食品稽查業務檔案電子化管理的思考

扈婧婧

食品安全關系到廣大人民群眾的身體健康和生命安全，關系到經濟發展和社會穩定，關系到政府和國家的形象，食品安全與人民生命財產息息相關。食品稽查檔案電子化管理，可以充分利用食品稽查檔案在食品稽查、網絡監控、信用評價等方面的作用，完善食品稽查檔案規范化管理，對食品行業進行有效監管，保證食品安全、保障人們身體健康。

一、食品稽查業務檔案電子化管理的意義

食品稽查檔案是食品生產、銷售、轉運、儲存等環節監管的客觀記錄，是食品稽查行業領導決策、制定監管措施、市場反應、問題處理等過程的歷史記載。也是食品稽查工作的一個重要組成部分。食品稽查業務檔案電子化管理是實現食品稽查工作科學化、規范化、信息化管理的基礎，也是開發檔案信息資源、提高檔案利用效率、監控雙方行為、考核稽查質量的重要手段。

食品稽查電子檔案是指在食品監督稽查過程中形成的各種信息資料，經掃描儀、采集卡等電子設備，通過數字化處理，存儲于計算機數據庫中的電子檔案信息。通過數據庫管理系統、計算機網絡以及相應的管理軟件，對食品稽查電子檔案進行分類、編目、歸檔，實現稽查檔案資料電子數據的高密度存儲、快速傳輸和無地域、無時限資源共享以及查詢利用。食品稽查電子檔案內容包括基礎管理類、統計報表類、稽查文書類、風險級別類、其它類等，基本涵蓋了稽查工作的全過程。

食品稽查電子檔案的優勢首先是檢索利用方便。電子化的食品稽查檔案可以通過網絡覆蓋下的任何一臺計算機經過合理授權，只需輸入密碼即可對食品生產銷售企業的日常監管、產品質量、進貨渠道、庫存下架、使用、繳銷等情況進行查詢和統計。其次，檔案信息易于保管。與紙質載體相比，食品稽查電子檔案使用高科技材料制成的光盤、磁盤等介質作為儲存載體，節能環保、使用壽命長，而且可以重復使用，解決了傳統實體檔案管理中容易損毀的問題。食品稽查電子檔案存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上，占用的空間小，操作簡單，節省資源。第三，可以實現檔案資源的共享。傳統的食品稽查檔案管理模式中，食品稽查單位和部門之間的信息無法做到及時交流和共享，造成資源浪費。信息化的到來和網絡的發展，人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網絡傳輸檔案信息資源，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，這就為食品稽查電子檔案實現網絡資源共享成為現實。食品稽查單位之間可以通過網絡進行有關稽查業務檔案的查找、利用，食品稽查單位內部各部門之間也可以通過網絡實現部門之間、上下級之間的稽查業務信息溝通、交流與共享。第四，食品稽查電子檔案的網絡傳輸。避免了傳統食品稽查檔案靠人力傳送，省時省力，而且也提高了檔案傳送過程中的安全性。

二.食品稽查業務檔案電子化存在的問題

首先，食品稽查檔案的電子化管理標準不統一。隨著食品稽查部門檔案管理信息化的廣泛開展，許多食品稽查單位都在添加檔案信息化設備和相應管理軟件。由于沒有一個統一的食品稽查檔案電子化標準，所以各個食品稽查單位在電子檔案的收集、整理、歸檔標準方面，處于各自為政、各行其是的狀態。因此，建立一套科學、嚴謹的食品稽查檔案電子化管理體系標準是十分緊迫的問題。

第二，食品稽查檔案管理電子化過程中的安全問題。首先，由于電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，不能像紙質檔案那樣可以通過文件的一些表面特征來判斷檔案的原始性，這樣，食品稽查電子檔案真實性就難以得到保障。其次，在檔案管理網絡化的發展過程中，電子檔案的安全性問題日益突出。網絡黑客、病毒的入侵造成電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯他人的合法權益。這些問題都對食品稽查電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

第三，食品稽查電子檔案管理對檔案管理人員素質提出了更高要求。檔案管理人員既要懂得紙質文書檔案管理的操作理論、方法，還要能夠熟練使用計算機等信息化設備和一些檔案管理軟件。

第四，食品稽查單位各自使用的稽查業務電子文件不兼容問題。由于各食品稽查單位使用不同系統、不同格式的稽查電子檔案，這就導致電子文件難以轉換、不兼容的問題產生，使食品稽查檔案信息資源共享受到影響

三、食品稽查業務檔案電子化管理對策

在全系統建立統一的食品稽查業務檔案電子化管理應做好以下幾項工作。一是搭建一體化管理平臺。食品稽查業務檔案電子管理是一項系統工程，要建立統一的食品稽查檔案電子化管理系統和電子認證服務系統，升級改造稽查業務檔案管理系統，按照國家標準和業務管理規范，實現網上傳送相關業務信息資料，并進行分項歸類，明確每項業務的申報流程，并在檔案電子化管理系統中進行標記固化；二是建立業務檔案數據庫。實現稽查業務檔案材料全部電子掃描，在稽查工作過程中同步完成電子檔案的收集、整理、立卷、電子掃描等工作，做到收檔同步立卷，掃描同步糾錯，保證稽查檔案的準確和完整，實現單位、上下級、部門之間共享食品稽查檔案信息資源；三是創新稽查業務檔案電子化管理模式。進一步優化升級管理服務系統，實現基于帶有PDF簽名和時間戳功能的電子認證服務系統，以數字證書和電子印章取代傳統印章，保障食品稽查電子檔案的安全；四是對食品生產銷售企業的證照、普查情況、日常和專項檢查記錄、監督檢查記錄、現場監督檢查記述、產品原料和添加劑使用情況、工藝流程、廠區環境、產品照片及標簽等信息，通過網上系統填報業務數據和上傳相關材料直接生成符合電子文件管理要求的PDF版式文件，然后對電子材料進行業務審核，審核通過后直接存入電子檔案系統，不再經紙質檔案材料的掃描形成電子檔案。

（作者單位：衡水市食品和市場監督管理局稽查局）