《企業檔案工作規范》解讀

《企業檔案工作規范》解讀

5.1.1檔案工作領導

企業應確定檔案工作的分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。

本條規定了企業檔案工作三個層次的領導，包括企業分管領導，職能或承辦部門、各項目工作部門負責人，檔案部門的負責人，組成企業檔案工作領導體系。企業檔案工作確定三個層次的領導，主要是企業檔案工作管理全過程的需要。企業檔案工作分管領導一般由企業分管綜合部門的企業領導或總工程師負責，是企業檔案工作的總責任人，各職能、承辦部門和項目工作部門負責人主要是對部門、項目的文件材料形成、積累和歸檔等工作進行領導和管理的責任人員，如辦公室分管檔案工作領導；檔案部門負責人是企業檔案工作負組織、協調和落實責任的領導，如檔案處、文秘處、檔案館的領導等。

5.1.2企業檔案機構設置

企業應根據規模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業應設立檔案館。

企業應結合企業規模、管理模式和發展需要，建立與企業相適應的檔案管理機構。主要形式有檔案室（處、科）、檔案資料信息中心、企業檔案館等。一般情況下，大中型企業應建立檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；有條件的特大型企業集團要建立企業檔案館。規模較小的企業可不單獨設檔案部門，但要根據《檔案法》和《企業檔案管理規定》的要求，明確相應機構承擔檔案管理的職能。

企業檔案機構具有指導各部門文件歸檔，并監督指導本企業所屬機構檔案工作的職責，因此，企業不能將檔案機構設在不具有企業內部監督管理職能的服務性機構內。

有的企業在檔案機構的設置上還存在一些認識上的誤區，認為就是單位內部檔案的保管利用，由文秘部門代行工作就可以了。其實現代企業檔案的管理是一種企業信息資源的調配、控制和管理，一些高校的學者甚至將企業檔案管理人員稱為CIO（首席信息官），來統一規劃管理企業信息資源。因此，企業在設置檔案機構時一定要考慮到檔案部門對全企業（包括分公司、控股企業、境外機構等）檔案的管理職能。

5.1.3檔案人員配備

企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業應保持檔案人員相對穩定。

一般企業的檔案人員隊伍一定是專兼職檔案人員相結合的隊伍。因為檔案工作是延伸到企業的每一個部門每一項工作中的，對于各個具體的細小部門來說，不可能也不需要配備專職檔案人員來從事檔案工作，只需指定一個具體的人員來負責檔案的收集整理就可以了。但對于一個企業總體的檔案工作管理來說，需要有一定數量的專職檔案人員專門從事企業檔案工作的組織、規劃、檢查、指導。例如對一個新部門、新項目開展檔案工作進行規劃、組織；對工程檔案進行檢查驗收；對企業文件材料歸檔范圍、保管期限、管理方法制定相應的工作制度并適時修改；為企業各部門提供檔案利用服務等。目前，一些企業在人員精簡過程中，大幅削減專職檔案人員，造成企業總部機構的檔案人員只能應付本級機構的檔案收集整理工作，沒有精力對全企業檔案工作進行檢查指導，企業檔案工作難以發揮最大效用。此外，隨著一些企業的老檔案員的離退，一些新的檔案人員往往沒有經過專門的檔案專業訓練，需要經過一段時間的理論知識和實踐學習才能掌握企業檔案工作的技能，做到既知其然又知其所以然。檔案工作同時也是一延續性很強的工作，檔案的分類、排列、數字化等方法一旦確定下來，就需要一直延續下來，保持檔案檢查的一致性。企業檔案人員如果流動性過大，不僅使企業檔案人員的培訓成本增加，也影響到企業檔案工作的質量。