不精通，對數據的保存和處理不專業，管理觀念落后，管理意識相對薄弱，更無法與國際接軌。培養高素質的檔案管理人才是高校檔案管理工作的當務之急，因為它會直接導致整個高校管理進程速度的放慢，所以必須加以重視。

2.5 高校檔案管理對信息的重視程度往往不夠

隨著信息化浪潮的席卷，計算機網絡也不斷顯現出它的負面作用。隨著信息化建設的不斷完善，網絡中出現許多黑客肆意攻擊網絡中具有保密性質的信息，同時，電腦病毒也呈交叉性出現，兩者都對保密信息造成一定的安全威脅，給網絡維護帶來重重危機，為了避免檔案信息外泄造成難以挽回的結果，筆者建議，高校應該重視檔案信息的安全維護，培養高素質的計算機人才，以此對檔案信息形成最完善的維護。

3 高校人事檔案信息化建設可實施的創新方式

3.1 加大高校檔案信息化建設的經費投入

首先，應該重視人事檔案管理的相關工作，將其視為學校相關管理工作的基礎，將其納入到學校的預算中是首要選擇。同時，全國的高校也應該適當改善檔案經費的投入數量，筆者認為，應該在原有基礎上適當增加經費的投入。在此基礎上，高校應該根據實際需要添加必要的電腦硬件，在相應的硬件比較完善的情況下建立檔案計算機網絡化系統，可以將云系統引入到共享平臺中，這樣就能保證信息的精準度，加快檔案的現代化和信息化建設的步伐。

3.2 正確規范檔案信息數據庫的建立標準

人事檔案數據必須真實、完整、及時，正確。這幾種特質關系到整個人事數據庫質量的優劣，也是整個數據庫的信息化向資源共享邁進的最關鍵的一步，更是數據庫網絡化的重要基礎。要達到上述標準，筆者認為，以下幾個方面應該多加注意：（1）必須重視人事檔案的收集，歸檔和整理工作，同時，要表明檔案的各項目錄。（2）充分利用計算機技術、數碼攝（照）像和掃描技術，加快檔案的目錄數據庫的建檔和整體數據庫的構建。（3）建立精確的檢索體系并及時更新數據庫信息，并加快檔案的數字化開發進程，做到檔案信息“準、快、全”的優秀特質，逐步實現高校人事檔案信息的全方位檢索進程，使得信息管理進一步系統化和規范化。

3.3 重視人才培養加強檔案信息隊伍建設

人才是檔案管理信息化建設的基礎，各級檔案部門應該重視人才的培養。各個高校應該將努力打造高素質的人事檔案管理隊伍視為自己肩上的重任。現階段，我國高校人事檔案管理人員大多數不夠專業，再加上單位領導沒有給予足夠的重視，檔案管理人員很少獲得相應的學習機會和提升自己的機會。所以，無論是在業務素質，工作作風還是思想體系都有不適應的地方，他們的專業素質仍然有很大的提升空間。所以，要實現檔案管理的全面優化必須重視人才的培養。要做到人才的全面培養應該做到以下幾點：首先，檔案管理人員必須具有良好的道德品質和相關的必備的研究水平。（下轉第22頁）（上接第16頁）其次，檔案管理人員應該具有崇高的職業道德和良好的敬業精神。再次，檔案管理人員的業務素質也必須十分精良，同時，要有全心全意的服務精神。最后，檔案管理人員要有虛心學習的精神，同時，還要掌握計算機網絡的相關知識和現代管理方法，如實現計算機在檔案管理中的應用。

3.4 檔案信息的安全管理要做到警鐘長鳴

檔案信息化的安全應該做到警鐘長鳴。要做到這一點，要求檔案管理人員必須掌握先進的信息技術手段和信息加密技術，不越權適用操縱數據和信息，防止泄密的現象發生，同時，數據庫的備份要及時，確保信息的安全。

4結語

總之，現階段我國高校的人事檔案信息管理方面仍然存在種種現實問題，隨著信息化浪潮的席卷和高校的深入改革，對于人事檔案的管理只能越來越規范和嚴格。所以，打造高素質的檔案管理隊伍，掌握最先進的數據庫實時信息，不斷探尋高校人事檔案的管理之路將任重而道遠。

參考文獻

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